从新时期的人才流动现象看我国的人事档案管理

朱　斌

伴随市场经济体制社会的深入发展，作为经济与社会发展的第一资源，人才资源成为社会各部门竞相争取的对象。在这处情形下，各类人才出于实现自身发展等目的，不断挣脱传统的人事管理束缚，为自身寻求更好、更大的发展空间，由此带来人才在全社会范围流动。伴随人才流动，传统的人事管理制度，包括人事档案管理制度面临挑战。积极应对这种挑战，为人事管理实践的正常开展提供有效的人事档案信息保障成为摆在人事档案管理者面前的重要问题。

1当前人才流动引发的人事档案问题

当前，对传统人事档案管理理念与管理实践带来冲击的人才流动现象包括：

1.1人事档案的所有权问题。

谈到人事档案的所有权问题，目前确实存在许多模糊性的、甚至是错误的认识。正是因为这些模糊性和错误认识的存在，才使得我国所采取的一些所谓的改革措施产生了不良的后果。

就总体而言，我国档案的所有权形式主要有三种，即国家所有、集体（单位）所有和个人所有。人事档案的所权如何归属呢？在许多人看来人事档案的所有权是归个人所有的。其实，这是一种非常错误的认识。人事档案是组织、人事部门或人力资源管理部门在人事管理活动中形成的，记录和反映人员社会经历及其德才能绩等方面信息的，以个人为单位集中起来的，具有一定保存价值和有机联系的原始历史记录。根据我国的有关法律法规的规定，以往形成的人事档案（包括干部档案、学生档案、企业员工档案、士兵档案等）都应属于国家所有。既然如此，人事档案的管理就没有什么理由向档案对象收取管理费，而应按照档案法及有关政策规定，把人事档案管理所需的费用列入政府部门的国民经济与社会发展规划中，由政府提供财政方面的支持。

1.2人才流动“绿色通道”现象。

所谓人才流动绿色通道，指的是不携带个人人事档案的人才流动现象。具体说来，人才流入单位在未接受人才以往人事档案的前提下，重新为人才个人建立人事档案，以解决人事管理对人事档案需求问题的一种人才流动现象。人才流动绿色通道的存在，不仅导致已有人事档案现实功效的丧失或弱化，甚至会给现实中的人事管理带来不确定性甚至隐患。

1.3人才资源共享问题。

与人才绿色通道不同，人才资源共享是在不改变人才与原工作单位人事关系的前提下，对外提供智力支持，获取相应报酬的一种人才流动现象。现实中存在的兼职教授（研究员）、客座教授（研究员）等均属此类。对传统人事档案管理制度而言，人才资源共享带来的问题表现在：如何以及通过何种方式实现人才在不同服务部门所形成的档案信息的集中管理问题，以实现档案信息对人才个人历史与现实情形的全面反映。

2 人事档案管理的模式

模式一：干部人事档案管理中心。建立由县级以上党委组织部门和政府人事部门双重领导下的，由政府部门统一管理的各级干部人事档案管理中心，取消以往的分散的、多头的管理模式，对公共部门的有关人员的人事档案实行集中统一管理。这种管理模式打破了以往由各级组织、人事、劳动部门分别建立档案处、科、室的分散性的管理模式，可以有效地减少管理层次，并可以更为集中有效地使用有限的人事档案管理资源。实践经验证明，分散使用有限资源的管理模式不利于人事档案信息资源的综合开发利用，也不利于提高人事档案管理的现代化、信息化水平，只有集约化的档案管理模式才有助于提高国家有限的人事档案管理资源的使用效果。有的学者认为“党政干部的人事档案管理应当沿用已有的管理模式”，不主张改变现状，其理由是：“我们在这方面已经积累了比较丰富的经验，投入了较大的力量。干部（公务员）具有职业化的特性，人员相对稳定，流动性较小。这些特点就为实行集中统一、分级负责管理、档随人走、一人一生只有一套档案等奠定了良好基础。为此，仍可以沿袭已有的管理模式，县以上（含县）的组织、人事部门，应建立相应的干部档案管理工作机构--档案处、科、室（或纳入综合档案室）。”这个观点虽然有一定的道理，但是不能从根本上解决我国人事档案存在的问题，所以变革就成了我们可以选择的唯一正确道路。事实上，传统的干部人事档案管理的弊端是比较明显的，其中包括：多头管理，管理人员分散，专职人员少，资金使用分散，现代化水平低等。建立有县级以上人民政府统一管理的人事档案管理中心，不仅可以克服上述问题，同时也有助于实现提高人事档案管理专业化、现代化水平，更好地为实现国家的人才战略目标服务。

模式二：社会流动人员人事档案管理中心。这种人事档案管理中心隶属于各级人民政府，由县级以上的人民政府统一建设，负责对本地区社会流动人员的人事档案管理提供公益性的管理服务，同时按规定要求接收各有关单位移交来的离职、退职、辞退人员的人事档案。同时，根据要求为社会有关用人单位及人事档案相对人提供符合国家法律要求的信息服务。

模式三：国家档案馆人事档案管理中心。负责管理本地区的具有长远保存价值的离（退）休人员、死亡人员的人事档案。

模式四：非公单位人事档案管理机构。非公单位应当按照国家要法度为本单位的员工建立记录和反映其工作业绩情况和诚信情况的人事档案，并实施科学管理，在业务上接受国家档案行政部门的指导和检查。

3 加强人事档案管理的措施

3.1确立新的人事档案管理理念。

建立在传统人事管理基础上的人事档案管理理念呈现明显的部门色彩，即人事档案管理的任务在于服务于本单位的人事管理实践。在过去，这种管理理念无疑是合理的。但在人才流动年代的市场经济社会，这种服务理念显然是有问题的。其问题在于在这种服务理念支配下，现实中的人事档案管理必然成为限制人才流动的措施之一，即通过人事档案这种“死的物”来限制“活的人”。而面临人才绿色通道的冲击，这种限制措施则成为一种无效的措施。一旦人才流出原服务单位，再继续保管其人事档案，其现实价值便大有丧失。鉴于此，有必要从市场经济社会人才流动这一现实出发，更新人事档案管理理念，即人事档案管理不仅是服务于人事管理，更是服务于人的发展的重要手段。

3.2改革人事档案管理制度。

鉴于人事档案信息与人事管理之间的密切关系，面对日益频繁的人才流动对所有用人单位在传统档案管理制度下所开展的人事管理工作均可能遭遇的档案信息缺失问题，应改革现行的人事档案管理制度，以制度的形式赋予人事档案管理部门以对外提供相应的人事档案信息的职责，即应规定所有单位的人事档案管理部门在继续保管目前所在单位提供相应的档案信息的需要。如此，既满足了现行人事管理实践对档案信息的需要，同时也可为人才作用的充分发挥和人才发展提供相应档案信息保障。

3.3建立全国性流动人才人事档案信息网络。

在网络时代，信息技术应用的普遍化使管理与档案信息管理的相对分离成为可能。具体说来，用人单位如果愿意的话，可以继续保管已流出人员的档案，以丰富本单位的档案。与此同时，利用现代信息存储与传播技术，建立专门的区域性、行业性，乃至全国性的人事档案信息网络。该网络作为公务信息网络，原则上不对社会开放，只对加入单位或授权单位开放。