方城县整合民生档案资源实现新跨越

金　鹏　陈明英　牛中营

2008年方城县档案局(馆)以服务民生为己任，大力整合档案资源，将全县2000年以前涉及民生的婚姻登记、退伍军人、征地、城建等共计6299卷档案接收进馆，在民生档案资源整合工作上迈出了跨越性的一步，为全市民生档案资源整合工作开辟了新路子。

1顺势而为，确定整合民生档案资源的奋斗目标

面对新时期档案工作要建立“两个体系”的要求及社会各界服务民生的一片呼声，我们组织局、馆全体同志开展了专题大讨论。大家一致认为目前要解决馆藏量不断增长和档案利用率下降的矛盾，有效扼制利用率下滑的趋势，使档案和档案工作在“以改善民生为重点的社会建设”中不被遗忘，必须借助现阶段全国上下为民、便民、服务民生的大气候，围绕“两个体系”建设，走平民化馆藏档案之路。要坚持以人为本，站在广大人民群众的角度，从扩大接收和征集范围人手，把目前一系列与惠民政策有关的、分散在一些职能部门的、关乎广大人民群众切身利益的档案接收进馆。通过整合民生档案资源，逐步改善馆藏结构单一、不合理，急用未藏、藏而不用的现状，切实提高新时期馆藏档案的利用价值。使广大人民群众在利用档案中得到实惠、解决问题，从而提高广大人民群众对档案工作的认识，扩大档案局(馆)在社会各界的知名度，形成一种找证据、查依据不求人、不乱跑，只需来到档案馆的无声广告。

统一思想后，我们决定以接收民生档案为突破口，把2008年作为方城县档案资源整合年，全局上下齐心协力、全力以赴做好婚姻登记、退伍军人、征地、城建等民生档案接收工作。

2多策并举，全力推进民生档案资源整合工作

由于婚姻登记、征地、城建、房产等档案与单位利益密切相关，甚至是一些部门创收的主要手段和发放工资的资金来源；《档案法》、《河南省档案管理条例》以及与民生有关的档案工作规章和规范性文件又没有明确规定这部分档案向档案馆移交的具体时间与要求，所以接收工作不会一帆风顺，而是相当困难。考虑到这些因素，事前我们做了充分的思想准备，进行了严密的组织和周密的安排部署。

2.1大力宣传，营造氛围。为调动各方面的积极性，接收工作开始前我们进行了广泛深入的宣传动员。一是以县委办的名义印发了《中共方城县委办公室关于做好民生档案接收工作的通知》，列出了接收民生档案所涉及的单位，明确了接收范围、接收标准和接收时间。二是把《河南省档案局关于伊川县民政局损毁缺失档案事件的通报》、《洛宁县病历档案丢失案》等十余例违反《档案法》的典型案例事件汇编成册，把《收养登记档案管理办法》、《婚姻登记档案管理办法》等有关民生档案管理的文件和安徽、武汉等地整合民生档案资源的先进经验进行系统整理，印成宣传册，派人送至县民政局、土地局、人劳局、乡(镇)等民生档案较集中的单位一把手和分管领导手中，使他们认识到民生档案集中管理的必要性和不集中管理的弊端。三是大力宣传档案局(馆)的优惠条件。档案局(馆)长、副局(馆)长亲自上门做好宣传工作，讲明优惠条件。让有关单位和领导了解到档案馆是安全保管党和国家重要档案的基地，是档案信息服务中心和政府信息查阅的法定场所，在保管条件、保护技术和管理方法上都优于档案室，档案移交到档案馆可以得到更好的保护；对于移交单位来说，档案移交一方面可以节约办公用房，缓解办公用房紧张的局面，另一方面可以节约一定的人力和物力：同时申明凡主动移交民生档案的单位可优先利用民生档案，免收证明费、保护费，不收消毒费(消毒费由专项资金解决)，可享受电话预约上门服务：并承诺档案馆将对民生档案实行全文存贮与检索，提高提供利用速度和利用效率，最大限度地发挥这部分档案的价值。

2.2具体问题，具体分析。根据民生档案种类不同、单位领导认识不同、所属部门对移交工作态度不同，我们具体问题具体分析，把民生档案接收工作分为以下几种类型：一类是各方面条件都相对成熟的，如婚姻登记档案、退伍军人档案、征地档案、公证档案，确定把2000年以前的档案接收进馆；另一类是学籍、社保、林权、土地流转等档案，较短时期内接收有一定困难，针对这部分档案，确定暂由本单位保管，由县档案局指导建立民生档案专柜，并将专门目录报送县档案馆备查。第三类是因上级主管部门干预目前尚无法接收的档案，如房产档案。进一步加大接收攻关力度，除提供一系列优惠条件外，考虑再从提供利用所产生的经济效益分配方面给予档案形成单位大力倾斜，使他们因移交档案造成的经济损失降到最底限度。

2.3多方协调，同力合作。由于各单位领导对移交工作认识不同、民生档案在本单位创造的经济效益不同和单位的经济状况不同，民生档案接收工作难度也各不同。有些单位无论档案局的领导和同志们如何做工作，即使跑断了腿、磨破了嘴都无济于事。在具体开展工作时我们把公事当作私事办，发动同志们托熟人找关系到各部门去做工作。通过同志们做工作能够解决问题的先行接收，接收不了的再由局(馆)领导班子去做工作。档案局(馆)长刘长山利用其曾在县人大任过职、现又任县委办公室副主任的有利条件，到工作难开展的单位去协调，一次不行去两次，两次不行去三次，直到把堡垒攻下。对于特别难啃的硬骨头。我们请县分管领导出面协调。其中婚姻登记档案接收进馆，颇费一番周折。因为《婚姻登记档案管理办法》只规定“应当在本单位档案部门保管一定时期后向同级国家档案馆移交，具体移交时间由双方商定”。所以一开始县民政局婚姻登记股对移交婚姻登记档案阻力很大，虽经多次协商，但该单位只承诺移交1996年以前的婚姻登记档案。针对这种情况，县档案局(馆)领导主动向县委分管领导汇报，引起了分管领导的高度重视，亲自主持召开由县民政局、土地局、司法局、城建局等与民生工作密切相关的单位负责人会议，让单位负责人就民生档案移交情况进行专题汇报。听取汇报后县委分管领导进一步强调了民生档案资源整合对全县民生工作的重要意义，希望民政局等单位积极配合县档案局，为全县民生档案资源整合工作带一个好头，县委办将定期对全县民生档案移交进度进行通报。在县领导的大力协调下，最终将2005年以前的婚姻登记档案全部接收进馆。

2.4以人为本，服务民生。为利用者提供一种一站式、便捷式的人性化服务，是我们服务民生的又一追求。为此。我们专门对接待、阅览室进行了改造，配备了接待用桌椅、签字笔、记录纸等办公用品和老花镜、放大镜等生活用品，并且把查档所需证件、查档流程、收费标准、借阅制度等内容制成版面上墙，使利用者对各项内容一目了然。我们还根据民生档案利用者文化程度参差不齐、年龄偏大的特点，把利用效果登记簿的登记项目和内容进行了调整，把原来填写式的利用目的改为选择式，利用者不需要逐项填写，只需根据自己的需要进行选择，对于阅读确实有困难的利用者可由工作人员代为选择，既节约了

时间，又解决了因文化程度低或年龄大书写困难的问题。

3接收利用并重。整合资源与服务民生互为促进结硕果

我们在接收民生档案时，边接收边利用，以利用促接收，以接收丰富利用的内容，两者互为促进，取得显著实效。

3.1民生档案接收实现突破性进展。在市档案局的具体指导、县领导的大力支持和有关部门的积极配合下，我们按计划顺利完成了婚姻登记、退伍军人、征地、司法公证等民生档案接收进馆工作。2008年共接收民生档案6299卷。时间跨度从1947年到2005年。其中婚姻登记档案2479卷(1957年～2005年)、征地档案688卷(1991年～2000年)、退伍军人档案1238卷(1947年～2000年)、城建(村建)档案324卷(1984年～2007年)、司法公证档案1570卷(1993～2000年)。像这样一次接收民生档案种类之多，时间跨度之长，数量之大在我县档案馆建馆50年来尚属首次，为当前和今后服务民生工作奠定了馆藏基础。同时我们还指导建立了房权、林权、社保、出生证明、失业保险、劳动仲裁、殡葬、病例、工商登记等民生档案，为今后的接收工作打下了扎实的基础。

3.2建立全县民生档案目录中心。在做好接收工作的同时，我们着手建立起全县民生档案目录中心。一是2008年接收民生档案的同时接收纸质和电子版民生档案目录：二是对没有协调好尚不能接收的民生档案，要求档案保管单位把民生档案目录先移交进馆：三是对原有馆藏档案进行重新普查，编制馆藏民生档案专题目录：四是建立了全县民生档案机读目录数据库，实现民生档案自动检索。目录中心的建立，利用者即使当时在档案馆查不到档案，也可查到保管档案的单位。然后按图索骥找到自己所需要的档案。

3.3经济、社会效益实现双丰收。民生档案接收进馆和投入利用，给档案利用工作带来了新高潮，档案馆一改往日利用者寥寥无几、门可罗雀的局面，前来查阅婚姻证明、工龄党龄、土地使用、退伍时间及参战证明的利用者络绎不绝，档案馆门庭若市。查到所需材料的如获至宝，暂时没查到的也可以互相交流信息。利用者由衷地说：今后解决个人福利待遇查证明、找依据再不用跑了东城跑西城，只要来到档案馆问题就迎刃而解。民生档案的高效利用既服务了群众，又扩大了档案工作的影响，树立了档案部门的良好形象，取得了显著的社会效益和可观的经济效益。2008年全年共提供利用档案2900余卷次，接待查档利用者1300余人次：比往年年均800：人次高出62％左右：出具有效证明1000余份，其中民生类占76％。

利用民生档案在创造经济和社会效益的同时，也为档案馆带来了实惠。我们连续3天对利用高峰期的利用收费情况进行了统计，平均每天仅利用档案一项就创造经济效益近300元。粗略估计一年平均创经济效益5万元左右，与以前每年4千多元相比增加了10倍，为下一步探索民生档案接收与管理新模式奠定了一定的经济基础。