馆藏资料内涵的界定

李润华　孙桂丽　刘玉波

据调查,目前,许多综合档案馆的资料工作都处于一种尴尬的境地。一方面,随着信息技术的飞速发展,档案、图书、情报之间可以互通有无,不再界限分明,各级档案馆在利用有限的经费收集和购买资料时处于盲目、被动的“跟风”状态;另一方面,是数量日益增多的资料利用率低下,出现这样的情况,原因有多种,诸如对档案馆馆藏资料的认识问题,标准、规则的缺失,资料内容、结构问题等。而馆藏资料内涵如何界定,则是其中最关键的原因之一。

馆藏资料内涵的界定,关系着馆藏资料工作的开展,决定着档案馆接收、征集或购买什么样的资料,而不接收、征集或购买什么样的资料,档案馆有限的经费能否得到恰当的运用。

一、对馆藏资料的界定,主要有以下几种说法

1.“从档案学角度说:资料是指不作为档案保存的一切公开或内部的出版物和文件。”

2.“馆藏资料是指与馆藏档案有关的,反映本馆属地时空范围浓郁特色的,配合档案提供给社会各部门及个人工作、学习和科学研究参考用的材料。”

3.“馆藏资料却是一个特定的概念,它是指档案馆收藏的单位或个人在其职能活动中形成的,配合档案提供给社会各方面工作、研究、学习时参考时使用的一切公开或内部出版物以及文件、档案的复制件等。”

第一种说法是宏观上相对于整个档案馆体系来说的,含义太广,实际工作中对于每一个具体档案馆的资料工作没有现实的指导意义;第二种说法,笔者认为较好地阐述了馆藏资料与资料的不同之处,为档案馆的资料工作提供了一个清晰的认识,不足之处在于,第二种说法的作者在界定馆藏资料后,其中在购书范围上指出,“档案馆馆藏图书主要应有三类:马列著作、文史著作、档案学著作等为一类;百科全书、辞海、辞源、字典、地图等工具书为第二类;以本地区的人和事为素材和背景的各种著作、与本馆档案资料有直接关系的其他书籍为第三类。”其中档案学著作、辞海、辞源、字典等,所给的馆藏资料概念是不能涵盖其内的,再者,像辞海、辞源这类工具书,档案馆是否有购买的必要,还有待商榷。另外,“文史著作”,范围太广,在实际工作中也很难界定范围;第三种说法界定的馆藏资料范围很狭窄,是“档案馆收藏的单位或个人在其职能活动中形成的”,然而在接下来所列举的八种资料种类远远超出其范围。

二、馆藏资料内涵的界定

资料,为工作、生产、学习和科研研究等参考需要而收集或编写的一切公开或内部资料。通常指书刊、期刊、小册子、简讯、汇编、图表、图纸等。馆藏资料,从整体上说,凡是不作为档案保存的资料都应该是。然而,相对于每一个档案馆来说,在信息爆炸和倡导信息资源共享的时代,收集不作为档案保存的一切公开或内部的出版物和文件,既不现实也没必要。

众所周知,我国的每一级档案馆都有相对稳定的接受范围,馆藏资料工作也不例外,它的接收、征集或购买范围应当与档案馆的级别、档案工作范围是相一致的。接收范围的相对稳定,有利于保存资料的系统性,也有效地避免档案馆之间馆藏资料的重复。《档案馆工作通则》第九条也规定:“档案馆要注意接收和收集与本馆馆藏档案有关的各种资料。”“本馆馆藏档案有关”的馆藏资料不应该是馆藏档案的重复,它是对馆藏部分缺失档案的补充,是对馆藏档案中宏观内容的细节补充,也是对馆藏档案具体内容的整合和升华。

因此,笔者认为,针对于一个具体的档案馆来说,馆藏资料不仅与本馆馆藏档案有关,与档案学、档案馆工作有关,更与其档案接收的地域界别有关。一个档案馆的馆藏资料是指与本馆馆藏档案、档案馆工作有关,反映本地域级别特色的各种材料。档案馆资料收集范围主要包括以下三类:1.与档案馆馆藏全宗有关的各种资料;2.研究档案学和档案馆工作活动范围的有关资料;3.反映本地区风土人情的各种资料。

同时,还应该意识到,一个档案馆的馆藏资料接收或征集范围,随着电子时代的来临,趋于逐渐缩小的状况。被缩小掉的那部分资料并不是档案馆或利用者已不需要,而是由于电子政务的实施,数字化档案馆、图书馆的建设,档案、文件的数字化,人们可以直接在网络终端利用,档案馆不需要再接收进馆。所以,在馆藏资料的接收或征集上,其接收范围也不是一成不变的。

如此界定馆藏资料的内涵,有利于档案馆馆藏资料的接收、征集或购买,档案馆的资料工作才能与时俱进,更好地为本地域经济社会发展服务。□

(编辑/永安)