采购领域的及时交货管理

王忠勇

摘要：根据通讯制造企业采购领域的实际运作情况，阐述了在企业内部采购领域如何有效地实施及时交货管理，以满足生产、发货的需求。

关键词：采购、及时交货、通讯制造企业

采购合同能否及时交货是一件看似简单、实则复杂的事。由于原材料采购合同交货不及时，将带来客户满意度下降、KPI绩效难以提升、市场发货延期、市场竞争力下降等问题，从而给企业造成难以弥补的损失和影响。

事实上，采购合同不及时交货的现象由来已久，在每个季度末以及年度末期，交货不及时的现象更是频繁发生。交货不及时的表层现象体现在采购合同交货期到来时，供应商无法按时交货，或交货数量无法满足需求，出现交货延期。例如，芯片厂家因生产线故障调试，交货期推迟3个月；二极管生产厂家因产能限制，只有50％能按期交货，其余50％将延期交付；光藕器件厂家因某型号产品停产，无法满足合同需求。

从上述例举中可以看出，在不同的材料类别、不同的供应商、不同的合同执行状态下，都可能出现交货不及时的问题，从价值低廉的电阻到数百美元的专用芯片，都存在采购合同交货不及时的风险。对于制造型企业来说，任何一个元器件出现短缺，必然直接影响到生产计划的安排，特别是对于采购材料种类数以万计的通讯制造企业，这种影响和风险更为强烈。

在种种危机情况下，因受制于市场消费的急需，采购领域不得不寻求其他办法协调解决缺料的问题，因此付出了数倍的时间、精力与成本。

不及时交货的原因

总体来看，采购合同无法及时交货的原因包括以下7个方面：客户、市场、研发、计划、采购、供应商、材料。每个方面的原因又可以细分为诸多因素，例如：单板研发设计变动、料单问题、预测计划波动、财务额度限制、材料属性限制、材料的生命周期限制、商务条款、市场供求关系、客户指定限制、合同洽谈、招标流程、技术参数变动、生产产能、合同下达提前期、供需双方关系、采购人员作业效率、意外风险、需方性质、材料种类数量等。

在采购合同的条款中，除了对采购材料的数量、质量、交货时间等有具体的条款说明。上述造成交货不及时的因素在采购合同中是无从体现的。

采购领域KPl指标中最重要的一条是无条件地满足生产计划需求。在适当的时间、适当的地点、下达适当的采购合同，满足适当数量的元器件齐套交货需求。物流管理领域的描述用于采购管理非常恰当：“所有影响物流和相关信息的管理(计划、执行和控制)，应从用户要求出发，以达到交付的高可靠性、交付的完全性和及时性。”如此看来，一切不确定因素和变故因素都是采购领域要清除的障碍，面对这些障碍，目标只有一个，一切为了及时交货。如何实施可靠的及时交货

在不同的行业、不同的市场环境中，实施采购及时交货所采取的策略和方式不尽相同。首先要明确企业自身所处的生产结构。以通讯设备制造企业为例，大多属于以销定产的生产方式，按照这种方式，每一份市场订单汇总后形成的配置料单均是在最后一刻才确定，因此，原材料采购的时间十分紧迫。按照以销定产的方式，市场计划部门提供了13周的滚动预测数据，IT部门完善了采购信息支持系统，使计划、采购、财务、质量、生产等体系在同一信息系统中运作，提供了数据信息的强大支撑。同时，还进行了JMl、VMl、HuB等采购交货方式的革新，促进了采购及时交货业绩的提升。

但是数据的完善、流程手段的革新并不能解决交货不及时的全部问题。由于影响交货及时性的因素众多，要对采购交货实施全方位的管理，同时加以必要的流程手段，才能够实现及时交货的目标。

采购领域实施及时交货的重点改进方向包括以下四个方面。

1产品线要发挥统领全局的核心作用

每一个产品都归属于相应的产品线，因此，产品线处于统领全局的核心领导地位。产品线决定了产品的市场定位和生命周期定位，产品线要依据产品的不同定位，控制调整原材料采购的频率和策略，应对随时变化的市场供求形势。同时，对不同原材料实施替代、升级、预测等工作，应对原材料市场的变化。产品线作为产品的经营者，对产品相关的所有工作负责，必须高度关注产品全部原材料是否能够及时交货。

应在以下几方面加强对采购交货的管理和控制。

(1)根据产品的市场定位，决定原材料的采购方式。例如有些材料货期长，供货紧张，产品线应建立必要的安全库存，提供必要的预测数据，以缓解未来需求的紧张压力。对于生命周期短的产品，采购方式以短期内现货供应为主，注重交货实效。

(2)产品线要配合市场体系做出必要的中长期预测，并不断提高预测准确性。为了扩大市场，加快市场反应速度，对产品进行中长期预测是必需的，13周的滚动预测更是必不可少，同时要提高预测的准确率。没有预测，或者预测的波动变化频繁，将导致“临时抱佛脚”式的采购，交货的及时性难以保证。

(3)针对产品中的“危机材料”，要及时防范，切勿掉以轻心。停产材料、供不应求的材料、使用客户少的材料、产能有限的材料等都属于“危机材料”。产品线要及时有效地进行元器件替代、升级等工作，以降低“危机材料”带来的风险。

(4)强化产品线全局经营者的意识，高度关注全部原材料的及时交货。目前有些企业的采购职能不在产品线，而是划分在不同的领域运作，容易造成产品线忽略交货风险的控制。事实上。产品线应掌控不及时交货的概率，分析“危机材料”交货的风险，从产品全局的角度预防交货危机的发生。

2市场销售部门提供必要的预测信息

市场销售部门的重点在于占领市场、扩大市场份额，其前提是有充足的产品供应保证以及最短的供货时间，因此。市场销售与原材料采购及时交货密不可分。市场前线要根据销售的市场态势，及时预测和调整产品的变化，以便计划部门相应做出原材料采购的布局变动。需要市场销售部门提供的预测数据包括预测周期、预测数量、预测的准确率等，这些数据作为采购作业的基本前提，是采购作业及时交货的前提保证。不同的电子元器件具有不同的货期、产能和供需关系，市场预测数据可以在很大程度上将市场供货的不确定性因素提前化解，将不确定的因素转化为确定的结果，以保证采购的及时供货。

市场部门需要提高预测数据的准确率和覆盖率，以下几方面是市场部门需要关注的重点。

(1)预测周期长短、预测的准确性直接影响交货的及时性。因此，重视并且提高预测准确率是改善及时交货的最有力的保障因素。

(2)减少市场预测的波动是减少MRP计划波动的关键。由于预测的波动，直接导致MRP计划的波动，从而导致合同交货期的波动。保持预测平稳有利于采购交货的及时性改善，预测保持平稳包括预测数量、时间段、频率在连续的时间内基本保持良性一致。

(3)减少冲刺行为，避免扎堆采购交货。每个季度末以及年底阶段，市场销售领域为完成冲刺任务，放大采购需求量。在一个月内的采购数量往往超过以往几个月总和。冲刺行为直接导致交货不及时比例的上升，造成企业相应的应急协调成本增加，采购作业超负荷运转。

(4)建立紧急需求的应对机制。由于市场的不确定性，有些产品难以预测，或者临时突发产品需求，市场体系应建立必要的紧急应对机制，以最短的时间完成计划下达、采购合同下达，争取第一时间交货。

3计划部门担当起风险防范任务

计划部门是将主生产计划转化为实际采购计划指令的运行部门，调整、控制材料的交货计划与库存，以达到原材料及时齐套与控制库存的目标。由于市场预测的不确定性，以及原材料供货市场的波动，计划部门所承担的风险防范作用尤为突出。

(1)尽量减少计划的波动。市场体系预测数据的波动必然对计划造成影响，计划应从产品全局出发，从产品中远期的生产出发，进行必要的调节，不必全部拘泥于市场预测数据的变动。特别要避免频繁的增加、减少、再增加、再减少等无序的计划变动。

(2)根据原材料货期数据，及时下达计划。原材料类别不同、型号不同，具有不同的采购周期。直接影响着交货是否能及时执行。根据不同材料的不同货期，及时下达采购计划，保证必要的货期时间，是保证及时交货的前提之一。

(3)针对危机材料，建立远期备货计划。需要把危机材料作为战略性的储备，为保证产品生产进行必要的准备。同时。还要重视历史教训，对于曾经发生交货不及时的材料，通过计划控制，保证未来不再发生类似的危机。

4采购部门保证及时交货

采购部门依据与供应商签订的买卖合同作为交货的基本凭证，在合同中双方针对标的物价格、数量、规格型号、质量要求、交货日期等都做了细致的规定，买卖双方的行为都受到合同的限制和约束。但是造成交货不及时的原因多种多样。从采购部门的角度，对于因供方的原因造成无法及时交货的情况，应依据合同条款向供应商索赔，或要求供应商限期补救。对于因买方原因造成不及时交货的情况，买方自身应积极改善工作，避免未来重复发生类似的问题。

采购部门需要关注以下几个方面，以保证合同能够及时交货。

(1)针对不同类别的原材料采取不同的采购方式。货期长短不同、市场供求关系不同、采购数量不同的材料，要分别采用不同的方式进行采购，以期达成及时交货的目标。

(2)针对不同供应商的不同商务条款，采取不同的采购方式。一般情况下，境外生产厂家对商务合同条款执行严格，在订单提前期、付款等方面变动的余地较小，因此，买方在订单下达及时性、付款及时性等方面要严格按照合同执行。同时，买方也应按照合同条款严格约束供方按期交货。

(3)采购部门加大合同跟踪力度，定期与供方沟通。在实际操作中，经常遇到签订合同时供方承诺按时交货，但随后发生的变故导致交货期延期。因此。要加大跟踪力度，最好的方式是定期与供方进行沟通，就合同的需求情况、供方反馈的预计交货情况进行比较，及时发现问题。

(4)重视供货市场信息的收集与反馈。采购体系作为采购作业的前沿部门，通过每天的日常工作不断获取各方面的市场供货信息，也是最早感知市场波动变化的部门。采购人员应将市场供需关系变化等信息及时反馈相关产品线、市场体系等部门，对影响交货的因素及时采取应对措施。实施及时交货应达成的目标

采购领域的及时交货指标与其他KPl指标密切相关，不可单纯为了交货而交货。采购及时交货的初级目标是在适当的时间交付适当数量的货物，同时必须将初级目标与以下几方面的目标协调一致，才可以真正完成有效的采购交货目标。

首先，质量达标是首要前提，如果质量要求无法满足，其他一切都无从谈起。其次。货物及时交付的同时，必须保证采购成本有竞争力。货物交付之后，要尽可能少地占用库存场地，及时周转上线。货物的及时交付要从产品全部原材料出发，因为某些器件无法交货而导致其他器件占用很大的库存，是实际工作中常见的问题。因此，要及时解决难点材料的交货，使库存占用保持最低限度。另外，要建立与供方的战略合作伙伴关系，优化供方资源，引入竞争机制，实现货物交付风险预警机制，保证交货渠道的畅通与稳定。

采购作业的起点在市场领域、产品线的需求，中间经过计划领域的系统运算、采购领域的商务运作，终点是供应商交付货物。如何将起点与终点有效地衔接在一起，保证产品生产得到可靠的原材料供货保证，是一项复杂的工程。只有各部门紧密配合、协作，并加强与供方的交流，才能有效地完成采购及时交货的任务。