如何发挥公文管理在国科图综合协调中的作用

叶开锋

一、公文的基本内涵及其功能作用

所谓公文即“办理公务的文书”,这是“公文”一词的基本含义。它是党政机关、社会团体、企事业单位在行使管理职权、处理日常工作时使用的,具有直接效用和规范体式的文书。广义的公文,外延十分广阔,除通用文书外,还包括法律、财经、文教、外交、军事、税务、工商等各种行业自己的专用文书。狭义的公文,即指国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。我们通常运行的公文指的是狭义的公文范畴。公文具有鲜明的政治性、法定的权威性以及特定的格式等特点。在实践中具有广泛的作用,诸如明法作用、传令作用、宣传导向作用、联系和知照作用、依据和凭证作用、记载历史的作用等。其中综合、联系、纽带、协调又是其重要之功能。刘勰在《文心雕龙·章表》中道:“章表奏议,经国之枢机”。明确指出公文是治理国家的纽带与关键,也一语道破了公文作为综合协调工具之性能与作用。

二、国科图组织机制及其公文管理特点

国家科学图书馆(可简称“国科图”)实行理事会领导下的馆长负责制,总馆设在北京,下设兰州、成都、武汉法人分馆,并准备依托若干研究所(校)建立特色分馆。国家科学图书馆各单元在业务职能上的分工是总馆代表国家科学图书馆负责全院文献情报服务的组织、管理和协调,负责公共信息平台建设和服务,领导各分馆开展高效的文献情报服务。各法人分馆,作为有特色的文献情报服务中心,根据全院统筹布局,参与全院文献情报联合建设,负责相应领域的战略情报研究和面向相应地域研究所一线的深层次用户服务;各个特色分馆,在服务本单位需要的同时,接受国家科学图书馆的业务指导,满足特色需求,服务全院,辐射全国;各个研究所图书馆,在国家科学图书馆的统筹协调下,共同支持研究所的文献信息服务。全馆将通过服务创新、技术创新和机制创新,为科技自主创新提供国际一流的文献保障能力、国际一流的一线用户服务、权威可靠的战略情报研究,在国家科技文献平台中发挥骨干作用。

适应组织体制及业务机制的要求,国家科学图书馆各单元在公文管理上实行集中统一与适度分权相结合的方式。总馆代表国家科学图书馆联系中国科学院、国家科学图书馆理事会、各分馆和国内外各机构,负责全馆公文的收发;各分馆负责内部公文的收发,主要与国家科学图书馆总馆、中国科学院各相关分院、相关研究所和所在省市联系。在具体运行中具有以下几方面特点:

第一,集中统一与相对独立分散的特点。

作为中科院基层研究所,公文来文主体为院机关及其各厅局,主要涉及各业务指导以及相关管理工作,对于此块文件,目前已建立由总馆代表全馆进行统一接收、统一派发、统一调度的制度。同时国科图总分馆四个单元分处全国不同地域,势必与其所在地的分院机关、地方政府、其他平行单位发生关系,办理公文来往。鉴于此实际,国科图规定党务、地方事务由各分馆自行协调处理,授予分馆公文办理的自由度和相对独立性。

第二,公文管理一体化趋势开始显现。

随着国科图业务一体化进程加快以及管理文化的逐渐融合,加上系列制度保障,公文一体化趋势开始显现。主要表现在收文信息共享、统一对外发文、公文流转传阅跨地域一体化运作等。其中电子化及各种技术手段的使用提供了技术上的支撑。

第三,公文管理手段呈现多样性和灵活性。

鉴于国科图跨地域运作的特点,传统公文管理手段已难以跟上形势要求。为此,创新管理方法和手段,拓展公文发展领域,成为管理的迫切需要。在实践中,创造并灵活使用传真、扫描、电子邮件、电话、电子文件等形式和手段,有力地保障和促进了公文管理的系统衔接和流畅。

第四,公文管理电子化趋势加强。

在网络信息技术广泛发展的今天,国民经济各项工作已全面实行了电子化、信息化管理。电子化趋势在公文领域同样不可避免,为适应这种趋势发展,国科图在电子化管理方面做了大量工作:一是建立了收文从登记、传阅、转递、督办的电子化管理;二是实现了发文的全程电子化运作;三是电子文档管理进一步规范。随着全院二期ARP项目推进,将为推进国科图公文一体化提供更强的支撑和便利。

三、充分发挥公文管理在国科图综合协调中的作用

公文管理作为国科图管理服务、综合协调中重要一环,对于保持日常行政运转、维护正常生产生活秩序、推动各项业务管理工作发展具有重要意义。为进一步做好公文管理工作,特提出以下建议:

第一,根据公文本身政策性、政令性强的特点,充分发挥其导向和促进作用。

公文是一种规范性文书,具有法律性、指导性、政令性强的特点。在国科图管理实践中,应该充分发挥其导向和促进作用。为此,一方面要做好上级下发文件的传阅流转工作,具有普遍指导意义的政策性文件应扫描在馆务平台公布,其他重要文件根据领导批示有选择地予以公布,最大限度地促使文件公开,保障广大职工的知情权和参与权。同时严格督促文件办理,切实做到政令畅通、令行禁止;另一方面要进一步规范和发挥发文在全馆各项业务及管理工作中的综合协调作用,要充分保证其严肃性、权威性、正确性和规范性,使各部门职工在心悦诚服中自觉予以贯彻和执行。

第二,健全完善制度,建立长效机制,促进公文管理一体化进程。

公文管理是一项日常性、规范性、法律性很强的工作,切忌随意性、任意性,必须进一步健全完善各项管理制度,建立长效机制,保持长期效果。目前应在已形成的收文登记制度、文件传阅跟踪制度、文件转递制度、文件转递清单、文件督办制度、文件发文登记制度等基础上,进一步加强落实执行力度,确保运转流畅、有序。下一步应着力完善公文一体化管理方面制度,特别是适应ARP一体化、电子化要求,根据《中科院电子公文管理办法》,制定《国科图电子公文管理办法》,并完善配套办法,加强一体化管理的各项细节落实,为全馆综合协调提供有效的服务。

第三,实行纸质文件与电子文件双轨制,妥善处理二者关系,确保电子文件藏体的安全使用。

随着现代化管理手段的不断应用以及电子公文的发展,对公文工作也提出了新的挑战。电子文件在带来便捷、节约优势的同时,也伴随载体和信息技术的不稳定性以及电子文件的易修改性和不安全性等缺陷,因此在文件管理上应实行双轨制,对文件的收集、整理、归档和开放利用实行纸质文件和电子文件同步进行,既存纸质件,也存电子件,确保文件管理安全。对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。同时将重要的电子文件制成光盘拷贝存档,以确保数据的安全。另外对于涉密文件,要严格按照“上网不保密、保密不上网”的要求,对秘密文件作区别管理。

第四,按照院办公厅统一部署要求,全面推进电子公文发展。

国科图地域及体制机制特点决定了公文电子化管理的亟需性和可行性,事实上我们已经在这方面作了大量卓有成效的工作。下一步,应按照全院二期ARP公文的统一部署推进全馆公文电子化管理一体化进程。着力做好以下几方面工作:一是尽快建立完善制度,要根据《中科院电子公文管理办法》制定相应的全馆管理办法,抓好相关配套制度和办法的建立,推动制度建设;二是强化制度执行、落实完善具体细节,抓好衔接配套。在ARP试运行过程中,要注意发现问题、注重沟通、保障畅通,在实现正常运转的前提下,进一步推进和完善。三是加强宣传教育和培训工作。公文ARP运作是一项全新的工作,其有效运转有赖于全馆职工的支持,特别是馆领导的重视和参与。公文相当程度上是领导的参与度强,因此要大力开展对领导的宣讲力度,帮助领导学会使用、善于使用、喜欢使用;同时通过举办培训班、发放小册子等形式开展对全体员工的培训,使他们能熟悉、熟练地使用。

第五,创新方法和手段,通过各种措施推进公文管理一体化进程。

随着国科图各项业务管理改革的深化,给公文管理也带来新的挑战。这就需要我们不断创新管理方法和手段,不断拓展公文发展领域,在公文传阅、办理中除继续综合使用好传真、扫描、电子邮件、电话、电子文件等形式和手段外,要适用电子化发展要求,着重使用好网络、邮件、短消息等媒介,健全制度、培养习惯、提高能力,使公文管理更加畅通、有效、简洁,保障全馆业务的发展进步。

参考文献:

1、周永军:《电子公文管理初探》,《农业图书情报学刊》,2004年第8期。

2、孟宪宇等:《办公自动化系统中公文管理的实现》,《辽宁工学院学报》,2004年第3期。

3、《国科图管理工作研讨会资料汇编》,2007年5月。

*该论文为中国科学院国家科学图书馆青年基金项目“国家科学图书馆馆务管理运行机制研究”(项目编号O711Z17)研究成果之一。

作者单位:国家科学图书馆综合办