中小制造企业信息化建设研究

王红英 王文山

【摘要】 信息化建设是当代企业发展过程中的重要内容。本文以某企业实施的SAP ERP系统为背景,详细分析了该企业实施信息化的过程,评价了该公司SAP ERP系统的成效和应用的不足之处。

【关键词】 信息化SAP ERP

基金项目:湖北省教育厅人文社科研究项目“十堰市汽车零部件企业信息系统发展研究(2008q203)”。

随着中国加入WTO,世界制造业中心的逐步确立,ERP在企业中的应用也日趋广泛。我国企业从上世纪80年代初开始接触MRPII,到90年代中期,ERP进入我国,并在我国企业界逐渐掀起一股ERP的应用热潮。目前,实施ERP已成为我国企业实现信息化管理最普遍的应用形式[1]。

然而,ERP对我国许多企业而言仍是一个新生事物,许多企业对ERP的基本原理、管理思想、实施的方法、运行管理以及应用中可能遇到的问题、困难缺乏普遍的理解和深刻的认识,也没有应有心理准备[2]。企业应用ERP的失败,不仅使企业在ERP应用上的高额投入得不到回报,更重要的是,这将打击企业推进信息化管理的信心[2]。本文以十堰市某大型国有企业下属汽车零部件制造企业为案例,系统分析了该企业信息化的过程,以期对业界和企业提供一定的借鉴。

一、某企业信息化建设现状

某企业是重型车、越野车、出国车装配和专用车、专用底盘研发与生产阵地,兼有物流运输职能,是中国最大越野车生产阵地和实力最雄厚的改装车生产阵地之一。具有年装配重型车、军车12000辆,年改装各类专用车4000辆的能力,具有较强的专用车底盘和专用车开发能力。

公司一直比较重视通过现代化的管理工具来拉动和提升其现代化管理水平。从时间上来看,该企业信息化建设可分为三个阶段:

第一阶段实现的是财务的电算化,采用的是用友财务软件。会计记账由手工记账实现了电算化,由计算机系统进行记账、算账、结账,以及编制报表等工作,提高了会计处理的效率和准确性,基本满足了厂里会计工作的实际需要。

第二阶段建立了某些部门的信息系统,有财务部的工资和奖金管理系统,装配车间的MES系统等等。该企业在建设初期就实现了工资核算计算机化。在MES系统环境下,企业上层人员可对车间生产现场进行实时的监控,提高现场发生事件的可见度。这样即时资讯的取得使生产规划和排程更加有效,减少了以往生产车间经常晚上加班的情况。

第三阶段先实现了单位内部网上OA办公系统并搭建了企业的门户网站;接着实施了SAP ERP系统。实施OA后,首先实现了单位内部的邮件系统,使单位内部的通信和信息交流快捷通畅;同时扩大了办公区域,可在家中、城市各地通过网络连接随时办公。其次在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如电子公告、电子论坛、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够了解到单位的发展动态。

二、某企业实施SAP ERP系统背景

作为现代化的汽车公司,任何优化的营运决策都要用数字说话、用数字衡量、依靠数字来交流。但当前某企业无论是在财务经营数据的管理上,还是在管理信息输出的及时性方面等都有很多地方需要改进。

该企业经过认真研究,发表大量重复的数据被分别存在分散的部门系统,部门之间的数据传递、信息反馈功能弱。这样,当某部门需要某些业务数据时,要么不能及时获得,要么获取的数据存在质量问题,这在很大程度上影响了办公效率。

财务人员的工作还是停留在对以往发生的经济活动的确认、计量与记录,不能即时反映企业的经营状况,不能有效发挥会计的管理与控制功能。在为企业决策管理提供动态的、实时的、量化的依据方面还很欠缺。

企业以往采购计划和生产计划都是人工制定,难免出现数据不准确、计划可持续性不强、计划跟踪不好等问题。企业缺乏一种有效的管理体系来帮助企业实现供需平衡,来更好地适应市场变化。

在实行信息化管理的今天,该企业为了实现能对其财务数据、业务数据及时有效的管理控制,能统一规范为某企业的管理决策提供有效的数据支持,使公司的管理高效运行,企业决定采取企业信息化建设,利用一种可靠的信息管理系统来去除信息孤岛,最终达到信息集成化的目标。于是,实施应用ERP产品成为该企业的首要选择。

三、某企业SAP ERP系统实施过程

某企业SAP ERP系统整个实施过程历时一年多,实施过程可以划分为项目组织、流程识别与分析、软件培训与业务原型测试、管理规范化、系统与规范化管理正式运行、系统运行管理6个阶段。

实施必须有一份切实可行的实施计划,项目实施计划是项目小组工作的日常准则[3]。该企业在制定实施计划时很慎重,经过与凯捷实施顾问商谈多次最后在凯捷实施顾问的帮助下制定了一份切实可行的实施计划。

为确保项目顺利进行,企业首先在SAP ERP系统启动前实施双方建立了项目公约,主要内容包括:总体目标、项目范围、项目组织机构、项目实施方法、项目计划、项目产出、风险分析与对策、项目人员承诺。在整个项目中始终严格按照项目工作准则和工作规程来操作,这为项目的顺利开展提供了有效的保障。在系统测试和试运行阶段后,企业对工作准则和工作规程作了全面测试和修订,定稿后经项目委员会批准,形成某企业的正式文件,发到各个部门执行。后又经过多次修改,目前已经相当成熟。

四、SAP ERP系统实施效果

目前某企业SAP ERP系统的应用已统一了物料主数据、BOM等企业基础数据实现了数据的一致和资源的共享。同时规范了各部门的日常运作,提高了部门之间、单位之间的协作意识和效率,促进了各职能部门之间职责分工的明晰化。虽然企业各部门各业务作业之间并没有达到理想的数据信息集成,但至少在一定程度上缓解了信息孤岛问题。

SAP ERP系统的实施为企业带来了实际的效益,强化了成本管理与控制,财务部人力和物力也相对减少。在业务处理方面,优化了会计业务处理流程,大大节省了凭证录入的时间,使会计人员将重点更多地放在凭证的审核上和数据的分析上。在生产能力方面,通过SAP ERP与MES之间的数据导入与导出,在一定程度上加强了管理层和车间层之间的信息交流,使生产计划的制定更加合理、有效。在改变员工思维和行为方式方面,信息化已经成为企业的共识。系统的实施还极大地提高了经营运作数据的准确性,使企业信息语言走向标准和统一,增强了信息的可共享性,大大提高了部门间的沟通效率。

虽然,项目实施过程都非常顺利,但企业在项目实施过程中有些地方还是有提升的空间,如培训资料的实用性不强,培训内容停留在对软件的操作上,而忽视了操作人员自身对系统信息的深入理解,对相关业务数据价值的挖掘还做得不够,相关数据对决策的支持作用还没有完全发挥出来。企业SAP ERP的实施应用已经取得了初步的成果,但企业信息化建设的道路依然很长。

【参考文献】

[1]饶艳超. 我国ERP系统实施应用问题研究. 上海:上海财经大学出版社,2005.

[2]罗鸿,王忠民. ERP原理、设计、实施. 北京:电子工业出版社,2004.

[3]胡彬. ERP项目管理与实施. 电子工业出版社,2004.

王红英 (1980—),女,汉族,湖北襄樊人,湖北汽车工业学院经济管理学院信息管理系教师,武汉大学信息管理学院研究生,讲师。研究方向:企业信息化。