当前油田企业物资供应部门的职责探析

程建军

随着我国市场经济的飞速发展，尤其是入世以来，各项经济承诺的不断实现，国内许多行业的买方市场不断扩张，油田企业的物资采购环境也发生着巨大的变化，相应的物资供应体制及管理方式不断变迁，正在摸索或者说是在竭力地寻找新的出路。面对这种情况，企业物资供应部门应当及时调整工作重点，加强物资职能管理，变供应部门为管理部门，在保证生产所需的前提下，突出油田物资保障的优质服务以及监督检查、效能监察的管理职能。

根据SAP系统思路和程序设定，完全实现了“集中管理、统一采购、统一储备、统一结算”的总体要求。2004年底，ERP系统在胜利油田正式上线运行，物装模块本着“先上线，后提升”的原则也相应地边调整边运行。但是从实际运作来看，出现了很多操作困难，甚至发生了一些不正常的现象。

一、ERP运行以来，在物资供应及管理流程中产生的一些实际问题

SAP系统的程序设定就相当于工作流程的规章制度，而且是强制性的。遵循这些制度，2005年起运行至今，帐面上看来确实实现了“四个统一”。但实际运作中，有些现象并非如此，简单举几个例子：

每年上半年三四个月的时间，由于招标及供应商队伍调整等工作，导致不能签订采购合同。按照“统一采购”的要求，许多物资不能形成采购进货。然而，生产依然顺利进行，物资依然正常消耗，通过后续补签合同和结算实现帐面的“统一采购”。这说明实际操作中，多数仍然是分散采购，只不过最终汇集到统一结算的渠道上来的。

SAP系统程序规定了油田物资统一储备，分成总库库存和二级库存两个层次。各四级单位作为成本中心提报动态采购计划，同时作为物资结算的最终落脚点，在帐面上仍然是以领代耗。关键问题在于忽略了成本中心的库存管理以及物资消耗的动态实物监控，而且物资管理部门在SAP系统中没有对物资计划的控制能力，造成了帐实不符、串换变通以及倒挂帐现象时有发生。

工程项目物资没有严格限定通过SAP结算，即使通过SAP结算的工程物资，尤其是各种设备，物资管理部门在计划、采购、验收等方面仍然没有控制能力，只是盲目地完成结算手续。

从以上几个例子可以看出，按照集团公司物资工作“四个统一”的总体要求，要切实提升物资管理水平，除了不断修订完善SAP系统程序，使其更贴近生产实际，更重要的就是物资管理部门转变观念，把工作重点转移到突出仓储管理、突出物资效能监察，更好地履行管理职能，保障生产建设的物资需求。

二、明确职责，调整工作重点，加强管理力度

油田发展几十年来，物资供应部门主要是作为保障生产建设的辅助单位存在的，计划经济的限制以及油田生产的特殊性，决定了物资部门的主要职责就是保生产。随着社会主义市场经济的不断成熟，成本核算体系的建立和完善，油田物资部门的职责重点就要及时转变到突出管理上来，是一个管理部门，而不再是辅助单位。

（一）统一采购权限，规范物资市场

在SAP系统中，油田所有物资的采购权集中在物资管理部门。但实际上，油田物资管理部门已经被传说成“物资大会计”，顾名思义，在计划控制、供应商筛选、走帐结算、串换变通等等方面，物资部门几乎没有控制或者说无力控制，只是盲目完成结算，扮演着一个“大会计”的角色。

结合实际运作情况，这个说法并不过分，尤其是在工程项目的物资采购过程中表现的十分突出。造成这种现象的原因主要有：第一，各工程项目组熟悉技术要求，对所用物资的品种、规格、标准具有绝对的选择权；第二，物资部门没有深入生产，了解生产，没有足够的发言权；第三，大多数工程物资直达现场，物资部门疏于物资实物的验收管理。

在成本维修材料的采购中，也存在着成本中心或生产矿区等生产用料单位与物资管理部门“争饭吃”的局面，而且有越来越烈的趋势，甚至养成了不管是否急用，一律自行先用料后报计划的习惯，相应的同样存在串换、变通、走帐等等违规违纪现象。

（二）加强基层物资管理的规范指导和检查考核

物资部门明确职责，加强“理”的重点就是基层仓储管理和实物跟踪。近几年，随着机构改革以及管理体制的变化，矿区库房几经撤并，已经形同虚设，有的索性直接取消，由作为成本中心的基层单位的库房分担仓储任务。然而对于针线笸箩的管理更是无人问津，物资系统的最基层管理几乎可以概括为“乱不可堪”，不理乱，理更乱。面对这个局面，要真正实现“四个统一”，达到物资管理精细高效的目标，必须调整工作重点，加强基层物资管理。

在成本维修材料的采购中，也存在着成本中心或生产矿区等生产用料单位与物资管理部门“争饭吃”的局面，而且有越来越烈的趋势，甚至养成了不管是否急用，一律自行先用料后报计划的习惯，相应的同样存在串换、变通、走帐等等违规违纪现象。原因主要有：第一，物资部门没有充分行使自己的管理权限，没考核不兑现，同样只扮演着“会计”的角色。第二，忽视矿区以及成本中心库房的管理，“帐、卡、物、资金四对口”在基层库房管理中几乎消失殆尽，以领代耗，给各种违规操作提供了广泛的空间。第三，SAP系统中，物资部门失去对需求计划的控制能力；没有建立合理的物资储备；SAP合同签订结算手续繁杂，许多物资进货周期长；效能监察力度不够等等原因也是做成该现象的重要因素。

（三）大力发展配送体系，实现配送与仓储、采购、监察的有机结合

随着经济体制的不断改革，国有企业物资部门存在着向企业物流转型的发展趋势。在胜利油田已经形成了一级配送与二级配送相互结合的物流模式。配送物资范围、品种、数量逐年加大，同时也逐渐显现了提升物资管理水平的作用。

如果整个油田实现了区域化配送，根据上述分析，所有物资都执行统一采购、入总库、然后再实施一二级配送流程是不现实的，也是不可取的。对于一些生产常用物资以及价低量大的物资下放采购权限，可以由生产单位直接实施采购，但同样要做好相应的管理工作。具体到哪些物资可以下放采购权限，需要物资管理部门认真了解生产实际，划定准确合理的范围，同时要做好物资编码的建立和维护工作，避免同种物资跨大类多物码以及物资名称不规范、调拨价格高于市场价格的现象。这些基础工作的好坏对于后续加强各方面管理具有很大的影响。

综上所述，加强物资职能管理在当前形势下显得尤为重要，而且也确实能够发挥作用，保障生产所需、保障较高的物资效能、保障“四个统一”的落实到位。