网络化条件下会计系统流程再造的误区剖析

刘承焕

【摘要】 文章分析了与会计流程再造相关的两个认识错误,纠正了片面追求 “精简”的错误理念,提出了结合企业ERP管理软件应用和互联网这两大环境去进行会计系统流程再造的设想。

【关键词】 会计系统;会计系统流程再造;ERP;互联网

一、几个概念误区剖析

近些年来,随着企业流程再造(BPR)的流行,会计理论界开始广泛讨论会计流程再造的问题,进而出现了会计业务流程再造、 业务财务一体化、会计系统流程再造等相关术语。以下纠正对两个常见术语的错误理解。

(一)对“会计业务流程再造”这一错误术语的剖析

“会计业务”这一名在现实中被广泛运用,但从会计的本质来看,这一提法是值得商榷的。信息系统论认为“会计是旨在提高经济效益的一个信息系统”,而业务一般是指经济业务,应该包括融资业务、采购业务、生产业务、销售业务、投资业务、分配业务、纳税业务、薪资业务等经济活动。会计的职能是反映和监督,即对上述这些经济业务(活动)引发的资金运动进行反映和监督。“会计”和“业务”的本质区别在于:“业务”是各项经济活动的简称,“会计”是对经济活动的计量、记录报告;“业务”是“会计”处理的对象。因此把“会计”和“业务”连接起来的“会计业务”的提法是不够准确的,因而“会计业务流程再造”的提法也是不够准确的。

(二)对“业务财务一体化”的错误理解的剖析

长期以来,由于薪酬发放、固定资产折旧、往来收付结算、采购销售、仓储库存、融资投资、计缴税金等“业务”和财务(主要指会计)有着千丝万缕的联系,会计必须对这些业务产生的资金流信息进行输入、处理、加工从而生成会计信息,传统的会计岗位划分也是以这些具体业务为依据的。例如会计中的工资岗位专门处理工资计算及相关的人工成本费用分配的问题,既要肩负薪酬数据采集、汇总、分类、计算还要承担会计分配任务。一个会计岗位同时肩负了“业务”和“会计”两大功能,这样给人造成错觉,会认为薪酬计算发放“业务”和薪酬费用分配“会计”是“一体化”的。对工资会计岗位的准确定位应该是“专门处理薪酬管理业务中和成本费用分配相关的会计信息活动”,而具体的薪酬计算业务严格来说应该由人事、车间、总务等部门共同完成。又如会计中的采购岗位其实并不是采购“业务”活动的直接参与者,因为采购应该是由具有专业技术的专职采购人员完成,他们负责和供应商直接接触,要出差、跑业务。对会计工作中的采购岗位准确的定位应该是“专门处理采购业务中和采购成本相关的会计信息活动”。

综上所述,所谓的“业务财务一体化”,不是说业务和财务(含会计)不分家,不是你中有我、我中有你的关系。严格说来,“业务”人员和“财务”人员的工作性质和职责是“分立”的,不是合为“一体”的。虽然现实中由于人员缺乏或者内控松散,有时会出现一个人既是业务人员又是财务人员的例子,但是我们必须认识到业务人员和财务(含会计)人员是两类性质截然不同的人员,两者各有各的岗位职责,各有各的工作特点。

“业务财务一体化”的准确解释是:“从管理信息系统角度来看,凡是要在业务部门和财务部门等多个子系统共同使用的数据,应该确保只有一个唯一的数据源头,即从数据产生的源头业务模块输入数据,在相关的其他信息模块和财务模块共享并处理该数据”。这一概念是从信息管理角度出发而产生的,基本原则是:凡是几个部门共同需要的一种信息,应该只在该信息产生的源头录入生成,其他系统不再重复录入。现代企业管理最终的实质还是信息化管理,比如采购活动发生以后,要引发采购、付款、库存这些“业务”和“会计”等的一系列变化,本来要在四个职能部门分别输入各自相关的信息,就是对于一个共同的采购业务引发的信息活动,要放到四个不同的职能部门去处理,这样不但会造成数据的重复输入,还容易出现错误,又要花费时间进行核对,信息处理效率低下。而“业务财务一体化”强调的是进入信息系统的数据源头只有一个,就是从采购系统中录入信息后,其他诸如付款、库存、会计等需要这笔采购信息时,直接调用即可,这样大大减少了出错的概率,减少了核对的麻烦。

(三)“会计系统流程再造”的提法是科学的

“会计系统流程再造”这一概念符合会计的内涵,也可以引申到会计反映流程再造、会计监督流程再造和会计管理流程再造。可以将“再造”的思想融入到会计信息系统处理的各个环节。从会计的反映职能来看包括:业务→原始凭证的流程再造,原始凭证→记账凭证的流程再造,账簿生成的流程再造,报表生成的流程再造等;从会计的监督职能来看,输入时→系统有效性检验→专人审核生效→进入下一个环节并处理→责任人签字……这一基本的监督流程可以随着企业信息化建设发展进行相应的改造优化。从会计参与决策职能流程看,原始数据的输入→专人利用专门手段进行处理→领导决策获取信息→依据信息进行决策,这一流程同样存在再造的空间。

二、片面追求精简的误区剖析

学者们普遍认为,着手进行会计系统流程再造时应从会计重要性原则出发,能省则省。一味求精求简的再造理念,在短期内可能会有一定的效用,但从长期来看,往往会以内部控制松散作为代价,或者以丧失信息的衍生利用价值为代价,这是目前进行会计系统再造的误区之一。

下面以采购业务中的会计流程再造为例阐述。如果仅从会计做账处理的角度考虑,可以将采购分解为三个步骤:第一步,见到采购发票作“借:在途物资,借:应交税费;贷:应付账款(或其他)。第二步,见到和采购相关的运费发票等(作和上述类似的处理)。第三步,见到采购实物办理入库结算时作 “借:原材料(库存商品);贷:在途物资”。按照这个思路,在设计采购业务的信息传递流程时只要围绕采购发票、运费发票、入库单这三种原始单据的处理进行即可,不考虑除此以外的其他单据和信息,这样做很符合简化高效原则。但是在简化的同时,我们牺牲了其他信息需求,比如采购订货问题、款项结算问题。也就是说只注重到会计核算信息的生成,但没有考虑到会计管理乃至整个企业管理信息的生成问题。在简化流程的同时忽略了信息的完整性,这是误区之一。

在解决数学几何难题时,往往会引入“辅助线”这一题外“工具”,它虽不是几何难题本身的必须条件,但是它的引入,会使人的思路豁然开朗,从而顺利解决难题。进行会计系统流程再造过程中,站在企业信息管理的总体角度,兼顾内部控制的要求,适当增加原来流程中所没有的一些“辅助流程”,不但不显得累赘,反而会使整个流程更显得井然有序。比如采购付款中的“现结单”就是一个很好的例证。

三、脱离企业ERP管理软件应用环境的误区剖析

现代企业管理离不开ERP管理软件这一基本环境,进行会计系统流程再造,更无法跳出这个圈子。现在用友、金蝶、安易、SAP等大型的较成熟的ERP管理软件已广泛应用于各行各业。言会计必言财务软件,言财务软件必言ERP。在现代信息社会,会计已很难游离于前述的融资、采购、生产、销售、分配、投资税务等具体的经济业务之外。会计信息系统更是作为整个企业管理信息系统的一个子系统存在。应用ERP软件的企业要充分认识到财务和业务的具体关系;要认识到账务处理模块和购销存、薪酬管理、资产管理、往来款项管理、生产制造管理等模块之间的关系;要充分考虑到信息系统内部单据之间的流转关系,考虑到数据单据的上、下游关系;考虑单据录入、审核、处理、输出分别应放在哪个模块进行,一定要站在整个企业信息管理的高度考虑会计系统流程再造,不能孤立地只在会计系统内部进行简单的流程改造。要知道,进行流程再造的目的不仅是为会计信息的生成,更是要为整个企业的管理需要生成。同时,在进行会计系统之外的其他子系统的数据信息流程再造时,也同样要兼顾到会计系统的需要。

图1是用友U8管理软件总体架构图,是假定企业实现了物料需求计划、采购、应付账款、销售、应收账款、库存、存货、成本管理、工资、固定资产、资金管理、财务分析等多模块应用,是一个比较典型的ERP信息管理环境。此图对研究ERP内部各模块关系有着重要的参考意义。

图1中如果加入生产制造、客户关系管理、人力资源管理等模块,其模块关系图将更加复杂,在进行相应模块流程再造时要考虑的因素将更加全面,问题将复杂化。如果减少一些模块,则在进行相应流程再造时需要考虑的因素也进一步减少,问题将简单化。总之,进行会计系统流程再造或者其他业务系统流程再造一定要结合企业购置的ERP软件进行,也可以结合企业的流程再造去选购ERP软件,不要浪费ERP软件资源。可以说,在购买ERP管理软件之前是尽量让ERP软件适应本企业的管理流程需求,而买回ERP管理软件并使用后,应该尽可能让企业的管理流程去适应ERP软件的要求。现在企业应用ERP软件失败的案例很多,成功的不多,大家都在责怪ERP——不符合自己的特殊需求,但很少考虑改变自己的惯有流程去主动适应ERP的要求。

当然,由于ERP管理系统自身的特点是全面性、复杂性、综合性、严密性,因此在结合ERP系统考虑会计系统流程再造时,往往又会陷入过于复杂的误区。因而在考虑整体性的同时,也需要结合企业的具体情况,适度精简,尽量减少模块间过多的数据关联程度,以避免带来会计信息时滞性的问题。

四、游离于互联网大环境之外的误区剖析

现代信息社会是以网络的普遍应用为基本特征,会计信息系统及时性、相关性的要求可以得到完美的体现。研究会计信息系统流程再造,必须站在具有互动性、开放性的互联网的大环境下进行。脱离网络环境的会计系统流程再造只能是闭门造车的做法,终将被时代抛弃。

前已述及会计系统流程再造的一个基本原则就是数据源一次输入原则,目标是降低冗余程度,减少重复输入带来的错误,减少因不同人员录入相同信息而进行的相互核对,现以两个简例阐述。

例1,如果集团公司内分布于不同地区的子公司都应用同一种ERP软件并且都能顺利互联,则通过互联网和ERP管理软件这一平台,可以进行信息的适时同步操作。比如在上海分销公司的一笔销售业务信息录入后,可以同步进入到远在北京的数据库中,北京的信息人员可以及时收到这一信息,立即审核后制单。就是在上海分销部录入原始信息,北京的总部财务人员也能审核信息并处理信息,进一步生成管理需要的其他信息。

例2,非集团公司的两个企业之间的购销业务在互联网环境下流程优化。比如A公司要向远在外地的B公司采购商品,买方A和卖方B要涉及到的几个具有密切关联度的主要单据及对应关系为:A:采购订单← →B:销售订单; A:到货单← →B:发货单; A:采购发票← →B:销售发票。显而易见,在绝大多数正常情况下,A企业的采购订单和B企业的销售订单信息应是一致的;A企业的到货单和B企业发货单信息应是一致的;A企业的采购发票和B企业的销售发票信息应是一致的。这就给网络环境下的会计系统流程再造提供了如下思路:(为了说明问题,这里先撇开实物出、入库手续和相关付款结算手续)

A企业录入采购订单,通过网络传递到B企业。

B企业立即根据A企业的采购订单研究决策后生成发货单、录入销售发票,并传递给A企业,同时组织发货。

A企业根据B企业传来的发货单和到货情况生成到货单;根据B企业传来的销售发票生成采购发票。

再造前,A企业要录入3种单据,B企业要录入3种单据。再造后,由于相同信息可有上游数据生成,这样的话,最终的单据变为采购订单、发货单、销售发票,业务录入量减少了一半。

当然在具体应用中还要考虑双方的网络基础、软件基础、数据库结构、国家规定等。但从减少不必要的重复输入角度考虑,提供了另一种新的思路。

五、结束语

今后,在提到和会计相关的流程再造时,标准的提法应该是“会计系统流程再造”。由于现在的企业大多数都已处于互联环境,ERP管理软件的应用也已经比较普及,因而在研究会计系统流程再造时,必须紧密结合这两大环境。再造后的流程一定要和ERP软件的应用高度相适应。同时要考虑和企业外部环境相融合,考虑外部数据源流入企业内部信息系统并利用的问题。●

【参考文献】

[1] 汤四新,庄明来.销售循环中会计业务流程再造模型之比较[J].审计与经济研究,2008(3).

[2] 李英红.浅谈网络信息时代的会计流程再造[J].经济论坛,2008(3).

[3] 张丽霞.网络时代企业的会计业务流程再造[J] .四川会计,2003(9).

[4] Hammer,Champy.ReengineeringtheCorporatioz[M]. United States:HarperCollins Publishers,2004.