虚拟运作对高校图书馆自动化建设的启示

胡翠红

摘要：文章以“自理与外包决策模型”为基础，对图书馆自动化建设评估标准进行分析，详细阐述了普通高校图书馆自动化建设不具有自理的优势，进而得出运用虚拟运作理论，对部分业务采用外包运作模式才是适应现代化发展的有效战略的结论。

关键词：虚拟运作；图书馆；自动化建设

中图分类号：G250.7文献标识码：A文章编号：1002-3100(2009)01-0125-03

Abstract: Basing on“the model of self-supporting and outsourcing”, analysises valuation standard of automate construction to college library, expatiates on automate construction of college library don't have advantage of self-supporting detailly, and then draw a conclusion that the best way to suit modernised development is using theory of virtual operation, adopting outsourcing in some business.

Key words: virtual operation; library; automation

1业务外包——图书馆发展战略的必然趋势

虚拟运作是指组织借助于外部的具有优势的某一些功能资源与自身资源相结合，以弥补自身的某一方面或某一部分功能不足的一种组织发展战略[1]。虚拟运作特点是在资源有限的条件下，组织为了自身的生存与发展，将组织中核心业务也是最有优势的功能保留下来，而将其他的非核心功能，同时也是其弱势功能实施虚拟运作。虚拟企业虚拟其功能的主要途径就是外包；虚拟企业成员间进行合作的主要方式也是外包。

“外包”的本质是借助于本组织外的服务供应商，充分利用他们专业化资源优势，从而达到降低成本，提高组织核心竞争能力的目的[1]。外包正成为世界组织变革与发展的趋势，外包策略也正在成为组织发展的一种重要策略。业务外包可以说是近10年国外兴起的组织改制最有成效的方式，也是使组织结构发生根本变化的最重要的动力之一，并成为组织获取竞争优势的重要战略。

美国企业协会主席约翰里奥蒂指出“没有哪一家公司承受得起精于一切”。这个道理对图书馆同样成立，图书馆所拥有的资源是有限的，它不可能在所有的业务领域都获得竞争优势，也不可能把资源平均分配到每一个业务环节上。图书馆也应充分利用外部的社会资源的优势，把非核心业务外包给其他专业化组织，更加专注于图书馆核心能力的发展，提升图书馆整体服务品质。

2图书馆虚拟运作业务的分析

只有把有限的资金较多投入在那些具有战略价值意义的、不可替代的、决定图书馆竞争优势的核心业务与关键环节上，集中资源发展核心业务，才能增强对核心业务的控制力。因此，可以参照企业外包模式提出的一种新型管理方法，即把图书馆的一些事务性和技术性业务（非核心业务）外包给专业公司（团体）来完成。以便集中自身的力量从事提高核心功能的工作。在国外，图书馆业务外包迄今已比较普遍，且业务外包的力度在逐步升高。

在现代组织发展战略管理中，自理还是外包已经成为组织无法回避的决策问题。图1给出了分析组织自理还是外包的决策模型。

利用本模型，可以对相关的图书馆业务进行分析，如果在完成相关业务的人员和资金没有很强竞争力，那么，所分析的业务就应采取外包运作模式，而非全部自理。

2.1核心业务的确定

在实施业务外包活动中，确定核心业务是至关重要的。图书馆核心业务的划分，首先要明确图书馆事业核心业务之所在，然后再根据自身的优势业务来确定。这样才能发挥图书馆的基本职能，并突出个体发展优势。

高校图书馆宗旨是：以学校的教学和科研工作为中心，竭诚为教职员工和学生提供综合性的信息资源和全方位的服务，进一步提高图书馆服务水平和服务质量、拓宽服务的深度和广度。服务宗旨一旦确立，其自身的核心业务也就明确无误，即核心业务——咨询服务。

数字信息咨询服务是目前图书馆服务中最能够担任在重组资源基础上有效地服务用户，比较有竞争优势的项目。围绕数字咨询服务进行的建设项目是图书馆目前的重要建设项目，这对促进数字图书馆技术的开发和应用，提高图书馆内外资源的利用率，推广图书馆数字化信息服务、使服务范围更广、内容更具体、层次更高等方面具有积极的作用。因此利用传统图书馆的特长同时借助现代网络信息技术新优势的数字参考服务，自然而然地成为数字图书馆核心业务。对于一般的图书馆来讲，自动化建设是手段而非其核心业务。

根据“自理与外包决策模型”，自动化业务既然不是普通高校图书馆的核心业务，就具备了实施“外包”的可行性。

2.2自动化经费问题

图书馆自动化网络化建设不仅需要购买设备，开发或引进软件，还需要进行多项合作，如建设文献资源、建立数据库、设备和网络维护等，这就需要巨大资金，然而资金不足恰恰是目前我国图书馆自动化建设乃至整个图书馆事业发展的一个突出问题。兰州大学图书馆、中国科学院兰州图书馆等大型图书馆都深感经费困难，中小型学校图书馆就可想而知[2]。

前段时间，各省都对本省高校图书馆的自动化网络化建设进行了评估，此次评估的一大成功之处就是：为了评估顺利通过，不管是校领导还是馆领导无论以什么方式都为图书馆自动化网络化建设加大了经费投入。正因为有了这笔可观的经费投入，各省高校图书馆的自动化网络化建设才产生了质的飞跃，出现了快速发展的局面。可是评估过后，经费又成了困扰图书馆发展的主要问题之一。即使在评估阶段，校领导多方筹措资金，许多高校仍存在投入力度不够的现象，如陕西省2003年3~4月份对全省普通高校图书馆进行评估实测， 根据对48所高校图书馆的评估数据汇总情况分析，图书馆自动化建设专项经费不足，仅达评估指标体系规定分值的65.86%。

根据“自理与外包决策模型”结论，图书馆自动化建设的经费没有竞争实力，不具有“自理”的优势，因此应对部分业务采取外包运作模式。

2.3自动化人员技术问题

院校图书馆自动化系统呈现大型化、系统化、自动化和技术密集化特征，设备构成先进、功能强大，设备维修的技术含量很高。图书馆自动化建设，人才是关键，要搞好自动化建设，离不开掌握现代技术的专门人才，有了这方面的人才，才能保障自动化建设的顺利实施。

受客观因素的影响，图书馆很难引进和留住高技术人员，并且由于工作任务及其工作实践经验原因，图书馆技术部人员在计算机及相关技术设备的软硬件系统、计算机网络安全、数据库资源的建设及日常维护工作上的所见所闻与承包商技术人员存在明显的差距。信息技术承包商拥有比图书馆更有效的资源和组织，尤其是专门化的知识和经验，解决技术问题的速度和质量明显高于图书馆。

通过以上分析，图书馆自动化在人才技术方面不具有竞争优势，根据“自理与外包决策模型”，应对部分业务采取外包运作模式。

3虚拟运作理论在图书馆自动化建设中的应用

虚拟运作业作为一种新型的组织运作方式，早已不只停留在人们的概念中了，事实上许多图书馆已经自觉不自觉地正在运用其思想。软件外包和技术服务外包是目前图书馆进行IT业务外包的主要形式。

（1）软件外包：指在采用系统移植或委托专业厂商设计和开发，服务提供商直接向图书馆提供整套的应用方案，包括咨询、软件系统、实施、运行中的维护、软件的升级、高质量的技术支持等。

随着图书馆各类型信息检索系统以及各类数据库不断涌现，如何维持读者使用区及馆内作业部门的信息检索系统正常运作，成为图书馆不可轻视的业务职能。大多数图书馆因缺少计算机专业人员，无法独立承担系统的维护工作。因此在建网和购买数据库时，常常以合约方式“合包”网络系统即双方共同维护，这样可以让网络公司为图书馆免费培训网络人才，解决问题更方便快捷。

大连理工大学、北京航空航天大学、吉林工业大学、西南科技大学等图书馆目前使用的汇文文献信息服务系统，就是由江苏汇文软件有限公司开发研制。西南交通大学、上海复旦大学、浙江大学等国内近百家著名高校的图书馆采用的论文提交系统就是由杭州麦达电子有限公司研制的麦达数字学位论文系统。汇文文献信息服务系统和麦达数字学位论文系统的成员用户不仅享受免费培训、免费安装、保证系统正常使用、定期升级和定期维护的服务，而且还享受临时故障维修的服务。

（2）技术服务外包：每个图书馆一般都建有自己的局域网站，如何维持中心机房内服务器、磁盘阵列、交换机等大型复杂高端设备以及各个工作终端等信息硬件设施之正常运作，遂成为图书馆一项重要的业务职能。近年来，高校购买设备的条件之一就是：经营商提供方便、快速的维修服务。在西南片区，“兰德科技有限公司”和“四通天明科技有限公司”就是因为其周到、快速的售后服务，赢得市场的。西南科技大学和绵阳师范学院计算机、打印机、复印机基本都由“兰德科技有限公司”和“四通天明科技有限公司”提供的，公司及时、高效、专业化的服务让使用单位受益非浅。

图书馆通过虚拟运作模式和借用IT企业的技术优势及人才优势，一方面，为图书馆自动化业务，特别是数字资源业务的顺利开展创造了条件；另一方面，使资金、技术相对落后的图书馆也能生产出优秀的产品。因此，虚拟企业运作模式对技术、知识与设备相对落后的图书馆具有特别重要的意义。

4结束语

通过应用“自理与外包决策模型”理论，对高校图书馆自动化建设分析得出：普通高校图书馆自动化建设不具有自理的优势，应运用虚拟运作理论，对部分业务采用外包模式才是适应现代化发展的有效战略。

参考文献：

[1] 王淑云. 物流外包理论与应用[M]. 北京：人民交通出版社，2004.

[2] 董积生，吴新年，史云虎,等. 甘肃省图书馆自动化网络化建设现状、问题及对策[J]. 甘肃社会科学，2001(4):94-97.

[3] 康万武. 陕西省普通高等学校图书馆评估工作的回顾与反思[J]. 大学图书馆学报，2004(4):57-60.

[4]四川高校图情工委. 四川省高等学校图书馆自动化网络化建设评估标准[EB/OL].（2005-09-15）[2008-08-15]. http://202.115.54.22:8080/portal/othersite/tgw/dongtai/pgzj.doc.

[5] 甘肃省教育厅. 甘肃省高等学校图书馆评估指标体系[EB/OL].（2005-04-15）[2008-08-15]. http://www.pgzx.edu.cn/upload/files/zxdt/tgl/05gaozhigaozhuanhuiyi/05gansu.doc.

[6] 吉林省高等学校图书情报工作委员会. 吉林省普通高等学校图书馆评估指标体系（修订）[EB/OL].（2004-09-28）[2008-08

-16]. http://www.lib.jlu.edu.cn/tgw/zywj.htm.

[7] 郭晓津. 虚拟图书馆与图书馆的虚拟运作[J]. 情报科学，2001(3):247-249.

[8] 罗伯特·克莱珀（美）. 信息技术、系统与服务的外包[M]. 北京：电子工业出版社，2003.