提高机读目录数据库质量的有效途径

白海燕

【摘 要】 由于种种因素的影响,图书馆数据库中数据的质量问题在各馆均不同程度地存在。因此,要通过提高编目人员的素质;提升系统软件的性能;规范控制编目工作;积极利用外来数据源等有效途径来提高图书馆机读目录数据库质量,提高图书馆读者服务的效率。

【关键词】 机读目录;数据库;质量;效率

图书馆机读目录数据库(简称数据库)书目数据质量的标准化和规范化,对于数据库书目数据质量的控制具有特别重要的意义,它不仅关系到对本馆数据库资源的管理和利用,更直接影响到能否顺利实现联机编目和资源共享。^[1]

一、机读目录的概念

目录机读,简称为MARC,是Machine readable catalogue的缩写,中文译名为机器可读目录。它是一种以代码形式和固定结构记录在计算机存储载体上并能被计算机处理的书目信息。^[2]尽管机读目录的这些优点举世公认,但利用计算机检索书目数据时,常常会遇到这类情况:明明是数据库里存在的数据,而检索人员却检索不出来,这就大大降低了检索效率,机读目录的优势也就得不到充分发挥。图书馆应高度重视这一现象,采取一定的措施,提高机读目录数据库的质量。

二、提高机读目录数据库质量的意义

书目信息数据质量是数据库的生命线,目录数据的质量控制具有深远的时代历史意义。

1、建立高质量的机读目录数据库是实现科技信息资源共享的基础

从宏观上看,加强机读目录的质量控制,提高书目信息数据质量可以有效地开展文献信息资源共建共享活动。^[3]在网络环境下,实现书目信息资源共享是当前高校图书馆界的共同愿望和追求目标,而利用机读目录来实现这一目标无疑是一种捷径。但是,若不加强机读目录数据质量控制,即使系统软件设计得再理想,也将由于书目数据质量问题而难以实现充分的共享,因为用户希望获得完全正确的书目信息数据。

2、提高机读目录数据质量是图书馆业务工作的基本要求

从微观上讲,提高机读目录数据质量对搞好图书馆业务工作至关重要。由于机读目录已成为众多高校图书馆主要的书目信息服务手段之一,那么机读目录的质量问题就会直接影响到图书馆情报职能的发挥。高质量的机读目录不但可以提高读者服务工作效率,而且还能提高服务质量,最大限度地满足读者需求。机读目录作为计算机编目的直接产物,其质量的提高,对图书馆编目工作本身来说也是一个促进,使编目工作不断得到改进与完善。

三、提高机读目录数据库质量的有效途径

机读目录作为卡片目录的继续和发展,既以传统的手工编目为基础,又具有要求掌握著录规则和MARC格式双重知识的复杂要求,因此无论在文献著录的正确性方面,还是知识组织的全面性方面,对机读目录的要求都高于卡片目录。并且由于机读目录数据的质量保障,贯穿于编目的全过程,因此,要提高机读目录数据库质量,必须采取一系列行之有效的措施。

1、提高编目人员的素质

机读目录对著录人员的素质要求较高,如果编目人员不仔细、不准确或责任心不强,将会影响检索。要想提高机读目录数据的质量,就得从提高图书馆编目人员的思想和业务素质入手。由于机读目录描述方法的特殊性,编目人员在使用机读格式著录过程中,一些人为因素很容易影响到机读目录数据的质量。在这样一个扬弃与创新的过程中,编目人员应在有图书情报专业知识的基础上,还要有较广博的科技知识和较强的分析综合处理文献的能力,能熟练地掌握计算机操作技术,熟悉CNMARC 格式的规范、著录规则和标准,熟悉本馆的藏书特点和编目细则等。所以,编目人员业务素质的提高,是提高机读目录质量的基础。这就需要编目人员能够积极地参加各种培训班,自觉地学习借鉴别馆编目经验,并能使所学到的计算机技术知识和图书馆业务知识有机结合,以确保数据库录入数据的高质量。

2、努力提升系统软件的性能

优秀的系统是机读目录实现的保障。软件的功能越全,越能保证著录标引的全面和有效,才能既对编目质量进行自动控制,又给编目人员尽可能多的帮助。所以应该不断优化系统功能,同时各软件之间应统一标准,彼此能相互兼容、相互开放,并能共享书目数据。随着机读目录编制工作的发展和深化,往往会出现许多新问题和新要求,原有的系统功能已无法满足需要,这就要对编目系统进行优化或及时更新。另一方面,在机编过程中,即使我们进行了一系列严格的人为控制,但机读目录中仍然还将存在一些问题。在这种情况下,我们应及时采取补救措施,尽量把错误控制在最小范围内并修改完善。我馆为了克服系统软件存在问题,成立了专门的技术组,对软件的使用和性能进行研究,提高利用效率。

3、编目工作规范控制

编目工作是为了确保标目在检索款目及书目系统中的唯一性和稳定性,而建立、维护、使用规范款目和规范文档的工作过程。^[4]规范控制的目的是实现标目规范化,即确定标目范围,并以一定理论、原则、确定统一标目形式,编制规范款目。它主要表现在标目的如下特征上:一是正确性:款目的标目必须按一定原则选取,足以反映事物的实质及其规律,经得起实践的考验;二是一致性:选定标目的字词是控制字汇的一种,尽管某事物名称有多种形式,一经确定,其形式建立的统一标目都是一致的;三是关联性:指强化书目的检索功能,参照款目的指引,显示不同时期的新旧标目互相关系,使相关的资料集中,提高书目检索率;四是稳定性:指标目需要相对长时期固定不变。各馆应当根据本馆的具体情况,制定出适用于本馆的计算机编目著录细则,使编目人员在实际操作过程中有章可循,以防止出现不一致的数据录入。

4、积极利用外来数据源

利用外来数据源是指在建立系统数据库时利用系统外的、已存在的标准数据源;经过检索、套录、修改、转换,使其成为自己系统数据的过程。因为编制机读目录必须依照标准的机读目录通讯格式。在我国,CNMARC 应该说是我们编制中文图书机读目录的科学依据。但由于格式本身比较深奥、复杂,加之其注释、说明和实例的简单化,使编目人员对某些指示符的含义、字段、子字段的功能理解不透等等,容易出错。实践证明,利用外来的标准数据源不但可以大大地提高编目工作的效率,而且还能提高机读目录数据质量;同时,编目人员在利用和借鉴外来数据的过程中能不断提高分类标引水平。

提高机读目录数据库的质量,还需要对数据库定期进行维护和优化。第一,校对。数据入库前,要对照原始文献和工作单校对机读数据。要求校对人员有丰富的编制机读目录的经验,熟悉著录条例和机读目录格式。第二,维护。对已投入使用的数据库进行日常必要的维护,及时对数据进行删除、修改、追加、恢复与备份等,保证书目数据的正确性、完整性和唯一性。第三,优化。在一系列严格的人为控制后,个别问题仍然会存在,计算机本身运行也可能出现错误,就需要及时收集反馈信息,对数据库进行优化。

总之,高质量的机读目录数据库可以提高图书馆读者服务的效率,满足读者需要,积极有效地开展图书馆基本工作,对完善编目工作也具有重要意义,并且能更好实现资源共享。

【参考文献】

[1] 刘泳洁.提高机读目录数据库质量的有效途径[J].图书馆工作研究,2005(5).

[2] 刘欣.机读目录检索失败的原因及对策[J].山西农业大学学报,2007(6).

[3] 余季泉.论高校图书馆机读目录数据的质量控制[J].内蒙古科技与经济,2002(7).

[4] 谢蕴.机读目录数据库标准化建设[J].情报探索,2005(7).