试论新来源观对电子文件档案管理工作的影响

【摘要】来源原则是档案界公认的现代档案整理的核心原则，在电子时代经历了质疑后被“重新发现”修正成“新来源观”，它對电子文件管理工作产生巨大影响。本文从电子文件整理、著录检索、鉴定等方面分析了新来源观对电子文件管理工作的影响。

【关键词】新来源观 电子文件 整理 著录检索 鉴定

来源原则自从20世纪初在档案界确立其核心地位以来，对世界各国的档案理论和实践产生了巨大的影响。到了电子时代，来源原则一度遭到质疑，又被“重新发现”，赋予新的含义，即“新来源观”。新来源观实质上是从新的视角对来源概念赋予新的阐释。我国档案学者冯慧玲就曾指出“这个‘来源就是指文件的形成过程及背景，即文件是由谁，在什么条件下，运用哪些数据，为了什么目的，采用何种结构形成的等方面的情况。不管文件是独立产生于一个机构，或是由来自若干数据源的数据组合而成的，只要我们掌握它们的形成过程，并把这些信息随同文件信息一同保留下来，就可以寻根溯源，了解该文件的始末原委。”新来源观并不是对传统来源原则的的否定或简单重复，而是通过对它的丰富和发展增强了它在电子时代的生命力。新来源观主要是针对电子文件的特点而提出的，所以它的实践价值主要体现在对电子文件的整理、著录、检索、鉴定工作环节产生了重要影响。

一、整理

与传统文件相比，虽然电子文件有很多不同的特点，但是它们本质上仍然是人类社会活动的真实记录。所以保持文件之间的历史联系，对电子文件管理尤其是在整理领域同样重要。新来源观可以为判断全宗、划分管理单元提供客观依据，有效解决电子时代某些电子文件难以区分全宗的问题。

电子时代全宗依然存在，只是发生了“形态的异化”。其特点有二：一是全宗将再也不是原来意义上的馆藏单位，而仅仅是档案信息处理和用户利用不可或缺的基本单位;二是全宗的实体形式越来越少，将主要以智能控制形式出现。

由于电子文件的系统依赖性及易失性等特性，单纯电子文件管理亦须进行过程控制，在这种情况下，信息时代的档案全宗将是处于智能控制下的全宗。所谓智能控制是指超越文件原始载体的限制，控制档案信息过程或行为。正如何嘉荪先生所说：“全宗并非仅仅处于实体控制状态下的文件群体，它还可以在智能控制下得以实现;有时难于在实体控制状态下组织的全宗，反而在智能控制状态下成为可能，甚至可以说智能控制下的全宗才更加完美和理想化。”

二、著录检索

随着电子文件记录方式和载体的变化，以及档案人员对电子文件特性和对档案本质认识的深化，同时，出于保证电子文件真实性、可读性、可利用性的需要，档案人员更加认识到来源联系的重要地位，要求综合著录文件的内容、结构和背景信息。而新来源观扩大了电子文件著录项目的范围，使著录内容更加齐全完整，其中，元数据的引入更好地适应了电子文件的特点要求。

一方面，著录的作用越来越重要，成为电子文件证据性和真实性的重要保障。由于电子文件信息与载体的可分离性，其物理载体在升级转换过程中信息的易逝性等因素，常常使电子文件的真实性受到威胁，而著录是保证其真实性的一种可靠手段。另一方面，著录内容和重点发生变化，电子文件著录的内容应涉及文件形成过程中的各个要素，包括文件形成背景，内容和结构，而且著录的重点应从文件的内容转移到文件形成背景上来。只有元数据才能扩展传统著录的范围，全方位的描述文件的来源信息。另外，电子文件著录应贯穿其整个生命周期，成为一种全过程著录。 只有引入动态性的元数据著录才能动态地反映文件整体运动过程的全貌。

新来源观强化了元数据著录对文件检索的重要意义。著录作为为编制检索工具提供数据的重要活动，它的范围和内容的丰富为检索提供了多种途径。特里·库克在1996年曾指出：“以来源为基础的信息检索注重的是研究规范文件形成的形式、功能和有机联系，它优越于主题检索和以内容为基础的检索方法，成为档案人员在电子文件时代发挥作用的关键。” 这是因为主题检索的内容检索提供的信息少，而且不可避免地会带有主观和人为的成分。同时，电子文件的形成和处理特点决定了来源信息不仅是一个检索入口，更是进行检索的前提。它有助于对复杂的电子文件实现准确的检索，提高检索效率，使利用者可以快速有效的查找到所需信息。

三、鉴定

文件数量的急剧增加，社会组织机构频繁更迭所造成的职能重叠、文件重复现象严重，以及利用主体和利用需求多样化等，使档案鉴定的重要性、迫切性突出，同时社会档案观的出现，强调档案作为社会记忆应全面反映社会各方面。在此情况下，新的鉴定理论即“新智能鉴定论”应景而生。

新职能鉴定论包括“社会分析与职能鉴定论”，“文献战略”，和“宏观鉴定战略”。它强调档案价值取决于社会结构，通过社会职能得以体现，将档案鉴定工作置于广阔社会背景之下，拓宽了鉴定视角。新职能鉴定论是对间接和批量鉴定方法的应用，体现了宏观鉴定的思想。它主要适用于电子文件的前端鉴定和“批量”鉴定，不再是对单份文件鉴定，而是某项职能鉴定，常常表现为“批处理”方式。即按照文件形成者及其职能归类，分批鉴定。它是从具体到宏观，由繁杂到简单，逐渐改善了逐份鉴定的繁杂，减少了鉴定人员的工作量，将鉴定人员从繁琐的工作中解放出来，提高了工作效率。同时，它将鉴定的执行时间提前到文件形成之时甚至形成之前，使得鉴定方式和方法从滞后变为超前，由固定变为灵活机动，实现了电子文件的前端鉴定。

新职能鉴定论所蕴含的宏观鉴定思想是新来源观作用于鉴定领域的的重要体现，它实质上更加突出了掌握文件的来源信息对电子文件鉴定的重要性，也反映了新来源观的核心思想——尊重文件的形成过程，保持文件生成的历史联系。

总之，新来源观是针对电子文件生成和处理的特点，将“来源”所指的具体的机关拓展为相对抽象的文件形成过程。它是来源原则为了更好的适用于电子文件而作出的调整和完善，它对电子文件管理工作的各个环节都产生了巨大影响，增强了自身的生命力，也获得了更广泛的适用范围和更广阔的理论指导空间。

参考文献：

[1]麻新纯.电子文件时代档案来源原则的嬗变.广西民族大学学报（哲学社会科学版），2007，29（2）.

[2]徐富荣.来源原则在电子档案管理中的作用.档案学研究，2002（3）.

作者简介：李雪（1984—），女，山东平度人，硕士研究生学历，馆员。