档案工作发展对策的思考

李淑萍

1档案工作理念的创新：档案工作发展的前提

档案工作不是一成不变的，是需要不断创新的，档案事业的发展前景在于档案工作的创新，只有创新才能使我们的档案事业适应和服务于社会各项事业，才能使档案事业可持续发展，我们必须针对如何创新档案工作而展开对策研究。

1.1增强档案工作的创新意识

档案工作只有日日思变、天天求新，才能以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得市场、赢得使用者的满意。档案管理工作首先必须解放思想，更新观念，彻底改变旧观念，牢固树立新观念。盲目追求“小而全”、“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务，各自攻破，封闭自导，势必造成档案文献资源的极大浪费。观念创新是管理创新的前提。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想，观念创新就是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识创新作为档案工作的管理目标。本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。档案馆虽然收藏有学校文献资源，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全，人们至今仍然会感到馆藏资源的不足。单凭本馆馆藏难以满足用户的信息需求，必须调整、充实馆藏内容，提高馆藏质量。有目的、有重点、有计划地采集用户需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定。根据时代发展的需要，对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏。档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案人员的管理。档案管理人员要面向用户，走向用户，想用户之所想，急用户之所急，与用户之间的配合关系将更加融洽与协调。要树立人才资源是第一资源的思想，克服“见物不见人”和“重使用、轻培养”的倾向，要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性、鼓励创新、信任理解的良好环境，努力造就一支政治强、业务精、作风正、工作实、纪律严的档案专业人才队伍。要完善档案干部终身教育体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力，特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度。加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼人才。

1.2发挥专职档案人员的创新主体作用

专职档案人员应当重视观念上的更新，其创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在机构改革、人事制度改革的今天，随着各部门工作人员的减少，工作量的增加，档案工作将面临更大的压力。因此，专职档案人员有必要进行相应地调整和重新定位，要一改仓库保管员的形象，在埋头苦干、默默奉献的同时，不妨多一些敏捷和睿智，多一些胆识与果断，从根本上转变观念，积极主动找市场，让档案创造出夏丰厚的社会效益和经济效益。其次，专职档案人员应当具有过硬的业务技能。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段，给专职档案人员提出了更高的要求，为此，专职档案人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，专职档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使专职档案人员成为一专多能的档案工作人才。再次，专职档案人员应当有丰富的知识，当今社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战，作为档案工作主体的专职档案人员，如果知识贫乏、老化、单一，面对新情况、新问题就很难提出解决的办法，工作中更谈不上有所改进和创新。因此，专职档案人员要不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。另外，专职档案人员应当有历史使命感。世纪的交替为我国档案学界提供了历史的契机，同时也向专职档案人员提出了挑战。专职档案人员肩负着历史的使命，抓住机遇、迎头而上才是时代的骄子。在信息时代，专职档案人员应扪心自问：自己是否已经具备了迎接挑战的能力与素质，是否已掌握了先进的科技知识、理论与技术，是否已能够解决档案工作实践所提出的诸多热点、难点和焦点问题。一句话，专职档案人员应该充分做好准备，清醒地认识自己，清醒地认识现状和未来，把责任感、使命感与时代的脉搏联系起来，与档案事业的发展紧密结合起来。

1.3增加档案工作的创新特色

日常的档案服务只局限在做好为本单位查阅利用本单位产生的档案方面，而对本单位档案如何主动为外单位、为社会服务，怎样利用外单位档案为单位服务做得就很不够，考虑得也很少。档案部门要一改坐在家里等人上门查档的现状，变被动等待服务为积极主动上门服务，利用现代计算机技术提供远程服务。可以使人们在优雅的环境中一边从档案中吸取知识、了解历史，一边从中感受档案工作带给他们的便利，拉近档案与百姓的距离。还可以利用档案资料作为出版的资源，出版一些人物传记、历史知识读物、文学书籍等，多方开辟档案服务的渠道。档案工作的宣传方面，长期以来着重于相关法规条例的宣传解释上，多强调重要意义、工作要求。这些说教式的宣传，既不直观形象也缺少“艺术”性，很难引起人们的重视，也达不到预期的宣传效果。如果能通过上网、制作成多媒体等，把馆藏开放的档案以动态的图表形式展现给社会，介绍、宣传档案工作，其效果会更形象、更直观，更易于接受。因此我们在进行档案的宣传工作时，要善于捕捉本单位档案工作的新亮点、新特点，使档案的宣传由“死”变“活”，具有个性化。

2档案工作机制的创新：档案工作发展的重点

2.1档案工作管理模式的创新

现代化管理手段对传统档案管理方式提出了新的课题，传统立卷工作的许多环节，比如编号、装订等，是在当时特定历史条件下形成的做法，虽然在当时起到了很大的作用，但不可否认，这种做法本身是对档案原貌的一种损坏，现在的情况已经发生了很大的变化，计算机在档案工作中的应用逐渐普及，现代多媒体技术、通讯技术、网络技术等现代化管理技

术在档案管理中发挥着重要的作用。传统的做法和管理模式对做好不同时期的档案工作起到了积极作用，但也有一些传统做法已不再适应当前社会的发展，必须进行创新。要在工作手段上改进，尽量简化档案整理的一些繁琐的操作步骤。目前许多档案部门都将计算机应用于档案管理，但多数仅限于各类档案目录的输入、输出或检索，而在档案管理其它方面的应用则较少。其实，我们只要肯观察，就不难发现在我们日常档案管理工作中，还有许多工作可以利用现代化技术来提高我们的工作效率，如采用条形码来检索档号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。类似这种借助计算机来完成本来较繁琐的手工操作的方法应该是很多的，因为无论是档案的业务工作，还是档案的管理工作以及档案信息的交流，都可以应用计算机进行现代化管理，帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平。

2.2档案工作管理机制的创新

长期以来，档案管理工作以经验管理居多，工作人员的选配往往也是以具有档案工作经验为先决条件，这在某种程度上制约了人才的流动，容易产生不思进取的思想，更谈不上去创新。在档案工作中应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，从源头上解决创新的根本问题。积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，使每个人都有随时被淘汰的危机感，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。同时，要建立一些相应的创新激励机制，如鼓励创新的用人制度、分配制度、奖励制度，将个人创新的内容作为考核的重要指标，进行考核，并与劳动报酬、晋职严格挂钩，努力营造一种鼓励创新的气氛和环境，促进档案工作良性循环。

2.3资金投入机制与档案工作人才培养机制的创新

科技进步日新月异，时代挑战迫在眉睫，档案工作要适应和服务于社会各项事业，适应科学技术的高速发展，必须加大资金投入，使硬件和软件方面都能满足档案开发利用及创新的需要；应加快步伐，加大力度，采取行之有效的举措，快出人才，多出人才，适当调整与改革人才培养的理念与模式。在职培训中则应强调提高技能、补充知识、更新知识的继续教育。一句话，强调能力的培养，即工作的能力、研究的能力、表达的能力，将培养的重点放在中青年档案工作者身上。努力造就一支以中青年为骨干的档案学术研究队伍。针对中青年的特点，各级领导既要爱护和支持他们，又要在工作实践中培养他们。同时，中青年档案工作者则要在老一辈档案工作者的言传身教下，虚心学习，承上启下，有所创新，充分发挥青年人的蓬勃朝气与创造力，在各自的工作岗位中，结合工作实践，进行理论研究与探索，创造性地解决档案工作面临的诸多新问题，创造性地完成跨世纪档案学术研究的诸多新课题。

综上所述。只有不断地创新，档案工作才能有高度、有特色，档案事业才能真正实现可持续发展。因此，档案部门无论是在业务工作方面，还是在管理服务工作方面，都要努力做到人无我有，人有我优，人优我新的创新精神贯穿于档案工作中，实现档案现代化，把档案管理事业推向一个新台阶。