钞票处理业务风险防范分析

谢　丹

随着中央银行职能调整和业务发展变化,特别是金融服务的创新,业务涵盖的范围扩大,钞票处理业务的风险也在不断增加,如何有效防范钞票处理业务的风险,控制各类案件的发生,是钞票处理中心面临的一项非常重要的工作。我们应从实际出发,积极探索钞票处理业务风险防范的新途径。

一、钞票处理业务风险的种类和风险形成的原因

(一)管理制度的风险。随着中央银行业务发展变化,特别是金融服务的创新,业务涵盖的范围扩大,风险也因业务创新而发生转移和变化,导致相关风险范围的扩大和转移,而相应的管理制度并未及时跟上,从而也进一步加大了对风险识别和控制的难度。在清分双班制实施的钞票处理中心就存在数额高达上亿元的清分款项放在清分车间,该如何对清分车间的清分款项和车间大门进行管理就缺乏相应的管理制度;清分系统中碎钞箱的一对钥匙在清分单班时是要求集中放置由两名清分管理人员共同保管,在清分双班时该如何对钥匙进行保管和交接就没有相应的操作制度。

(二)业务管理的风险。加强内部制度建设,杜绝各个环节的操作隐患,防范内部风险是确保发行基金安全的前提。各个钞票处理中心在加强内部制度建设方面给予了高度重视,可以说每个岗位、每个环节、各项业务活动均在制度的约束之下,然而长期以来形成的重制度建设轻检查落实的现象并没有得到彻底改观。在实际工作中,相关管理人员对风险防范责任感和重要性认识不够,从而导致防范风险的思想不强,防范措施不到位,致使制度在落实过程中出现“走形式”现象。如有的工作人员碍于面子对非中心工作人员进入中心先不登记,事后代其填写;凭证印章不清,漏章错章;个人名章乱放,让人代签等管理不规范的现象存在。

(三)操作人员的风险。由于部分要害岗位人员综合业务素质不高、遵章守纪观念不强、职业道德意识欠缺而造成的风险。一是恶意违规。主要是指部分要害岗位人员政治素质低、拜金主义思想严重,受畸形物质欲望的侵蚀,在利益驱动下铤而走险作案犯科,使人民银行资金形成了风险。二是无恶意违规。这种现象是最为大量又最易被忽视的。因此,对这种“善意的过失”有必要进行细致的分析。第一种是由于要害岗位人员业务素质低、工作责任心不强、风险识别能力差而造成的风险。第二种是由于怕麻烦、图方便而违规操作造成的风险。如操作人员离岗时不退出操作系统和系统登录密码泄密等。第三种是不讲原则、怕得罪人,明知违规而操作造成风险。出现无恶意违错的原因是部分员工缺乏风险意识、忽视内部控制、自我保护意识淡薄,有意无意的给犯罪分子提供了作案机会。

(四)业务操作的风险。操作风险是由于不充分的或失败的内部管理、人员以及外部事件所引起损失的风险。操作风险已成为银行风险的重要根源和管理难点,操作风险管理中的缺陷是操作风险演化为案件的重要原因。1.操作人员思想认识不到位。预防风险的思想和措施没有到位,遇到一些案件发生,只认“倒霉”,而不查找原因、吸取教训。2.操作人员业务学习不到位。当前业务培训质量和效果不尽人意,学习主动性不强,学习制度更难保证,造成员工因业务制度理解偏差而产生操作风险。3.操作人员制度执行不到位。少数员工弃制度于一边,凭经验和习惯办事;有些要害岗位工作人员有章不循,视制度为摆设,在效率指标驱动下,一些不规范行为往往演化为“正确”的潜规则。4.违规处罚不到位。“零容忍”是国际上内控制度健全的要求,对一旦超越相关制度和行为容忍范围的行为,坚决按制度处理,决不宽容的普遍做法。而现在普遍缺乏“零容忍”理念,难以形成规范的信用文化。5.人员配备不到位。清分双班制实施的钞票处理中心在对清分废弃物处理上因人员配备不够由原来的三人在电视监控内进行检查改变成由操作人员自己翻袋检查后进行处置,有可能带来一定的风险。目前,人民银行系统的大案要案均是操作风险所致,从已经发生的案件来看,绝大多数是由于内部工作人员违规操作造成的。在调查中发现,私人印章混管、业务公章随意放置;不按要求修改操作口令密码和修改操作口令密码时不避他人;清分机在出现卡钞和机器故障时操作人员不按机器提示进行操作;在发行基金进行交接时交接手续不严密,对出入库实物与出入库凭证的券别、金额核对不认真;销毁装料前个别操作人员点捆、卡把动作不到位等违规现象存在,严格执行制度的观念和意识不强。

二、钞票处理业务风险防范的措施

(一)完善规章制度,建立制度制约机制。操作风险与操作制度“相伴相生”,任何模式下都有风险存在。制度设计者的责任就在于最大限度的减少制度漏洞,把趋于完善做为终极目标。首先要根据在金融服务创新中出现的新情况和新问题,并结合本单位的实际,不断修订和完善制度,使之更加规范化、科学化;其次要建立制度制约机制。在制定各项规章制度时,要着重从防范控制的角度出发完善各项规章制度,避免各部门之间因业务交叉、职责不清、不规范操作造成的风险;进一步完善涉及要害岗位部门的各项管理规章和业务操作规程,用严密的制度、严格的程序、严谨的操作来约束要害岗位人员的行为,杜绝“一手清”现象。重点是要对业务操作的流程加强实时监督,笔者认为在金融服务创新的同时相应的业务管理制度也应及时修改和补充。如在清分双班制实施的钞票处理中心如何对清分车间的清分款项和车间大门及清分系统碎钞箱的钥匙进行有效的管理时就应有相关的制度规定管理人员值班、保卫部门同时加强监控和实时布防,对钥匙的使用情况就应规定做到责任到岗、落实到人、记录到位,真正起到相互制约、相互监督的作用。

(二)严格制度落实,规范操作流程。制度建设是一个方面,制度的落实是另一方面。在完善制度的同时,还要在认真落实制度上下功夫,高度重视制度的检查落实,加大对违规操作的查处力度,要采取严格监控现场、突击检查、调阅监控录像及检查以往工作资料等现场与非现场相结合方式,及时发现和解决制度落实过程中出现的问题。强化安全意识和风险隐患意识,树立正确的操作风险理念,养成一切业务活动按制度办事、按程序操作的良好习惯,形成人人遵守制度、按章操作的良好环境和氛围。

(三)严把要害岗位用人关,加强职业道德教育和业务技能培训。一方面,一定要严禁杜绝人员有意而为的风险,这是最可怕的风险。要严格按照规定,从思想道德、学识水平、家庭状况及社会关系等方面进行审查,既要注重要害岗位人员的学历水平和个人能力,又要注重其道德品质。要加强对要害岗位工作人员的职业道德教育,人的行为由其思想支配,思想道德素质的高低决定着其执行各项制度的优劣,因此要经常对要害岗位工作人员进行职业道德教育和法制教育,及时了解他们的思想动态,引导他们形成健康向上的生活风尚、树立正确的人生观和价值观。经常开展案例分析,以案说法,让他们时时警钟长鸣,彻底杜绝各类案件的发生。另一方面,要减少因观念、水平、技术等不高而造成的人员无意形成的风险。要加强员工业务技能培训,树立正确的操作风险理念。操作人员业务素质和操作技能的高低是防范操作风险的关键。钞票处理中心应建立员工培训制度,制定中长期和短期培训计划,加强对员工的业务操作细则、计算机操作、点钞技能的培训,强化员工的法制教育、职业道德教育,提高员工的综合业务素质和风险防范意识,使员工严格掌握制度界限,以减少和杜绝工作中的盲从和失误。

(四)完善操作风险防范机制。1.要加强对员工的管理,建立员工行为失范监察制度,严格规范员工、特别是重要岗位和敏感环节人员八小时内外的行为;建立举报违规违纪行为奖励办法。2.加大操作风险的彻查与整改力度。要把对操作风险的监管作为制度性安排,对查出的问题。一是要重“问题梳理”,把问题清晰化、明细化。二是要重反思。要把问题当成线索而不是结论,认真进行三查,即查风险、查原因、查尽职。三是要重落实责任。整改要做到及时、彻底、规范、严处,要建立有方案、有反馈的整改工作承办机制,对整改不力的要从严处理。

(五)建立监督检查制约机制。首先要建立健全要害岗位部门的自身监督机制。制定要害岗位职责和业务操作程序,如系统管理人员不得参与业务处理,记账与复核要严格分开,使得各岗位相互监督制约。其次加强监督检查制度。监督检查部门要对要害岗位的制度执行情况、业务办理情况进行定期、不定期的检查,检查不能流于形式,检查后要对要害岗位实施内控评价,督促要害部门整改检查中发现的问题,并修改制度的缺陷,改正不规范的操作行为。要利用监控系统将监督部门现场和非现场监督结合起来,做好风险的实时监测分析,发现问题及时开展延伸检查,并对整个业务程序、风险控制作全面分析。

如定期对要害部门的录象资料进行调阅,发现违规操作行为的记录在案,并提出处理意见;经常检查计算机口令密码管理,如发现口令密码大家公用,一定要严肃处理,提高计算机管理、监督和防范能力。