紧跟时代发展步伐，做好高校档案工作

摘要:近年来,我国高等教育事业蓬勃发展,与之相反,高校档案工作却进展缓慢。如何紧跟时代发展步伐,实现档案工作的可持续性发展,是摆在每个高校档案工作者面前的问题。文章就将对此发表一些粗浅的看法。

关键词:高校档案工作;可持续发展;规范档案管理

中图分类号:G437文献标识码:A

文章编号:1674-1145(2009)27-0191-02

自1998年中央国家机关进行机构改革以来,各地高校也都相继进行了机构改革,目前不少学校机构改革已告一段落,还有一些高校的改革正在深化。随着高校办学规模的扩大和招生人数的增加,档案数量也越来越多。在这种情况下,如何跟上快速发展的形势,实现档案工作的可持续性发展,成为当务之急。笔者认为,应着重从以下几方面入手,借高校发展之东风,为做好档案工作创造良好的内部环境和外部条件。

一、加大宣传力度、争取领导重视

档案是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,可以更好地了解过去、把握现在、预见未来。高校档案工作是学校工作的重要组成部分,是学校管理不可获缺的环节。然而,目前各高校分管档案工作的领导,大都把精力和资金放在本单位业务建设上,花在档案工作上的相对不多。部分领导不熟悉档案工作的内涵,甚至认为档案工作可有可无。这就需要高校档案部门利用各种机会和场合,宣传档案和档案工作的地位和作用,争取进一步得到领导的关心、重视和支持,加强对档案工作的指导,增加对档案工作的投入,不断改善档案工作的环境和条件,推动档案管理制度的贯彻、实施。

此外,高校档案部门还要努力完善自身工作,提高服务水平,为学校各项工作服好务,为广大师生查询利用提供方便,使档案工作真正成为学校工作离不开、缺不了的重要工作。

二、完善规章制度、实现规范管理

首先,各项规章制度是高校档案工作有序发展的根本前提和重要保证,但仅有制度是不够的,还要将规章制度在实际工作中落到实处,避免只停留在表面,成为一纸空文。比如部门立卷、平时预立卷和“三纳入”、“四同步”等制度,都要在实际工作中切实实施起来,为此,有必要建立相应的档案配套考核制度,定期或不定期对各部门进行考核,并与年终考评挂钩,以保证制度的实施。对于已落后于形势的规章制度,则要及时修改和补充,使其能适应新的发展形势的要求。

其次,还要严格执行关于档案工作的各项具体业务要求。比如档案资料要收集齐全,整理规范,而不是简单地往档案盒子一放就大功告成;要严格执行档案借(查)阅利用制度,盒内资料借出时,档案人员要严格把关并及时敦促其归还;档案移交手续要规范,双方清点移交材料后,在移交目录上签字,各持一份,等等。

然而目前的实际情况是,大多数高校档案考核制度执行不严,一些制度缺乏可操作性,流于形式,不可避免地挫伤了部分档案工作者的积极性,没有起到应有的积极作用。很多高校特别是那些刚刚完成机构改革的高校,档案室还隶属于办公室,一般只配1～2名档案员,没有按照相关政策成立档案馆,有关业务开展不起来,只能停留在原来的水平。所以说,高校档案工作的制度化、规范化管理既迫在眉睫又任重道远。

三、做好基础工作、提高服务水平

高校档案工作的价值要通过各项业务工作的良好运转才能实现,因此,做好各项具体业务工作是档案工作生存的基础。

首先,要做好档案的收集整理工作。高校档案部门要更好地为学校各项工作服务,必须以丰富的馆藏为前提。目前,高校档案从馆藏结构说虽称得上“门类齐全”,但通常是被领导机关利用的文书档案占大多数,科技档案、声像档案等很少;从馆藏内容上看,则是一般事务性的文件居多,真正具有查考利用价值的合同、协议较少。馆藏匮乏成为影响高校档案工作职能发挥的重要因素,这就要求档案工作人员具有强烈的责任心和极大的工作热情,克服重量不重质的缺陷,正确判定收集档案的价值,及时收集有关信息确定收集目标,并将这项工作作为一项经常性、长期性、连续性的工作来抓,确保将有保存价值档案资料收集齐全完整。在此基础上,对收集来的资料合理分类、科学管理,从而保证查询利用工作的顺利开展。

其次,要做好档案的提供利用工作。档案最大的价值就在于提供利用,档案工作的最终目标还是提供利用,在任何情况下,档案工作都不能脱离这一终极目标,否则档案工作就将失去其存在的意义。档案利用也是实现档案潜在价值的重要途径,它可以将档案的有用性和可用性变成社会效益和经济效益。因此,要树立良好的服务意识,加大档案开发利用的力度。要善于发现、总结、推广档案工作为学校服务的新经验、新方法,拓宽服务的领域,丰富服务的形式,改进服务的手段。

再次,要做好档案的编研开发工作。编研工作是档案提供利用的较高形式,直接关系到档案部门的服务水平。但编研工作周期长、见效慢,故在一些高校没有得到相关领导的重视,在机构设置、人员配备和职能安排上存在一些问题,增加了编研工作开展的难度。只有加强编研力量,增加人、财、物的投入,为编研工作开展创造良好的外部条件,才能保证编研工作的正常开展,不断提高编研工作的水平,撰写出具有较高使用价值、实用性较强、易于传播的编研成品。提高编研产品的质量还要求编研人员必须坚持实用性的原则,并且要将这一原则贯穿编研工作的始终。

四、加快信息化步伐、拓展自身职能

伴随高新技术的飞速发展、信息高速公路的开通应用、办公自动化的迅速普及、电子文件的大量产生,档案工作面临信息化的新挑战。作为档案工作者,必须尽快转变观念,顺应历史潮流发展,学习、运用先进的科学知识和技术手段,加快档案现代化管理步伐,使档案工作尽快融入信息社会。

信息化、数字化是档案工作现代化管理的发展方向。在信息化实现进程中,既要解决好信息的标准化问题,又要解决好档案现代化管理与学校办公自动化的衔接问题。文档一体化是档案工作的发展趋势,各校要尽快解决好电子文件的传输、归档、保管、利用及技术保护等问题。

此外,要搞好档案网络系统建设。系统建设要有前瞻性,要符合信息化发展的趋势。要吸收成熟而先进的技术,系统构成体系和整体发展思路要有较高的起点,留有充分发展的余地,确保系统能不断扩展和提升,适应多媒体技术。系统要有开放性,不同的设备和软件能按公共标准协调一致运行,保证添加的设备和软件能较好地融为一体,为实现资源共享打好基础,向国家标准靠拢。系统还应具有充分安全保密措施,档案馆网络应设置多级安全机制,不同人员应有不同访问权限。

总之,为使高校档案工作达到一流水平,档案部门应具有一流意识,开阔视野,制定工作计划和奋斗目标,并通过不懈的努力,真正把档案馆办成具有一流水平的功能齐全的档案馆,使其既成为管理学校档案资料的基地、校史研究的基地和爱国主义教育、精神文明建设的基地,又成为为党和学校中心工作服务的信息中心。

五、加强兼职档案员培训、提升专职档案员素质

通过加强兼职档案员培训、提升专职档案员素质,建立起一支高素质的专兼职档案人员队伍,是做好档案工作的前提。

目前,多数高校的兼职档案员是由部门领导指定的,人员变动相对频繁。对于新手来说,由于不熟悉档案业务和工作流程,缺乏必要的工作经验和实践锻炼,在一定程度上影响档案工作完成的质量;而对于那些资历较长的兼职档案员来说,则容易因为因循守旧、墨守成规,影响档案工作完成的质量。此外,高校兼职档案员往往身兼数职,事务繁忙,故一些责任心不强的人对待档案工作就不会认真。分析造成这种状况的原因不难发现,除了档案工作本身的特点之外,兼职档案人员没有得到相应的培训机会及福利待遇也是一个非常重要的原因。为此,应考虑实行一些倾斜性的政策,增加兼职档案员业务培训的机会,对他们的兼职工作提供津贴,让他们感到从事档案工作同样有奔头,从而调动他们的工作积极性和创造性。

专职档案工作人员素质在档案工作发展中的作用更为明显,特别是在科学技术飞速发展的新形势下,随着档案事业规模的日益扩大,档案内容日益丰富、档案信息载体日益多样、档案管理手段日益先进、档案利用需求日益提高,对档案人员素质的要求愈来愈高。因此,要努力提高专职档案人员素质,提高他们政治修养,提升他们业务水平、工作能力和现代化管理的技能。要积极创造条件,组织引导档案工作人员努力学习档案专业知识和相关学科知识,不断更新自己的知识结构,掌握档案现代化管理的有关技术技能,适应档案事业发展和现代化管理的需要,成为既懂管理又懂计算机的复合型人才,保证档案事业沿着现代化的方向不断前进。

作者简介:李丽环(1980- ),女,供职于燕山大学综合档案室。