浅议档案社会功能的发挥

沈　艺

档案社会功能所涉及的范围很广，本文试从以下三个方面加以分析。

1档案的社会信息服务功能的发挥

档案是一种信息资源，即使其所有权属于国家，属于某个社会团体，但是其服务社会功能却是客观存在的。各级档案部门和各类档案馆作为公共服务部门，对档案只拥有管理权、开发权和公布权。其社会目标是满足社会的客观需求，实现服务社会、为社会提供信息资源的职责。

信息社会的来临使得档案社会功能的发挥在总体社会功能不变的情况下，服务的对象发生了一定的变化。也就是说，在由原来的“深闺”走向大众的同时，在其服务功能得以强化的同时，它的重要性也日益凸显。从另一个角度来讲，一般的档案或者过了若干时间段在部分文档解密以后，正在面向多群体开放，这时的社会功能可能更多的是服务功能的体现，是其重要性为人们所认识。同时，由于社会物质文明的提高，社会与家庭的劳动强度和劳动的时间正在逐步减弱、减少，个人自由支配的闲暇时间日渐增多。人们休闲时间的增多导致了包括档案利用在内的文化需求的攀升。在信息共享的休闲社会，人们不仅可以参与道德社会的民主化管理，也可以借助档案维护自身的权利。可以说，档案作为一种资源丰富的信息源，只有在面向社会最广大利益群体时，才具有最现实的使用功能。眼下走入档案馆大门的非职务利用者越来越多，目的是为了维护自身权益，有的是业余研究，有的是为了知悉、监督政务。因而有专家预言，现代人和未来人对历史的兴趣会越来越浓厚，一些过去看来“不起眼”或根本无暇顾及的历史问题会成为人们竞相刨根问底的热门话题，到那时，档案会是人们眼前挥之不去的“亮点”，档案馆、档案室就成为了热闹的去处。

2档案的社会效益功能的发挥

档案的社会效益功能一般有以下类型：第一，从馆藏档案的作用看，可分为社会效益和经济效益。社会效益就是档案利用过程中的资政和教育作用，如利用档案资料著书立说或举办展览，可以起前人之鉴后世之师的作用。经济效益是指档案在利用之后可以起到知识传播或技术转让作用，一方面可使后人少花费代价应用前人成果；另一方面可使后人开拓视野，启迪灵感，创造出前所未有的业绩，产生经济效益。第二，从馆藏档案的价值大小看，可分为宏观效益和微观效益。微观效益是指从多方面满足社会人的多种需求。宏观效益是指从多方面满足国家及其系统工作流程的需求。第三，从馆藏档案的信息时间性看，可分为瞬间效益和潜在效益。瞬间效益是在短时间内表现出来的结果。潜在效益是指需要在较长时间才能表现出来的结果。档案资料起了潜在作用，为其科研成果发挥了潜在效益。第四，从馆藏档案的信息开发看，可分为直接效益和间接效益。直接效益是指档案信息直接用于生产效益显著增长，表现为档案的直接效益。间接效益是指档案信息经过曲折复杂的演变、漫长的周期、繁杂的环节转化为一定的成果，创造出新的效益，这种间接效益不能排除档案信息的原始效能。这些成果又会转换新的档案资料，循环往复，永无止境。

3档案的社会诚信功能的发挥

档案的社会诚信功能也就是其价值所在、魅力所在。一个社会迫切需要诚信，那么档案就是提供诚信的源泉所在。其根本原因在于，诚信的本质是“真”，档案的本质也是“真”。档案是人类对诚信控制的心理需求的产物。档案是真实与诚信的重要载体，档案是人们对事务真实性控制的理想模型。在重建社会诚信的过程中。无论社会团体、企业、中介组织还是个人，只有借助档案的“真”和档案对事务“真”的控制功能，才能昭示自身的诚实，获得社会的信任，也才能对他人的“真”有所把握，为社会参与提供依据。

人们把档案的原始记录称为“社会的活化石”，因而是区别于其它文献的信息“元资源”，具有权威的凭证价值。档案的“真”源于它作为人类对文件的一种结构形式和控制方式，即档案功能所决定的真实性。悠久的档案工作传统，在赋予其神秘性的同时，也累积起人们心理上对它的信任。面对同样一份文件的拷贝，人们更愿意相信来自档案中的那一份。这种稳定而普遍的认同，赋予档案以社会诚信价值，也是如今信用档案建设的社会心理基础。单份文件固然可以反映一定的社会真实，但它只能对应于个别或局部的事实。由于档案信息与社会的对应与同构，我们似乎更应把档案看成具有广泛来源联系的社会“原生信息系统”。档案信息的集合性程度愈高，在一定程度上反映为内容的连续性和完整性，反映的来源联系愈清楚，档案“真”的程度就愈高。

“信用档案”是直接以诚信控制为目的所形成的新门类专门档案，它的提出是社会规则意识、诚信意识和档案意识综合作用的结果。