浅谈应如何开展好档案工作

黄丽霞　金　易

基层单位的档案工作,既是提高本单位工作质量的必要条件和维护历史真实面貌的重要工作,又是当地档案事业发展的基础。按照社会分工,各单位在从事职能活动中,不断地产生档案资料存史查考,成为国家档案资源的不竭源泉。各单位档案工作基础不牢,档案事业就无从发展。由此可见,做好机关、企事业单位档案工作十分重要。笔者以所处的基层单位档案工作面临的有关问题为对象,对做好档案室工作的基本途径进行探析,希望能对档案专兼职人员开展档案工作起到一定的启示作用,但由于水平有限,偏颇之处在所难免,望档案同人指教。

一、基层单位档案工作现状及问题

20世纪80年代末期开始,按照国家、省档案局的有关规定,市县档案行政主管机关以开展档案目标管理达标活动为主要手段,督促指导各机关、企事业单位在加强档案行政管理、规范档案业务、改善保管条件、开发档案利用等方面进行整改提高,实现档案室工作的规范化、制度化建设。多年来,经档案行政主管机关和有关市县级单位的共同努力,大多数单位通过了档案目标管理等级标准验收,全面提高了机关、企事业单位档案综合管理水平,形成积累了一大批保存价值大、整理质量好的档案资源,为档案馆丰富馆藏并顺利接收档案奠定了坚实基础。然而,我们也应清醒地看到,近年来,机关、企事业单位档案工作的巩固发展情况并不令人乐观。从我单位档案工作现状看,新情况不断发生,老问题又恢复重现,新老问题交织在一起,给档案室工作的向前发展造成了严重障碍。主要表现在:少数单位档案法制意识淡薄,不依法履职的现象在一定范围内不同程度存在,档案管理混乱的落后状况得不到及时改变;部分单位档案目标管理达等级标准成果不能巩固发展,档案业务建设出现倒退,不能按时完成年度归档,档案室工作年度考核检查仅为基本合格或不合格;新领域、新单位的组织者或当事人,不明白怎样建立并开展档案工作,单位成立初期,文件材料收集不齐,档案管理混乱现象较普遍;一些单位随着机构、人员的调整变更,没有及时配备档案人员,档案工作出现了断层现象。

针对上述存在问题,究其原因可能很多,但归结起来,主要还是不了解掌握开展档案工作的基本途径,没有坚持依法治档,无章可循,无径可行而造成的。

二、做好档案工作的基本途径

(一)健全档案工作体制,坚持依法办事

《中华人民共和国档案法》明确规定:国家机关、企事业单位应设置档案机构和配备档案人员,负责管理本单位的档案,并对下属单位的档案工作实施监督指导。健全机关、企事业单位档案工作体制,实质上就是成立档案工作机构,明确档案工作有领导分管,有专人具体负责,这种管理体制的形式,就是要成立并健全各单位的综合档案室,发挥其管理职能作用。多年档案工作实践告诉我们,在各立档单位内成立综合档案室,明确单位分管领导,确定综合档案室主任和档案人员,并根据内设机构情况配备兼职档案人员,形成档案管理网络,是符合当前档案室工作实际的。综合档案室负有集中统一管理本单位档案和监督指导所属单位档案工作双重职能,既要对本单位全部档案实行统一管理、统一制度、统一标准。又要切实监督指导好下属单位的档案工作。

(二)明确职责任务,切实履行职责

根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》的有关规定,机关、企事业单位档案机构履行下列职责:“贯彻执行有关法律法规和国家有关方针政策,建立健全本单位的档案工作规章制度;指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作;统一管理本单位的档案,并按照规定向有关档案馆移交档案;监督指导所属机构的档案工作。”国家对各级各立档单位的档案工作法定职责是十分明确的,关键是要认识到位,依法履职。

1.制定好全宗内档案实体分类与保管期限划分方案。树立起统一管理全宗内各类档案的观念,结合单位实际制定出一个科学、适用的档案分类及保管期限划分方案,规范全宗内各类档案实体的归档整理。综合档案室档案人员首先要了解掌握全宗档案的构成情况,分清档案门类、明确归档范围、正确判定归档文件保管期限。其次要制定出档案分类及保管期限划分方案,基本方法是:第一,分清档案门类。就我们一般接触到的类别看,档案门类主要有:文书、会计、科技、音像、实物档案。少数单位还有专业(业务)档案。第二,对每一门类档案进行分类,合理设置类目。比如有的单位就把文书档案分为综合类、组织人事类、业务类。第三,确定基本归档范围条款,在每一门类档案的类目之下,细分出归档范围条款。第四,对归档范围的文件划定参考保管期限。把档案门类、类目、归档范围条款、保管期限等项目内容以表格形式制作出来,就形成了档案分类及保管期限划分方案。一个立档单位的档案分类及保管期限划分方案,是指导并规范本单位各类档案归档整理的重要业务文件,它能使档案人员在从事档案工作时一目了然,进行对号入座的归档整理,便于较好地把握归类合理、范围清楚、期限判定准确、确保归档质量的要求,从而保持档案业务规范化建设的连续性。档案分类与保管期限划分,根据不同的档案门类,国家档案行政主管机关和专业主管机关有不同的规范要求,要结合实际选择参照标准。

2.依照档案分类方案和相关业务标准,开展认真细致的归档整理工作。在坚持遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管利用原则的前提下,按照各门类档案的具体标准和分类方案,对各类归档文件材料进行收集、分类、鉴定、组件或组卷、装订、排列、编档号、编目录、装盒、统计、上架等的规范化整理。档案专兼职人员必须掌握并应用好如下的规范标准,即:文书档案整理执行《归档文件整理规则》;会计档案整理执行《会计档案管理办法》;科技档案整理执行《科学技术档案构成的一般要求》;音像档案整理执行《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》;电子文件归档整理执行《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》,等等。

综上所述,各单位开展档案工作的基本途径,就是要做好三个方面的工作。首先是健全档案工作体制,组织保证是前提,解决好有人管的责任问题;其次是明确职责任务,坚持依法履职是关键,解决好如何做的方法问题;再次是掌握工作标准与技能,规范档案管理并发挥效用是目的,解决好做得怎么样的质量问题。三者是一个联系紧密的整体,缺一不可。因此,各机关、企事业单位应按照做好档案工作的基本途径,认真开展工作,确保本单位档案工作的持续、稳定发展,为国家档案事业的不断发展奠定坚实的基础,为人类社会延续历史留下宝贵文化财富。□

(编辑/梁永安)