档案信息化建设略论

雷　艳

随着网络时代的到来,信息技术及信息产业的高速发展,信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。而档案作为原生的信息资源,档案信息化建设已成为国家信息化建设的一个重要组成部分。档案工作应顺应历史潮流,迎接挑战,加快信息化建设的步伐,以适应时代和社会发展对档案工作创新的客观要求。

一、档案信息化的内涵

档案信息化是以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以档案信息资源社会共享为目标的动态发展过程。实现档案信息化是档案工作适应社会信息化发展的必然要求。档案信息化包括档案信息的数字化；档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；档案信息的网络化三层含义。它的实施就是按照档案管理的法规，直接通过计算机及其网络进行电子档案信息的收集、整理与传输。从而，与之相适应的档案信息的服务方式也由传统的“你查我调”的服务模式转向计算机服务、局域信息服务、视听传播服务等。档案信息化是一个以信息技术广泛应用为主导，信息网络为基础，信息人才为依托，档案信息、法规、政策、标准为保障的综合体系。

二、档案信息化建设的意义

我国传统的档案管理工作主要是依靠档案管理人员手工操作来进行的。但庞大的案卷数据、繁琐的程序以及耗时过大，使得档案管理服务往往还不尽如人意。显而易见，在当今信息时代，传统的档案管理工作已不能满足社会的需要，现代的档案管理需要现代的管理及创新服务模式。

档案信息化建设是实现档案管理现代化的需要，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是提高档案信息服务水平的必由之路。档案信息化是档案工作的一场革命，是传统档案走向现代档案的一个重要标志，是档案工作现代化的重要基础。随着计算机信息技术的开发与应用，档案信息化发展中出现了文件形式电子化、文件传递网络化、文件存储数字化和文件管理动态化的发展趋势，特别是各种现代化设备及数字枝术的广泛利用，大大增加了档案信息的存储量，有效地节省库房空间和档案装具，对节约人、财、物力，提高档案管理工作效率，创造更好的经济效益等方面都具有重要的意义。以现代化管理手段储存的档案信息，更利于方便、快捷地提供利用和开发，从而拓展档案工作的服务领域，产生更广泛的社会效益。

三、档案信息化建设的趋势与途径

档案信息化建设的发展将以办公自动化、网络体系化、馆藏档案数字化、多媒体全文信息一体化及馆际交流规模化为蓝图。要实现以上“五化”的建设是一项复杂而系统的工程，需要我们在具体的工作中不断探索。

加快档案信息化建设的措施和途径可从以下几方面着手：

1、加强标准规范建设。档案信息化标准规范主要包括电子文件归档和电子档案管理，档案信息资源的标志、存储、查询、交换、管理和使用等方面规范、标准。档案信息化标准是进行档案信息化建设的重要基础和必要条件，它贯穿于档案信息化建设过程的始终。不管是档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设，还是档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用等都要在相关标准的规范下，才能发挥最佳效果。没有标准化，档案信息化建设难以实现。档案信息化标准在档案信息化建设中起着重要的作用，应制定统一的档案信息化发展规划，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中要求共同遵守的各项标准。

2、档案资源信息化。档案信息化建设的目标之一就是实现档案资源共享,最大限度地发挥档案所蕴藏的价值。首先,运用信息技术,可以实现档案信息处理的自动化,达到档案、文件的一体化管理,实现档案信息的高速检索,对文字、图像、音频、视频等不同载体档案进行数字化存储,并通过计算机和多媒体技术对多元的信息资源进行图、文、声、形并茂的合成加工, 丰富档案信息资源的表现形式。其次, 实现档案信息远距离、无障碍的传递和交流,达到档案信息资源的互通与共享,实现档案信息的海量存储,通过计算机的查阅功能,解决档案的自然老化与人为损害等问题。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑,是档案管理现代化的核心内容。

3、传统档案数字化。档案信息数字化改变了档案信息传统的储存、传输和利用等方式。要积极开展工作，完成档案目录的数字化、档案编研成果的数字化、档案全文的数字化。与其他档案工作相比，档案信息数字化建设的经费投入巨大，从广义上讲，由硬件开支和软件开支组成。硬件开支是指购置各种专业设备和环境改造所需的资金，软件开支是指数字化档案正常运行的技术开支和人力开支。而档案部门不处于生产、科研第一线，固定资金投入有限，这也限制了档案信息数字化建设的开展。档案信息数字化建设的出发点和最终目的是满足利用者需要。因此，在档案信息数字化的规划、决策中，要形成以满足利用者需求为中心的原则，在充分权衡各种问题的需要程度、重要程度的基础上，确定数字化范围，分清轻重缓急、分层次、分步骤进行。

4、加强高质量的档案数据库建设。数据库是档案网络建设的重要组成部分，档案数据库主要包括目录数据库、重点珍贵档案数据库、全文数据库、多媒体数据库等。档案信息在完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流动提供可能。数字化后的档案信息能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介，改变以往沉闷、单一的形式。所形成的数字化档案需要以数据库的形式存放，以便于对其进行有效的管理和利用。因此，要建设既符合网络传输标准，满足人们的阅读习惯，又符合计算机机读标准的数字化信息库。数据库建设应考虑到未来的发展，在数据库软件选择与开发、硬件配备等诸多方面要有前瞻性、可扩充性，以适应未来的需求。要加快建立档案目录中心，丰富档案数据资源储备,为档案信息化做好后台数据库支持,扎扎实实做好档案的著录工作。同时，要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和数据的完整性。一个高质量的数据库中的数字信息必需要达到以下质量标准：数据的准确性、数据项目和内容的完整性、数据的规范性、数据的稳定性。

5、增强档案信息网络安全意识。档案信息网络化也带来一系列的问题, 需要在实际工作过程中逐步解决, 其中最为突出的就是档案信息安全问题。其一, 要防止档案信息的损毁和遗失, 如工作人员操作失误、设备故障、计算机病毒、黑客攻击等。其二是保密问题,有的信息是公开的,有的则是保密的。保密信息还分内部、秘密、机密和绝密等不同等级,这些信息在管理时应采取相应的保密措施。因此,一方面要制定合理严格的档案信息化安全保密制度,并不断培养和强化档案工作者的安全保密意识和安全防范技能;另一方面应选用成熟的档案管理系统和逻辑严密的流程化处理机制,建立严格的监控机制,引入科学实用的网络安全应对策略,结合使用物理隔离和逻辑隔离等多种安全防范手段,对“病毒”和“黑客”等行为及时采取应对和防范措施,同时注意做好纸质档案的保存和重要电子档案的备份工作。

6、加强档案人才的培养。人是档案管理的主体,档案工作人员的素质, 直接影响档案工作的实际成效。要更好地推进档案信息化建设进程, 档案人员素质的全面提高是其中关键的一环。首先,要建立完善的档案工作人员教育培训制度,有计划地对在职人员进行继续教育和培训,更新知识结构, 提高业务水平和工作技能,培训内容主要包括:档案法律法规、计算机应用知识、网络技术知识、现代管理知识等。其次,要努力引进或选调计算机专业人才,对他们进行档案业务知识的培训,使之尽快适应档案网络化工作。培养造就一批掌握现代科学技术的复合型档案管理人才,不断适应档案事业发展的需要,实现档案工作的现代化和信息化。

信息社会把档案管理推进一个新的发展时期。面对信息技术的挑战, 档案管理应真正实现信息化,大力开发信息资源建设,全面实现共享,为社会提供丰富、优质的信息资源服务,为使档案的服务走向全方位现代化奠定坚实的基础和开辟广阔的道路。

（作者单位：浙江省科技信息研究院）