论高校档案工作的改革与创新

贾　佳

摘要：高校档案是高校重要的本源性信息源，是高校办学历史的最权威、最真实的纪录。本文首先探讨了当今我国高校档案工作存在的问题，分析了目前高校档案工作亟待解决的问题，最后提出了高校档案工作改革与创新的一些途径和措施。

关键词：高校档案；改革；创新

高校档案信息化建设是高校“数字化校园”建设的重要组成部分，担负着存储、管理并提供利用高校党务、政务信息系统及“数字化校园”产生的电子文件、档案信息的职能。最近几年，我国经济社会和高等教育发展迅速，高校档案工作的内涵和外延都发生了深刻变化。20年前制订的《普通高等学校档案管理办法》已不能适应新形势下的高校档案工作发展的需要。为推动各高校档案管理现代化、信息化和服务利用工作网络化，利用档案信息更好地为学校和社会服务，应对高校档案工作的改革与创新。

1目前高校档案工作存在的问题

1.1高校档案管理的从业人员素质偏低。档案管理意识比较淡薄，领导不够重视，群众档案意识淡薄，档案人员专业素质不高。目前，高校档案管理的工作人员普遍素质不高，大多数以前都不是学档案管理的，没有高学历，对自身工作的认识也不够，有“做一天和尚撞一天钟”的思想，缺乏学习本职工作的积极性，创新更无从谈起。有的工作人员就是高校为了吸引或留住人才而解决的教授、博士的配偶和子弟，有的甚至是校外聘用的临时工，专业人才相当匮乏，同外界交流也少，没有见识，档案管理还是过去计划经济体制下的工作的延续，相对比较呆板，没有活力，领导也不是很重视，导致高校档案管理工作停滞不前，阻碍了高校档案事业的发展。

1.2缺乏档案保护意识，没有真正发挥档案管理的作用。档案工作是一项枯燥乏味、烦琐单调的工作，它不等同于其它一些立竿见影的工作，是滞后一段时间甚至若干年后才能体现出效益来，因为没有成就感、缺乏挑战性，从事档案工作的同志积极性不高，另外档案知识培训对象狭隘，许多从事与文件打交道的同志对档案知识不熟悉，平时归档意识不强，麻痹大意，文件材料办理完毕后，没有及时归还档案室，时间一长，就会忘记，容易造成材料遗失。目前高校档案管理工作人员的工作比较被动，没有按规章制度办事，缺乏档案保护意识。也就是你自己不来理顺，我不会太多管理，也没有一个明确的档案管理责任人，出问题了相互推托，界限不清。对于档案的质量、数量，工作人员感到一片茫然。

1.3基础设施有等完善，管理混乱。档案设施不全，档案现代化管理手段缺乏。一方面档案增加了，档案管理工作的负担加大了。但同时高校的档案库房不够规范，档案管理设施不全，档案设备比较陈旧。致使档案管理在很多地方不符合档案管理要求。特别是近年来，随着科学技术的发展，高校管理手段不断进步。计算机网络技术在高校管理中得到了广泛应用，电子文档应运而生。但档案管理者没有受过专门培训，对电子文档的整理排序，信息安全，计算机病毒防治技术等缺乏足够的应付能力。档案管理者对计算机信息技术不够了解，计算机专业人员又对档案管理要求规范不了解。这给高校档案管理现代化带来一些困难。

1.4文件管理混乱，档案整理质量不高。一是文件材料形成不规范，主要表现为文种使用不正确、文件材料格式不规范、书写印刷材料不符合档案保管要求、字迹模糊褪变等方面。二是材料收集不够齐全完整，收集档案材料无指标体系，教学和科研工作中形成的照片、音像、实物、光盘、磁盘等特殊载体档案的收集几乎是一片空白。三是档案整理不规范。在归档整理过程中，在没有进行专业知识的学习和无档案专业技术人员指导的情况下，擅自做主将收集归档的材料按年度流水顺序装订起来，既没有实行分类又没有进行编目和有序编排，给档案的查阅和利用工作带来困难。

2目前高校档案工作亟待解决的问题

2.1提高认识，加强对档案工作的领导。长期以来，高校档案工作发展缓慢，究其原因，关键还在于高校领导主要精力多集中在教学科研、人才培养等方面，高校档案工作始终没有得到应有的重视。因此，高校领导需更新观念，提高对档案工作重要性的认识，加强对高校档案工作的领导，把档案工作纳入学校发展的议事日程和整体规划，在人力、物力、财力上给予大力支持。

2.2大力加强高校档案人才队伍建设。面对新形势、新情况，高校档案工作者要树立强烈的事业心，增强责任感，以改革的思路，开拓的精神、发展的眼光、求实的作风，加强学习，联系实际，与时俱进，学以致用。同时，学校要通过培养、引进和人才流动等方式，优化档案工作人才队伍结构，建设一支具有较高专业素质和综合实力，管理型、技术型、服务型、研究型相结合的创新团队，这是把高校档案事业做大做强的重要基础和有力保障。

2.3积极推进档案信息化建设，努力实现高校档案的现代化管理。高校要把档案信息化建设与学校的改革和发展有机地结合起来。高校档案工作人员要增强加快高校档案信息化建设的紧迫感和责任感，把档案信息化建设工作抓实抓紧抓好。

2.4加大档案开放力度，深度开发与利用档案信息资源。高校档案部门应当加大高校档案资源的开放力度，完善档案开放制度，简化利用手续，丰富利用形式，扩展服务范围，提高服务水平，最大限度地满足各方面利用档案的需求。要对档案信息资源进行加工和开发，提供档案信息资源的增值服务，满足社会需求，以服务求发展。

3高校档案工作改革与创新的途径

3.1高度重视高校档案馆(室)建设。各高校要把高校档案馆(室)建设作为学校基本建设的一件大事切实抓好。具备建馆条件的要尽快建馆，已建馆的要提高馆的管理级别。要加大对馆(室)建设的投入，把馆(室)建设经费纳入学校年度预算。要把政治好、业务精、责任心强的同志调整和充实到档案馆(室)工作；大力加强档案信息资源建设。要研发或购进档案管理软件，加快档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体数据库建设。在收集档案时要逐步做到同时接收机读目录。有条件的档案馆(室)应通过接收电子档案对各种类型档案进行数字化等方法，逐步实现档案目录、全文信息查询、机检，不断提高服务效率和质量。

3.2高度重视档案信息化标准规范建设和基础设施建设。进一步加强信息化管理，将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。各高校要加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开和上网安全、网站(页)建设与管理等方面的行政规章，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，推动档案信息化建设有序开展；要大力推进运用计算机管理档案。为提高计算机和网络技术的应用程度，各高校要为档案馆(室)配备必要的、足够的符合工作要求的计算机、打印机、扫描仪、数码摄像机、编辑机、监视器、服务器、传真机、放像机、复印机、记录机、防磁柜等设备，并尽可能解决档案工作办公用房及库房，以满足档案信息化建设之必需。要建立和完善档案信息安全管理体制，各高校档案馆(室)人员要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，要严格遵守相关的安全保密制度，确保档案数据库安全。非公开档案信息一律不得上外网，档案馆(室)内部局域网要切实与一切外网实行物理隔离。要认真采用身份证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和系统的安全。

3.3高度重视档案管理应用系统建设。各高校档案馆(室)要加强对本校电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证校内各部门产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制定学校电子档案管理办法；使用符合高校档案管理要求的软件，进一步提高档案管理软件的技术和应用水平，尽快实现网上归档，推进档案管理与学校办公自动化同步发展。为保证档案信息交流，实现档案信息资源共享创造条件，各高校要建立自己的档案网站(页)，使档案网站(页)成为宣传档案工作，开展档案信息服务的窗口。已经建立档案网站(页)的高校要不断加以完善，丰富网站(页)内容，有计划地上载开放档案目录，有条件的可上载公开的档案全文信息，向校内和社会提供网上查询和利用服务，进一步发挥档案信息资源服务学校和社会的作用。具备条件的高校，要积极建设数字档案馆，为学校和社会提供方便、快捷、优秀的档案信息服务。

3.4高度重视档案信息人才队伍建设。加强信息化管理人才的引进与培养，就我国目前档案管理人才结构，相对薄弱。为了适应新形势下档案工作的需求，必须引进高级人才或对现有工作人员进行培训，学习新知识、新技术，拓宽知识面，优化知识结构，逐渐掌握计算机和其它有关方面的知识技能。要造就一批掌握现代科学技术的复合型档案管理队伍，只有这样才能适应档案事业发展的需要，实现档案工作的现代化和信息化。为适应档案信息化建设对人才的要求，努力培养系统开发与维护、档案数字化加工与管理、标准规范建设与实施、相关技术的使用与研究以及档案信息化建设运营与管理等方面的复合型专业人才。要树立档案人才是第一资源和以人为本的理念。各高校要关心档案工作人员这支队伍，使他们在评职、晋级和享受津贴、补贴等方面要和其它专业技术人员享受同等待遇。在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能。要根据档案馆(室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，构建知识结构合理的档案工作人员队伍。

3.5高度重视档案工作的制度化、规范化。文件归档时间未能充分保证，这影响因素较多，在文件归档时由档案馆发出书面通知，最好让部门领导知道，给予时间上支持，或者在年终学校工作会议时给予强调，首先是领导重视，兼职档案员工作就好开展了；档案馆开展的兼职档案员和专职档案员结对子很好，这既可弥补兼职档案员专业知识的不足，又能更好地搞好归档工作；档案工作已经进入信息化，可在档案馆网站上增加相应内容，充分开展档案查询利用功能，这当然工作量相当大，任务相当艰巨；适当时机利用年末搞些兼职档案员、专职档案员联谊活动形式可以多样。

参考文献：

[1]蔺海波.亟待加快发展步伐提高管理水平—关于高校档案工作的调查与思考[N].中国教育报，2008，6.

[2]郭丛莲.网络环境下高校图书馆的个性化信息服务[D].郑州大学,2006.

[3]李小勇.电子期刊的发展对现代图书馆的影响与对策[J].新余高专学报，2006，2.

[4]李玉琳,刘沧德.电子期刊的发展及其对高校图书馆的影响[J].农业图书情报学刊,2006,2.