英文信函写作误区

学习提示：

信件是常用文体之一，英文信件一般分为商务信件或公函和私人信件两大类，英语书信写作习惯与汉语相去甚远，本期为大家讲解英语信函写作的几个常见误区。

信函写作常见问题

首先，英文信函写作需要把握信件的整体基调，跟口语大不相同，非英语母语者很难准确把握信件语气；

其次，英文信函常见组成部分，例如称呼、正文、结束语等等存在误区。

信件风格

常见信件类型有咨询信、请求信、投诉信、感谢信等等，不同的信件类型，书写风格不同。

咨询/请求信：当写信咨询或要求某些事物时，措辞要尽量礼貌、放低姿态，例如：

Could you possibly …?

您能否……？

Is it at all possible to …?

……可以吗？

Would you be able to …?

您能否……？

投诉信：写抱怨信的时候，通常使用I expect …，例如：

I expect an apology and a full refund.

我希望得到道歉和全额赔偿；

I expect compensation for my lost luggage.

我希望对我丢失的行李进行赔偿。

道歉信：如果回绝了某些事情，通常需要表示歉意，例如：

I am sorry to say that I can't attend your talk.

很抱歉我不能出席您的演讲会了；

Unfortunately, we wont be able to provide that service.

很遗憾，我们不能提供此项服务。

此外，在信件中表示同意的时候，一般会表达自己很高兴，很荣幸，例如：

I am delighted to say that I will be attending the conference.

我很高兴告知你们我将出席会议；

I am very pleased to tell you that the deal has gone through.

很高兴告诉您双方同意交易。

信函组成部分

称呼

首先来看信函中如何称呼对方。

误区：很多人总是用“Dear…”作为信件开头；

如果认识对方，可能常常会直呼对方的名字，如Dear Henry或Dear Maria；

如果不认识对方，或者双方为业务等正式关系，使用对方的姓，如Mr. Smith或者 Ms Kinnison。

解析：无论何种情况都要以对方的姓来称呼对方，而不要直呼对方的名；

一般情况下用Ms来称呼女士，除非了解到其偏爱其他的称呼；

如果不知道对方的姓名，一般写成Dear Sir/Madam；

如果只知道对方的性别但不知道姓名，则保留对应的称谓，即Dear Sir或者Dear Madam。

正文

正文写作需要开门见山，简单明了，条理清晰。

误区：讲述过多客套语；

解析：写商业信件时，通常在信件开头即明确陈述写信的原因，例如：

I am writing to complain about the treatment I received on your airline last week.

我写信投诉上周在贵航空公司受到的接待；

I am writing to apologize for the error we made in filling in your receipt.

我为了在填写您的收据时所犯的错误而写信致歉；

I am writing to enquire about whether a room is available next week.

我写信询问下周是否有房间。

有些私人信件也会在开头表明写信缘由，但是口气较随意，例如：

I'm just writing to say thank you for your party last week.

我写信感谢您上周的派对；

This is a quick note to say how nice it was to see you.

写便条告诉您见到您很高兴；

I'm writing to check on our plans for next week

我写信核实我们下周的计划。

注意在正规的商业信函中通常不会将I am缩写为I'm，You are缩写为you're等等。

结束语

信件结尾一般表明期待进一步联系，期待回信，不同信件类型，写作形式不同，例如：

一般的信件，通常写做Looking forward to hearing from you，即期待您的回信；

抱怨信或咨询信，通常写做I anticipate your prompt reply，即希望您尽快答复；

道歉信，通常会再次致歉，例如Once again, I apologize for … and am truly sorry for an inconvenience caused，即再一次表示歉意……，对造成的不便深表歉意。

落款

信件落款也不能一概而论，需要视情况而定，例如：

如果知道对方的姓名通常写做Yours sincerely；

不知道对方的姓名时写做Yours faithfully；

如果是更加表示友好的信件，可能会写上Best wishes或者All best wishes；

而写给家人或者好友的，则可以直接写Love一词。

小结：信函写作首先需要把握整体基调，不同类型的信件有固定表达方式，都需要做到委婉礼貌；信件称呼、正文、结束语、落款等需根据不同的写作对象灵活变换，以礼貌简洁的语言清楚明确地传达信息。