全面实施质量管理 提高馆员服务意识

赵 莉

关键词:质量管理;质量第一;公共图书馆

摘 要:追求质量和效率是公共图书馆生存与发展的前提和目标。本文从六个方面探讨了公共图书馆实施质量第一战略的基本途径。

中图分类号:G250文献标识码:A 文章编号:1003-1588(2009)05-0124-02

1 质量和效率是公共图书馆生存与发展的前提

公共图书馆要在未来的图书馆业界实现可持续发展,就必须提高自己的产品质量。产品质量是公共图书馆赖以生存和发展的前提和目标。

1.1 质量和效率是公共图书馆发展的基础和原动力

产品质量如何,是衡量生产力发展水平的一个重要标志。社会进步靠生产发展,而质量是生产力发展的内在决定因素之一。因此,不断追求产品的高质量、生产的高质量和生活的高质量,是社会经济发展的基础和原动力。质量是效益的核心,提高质量是提高公共图书馆社会效益、经济效益,确保公共馆健康发展的重要途径。

1.2 质量和效率是公共图书馆竞争的焦点和基础

随着我国社会主义市场经济体制的建立,市场选择信息产品、市场选择图书馆的格局逐步形成,竞争已成为市场经济的主导力量。而市场竞争的焦点和基础是服务产品质量。不论是占领国内市场,还是国际市场,优质是通行证。质量好坏,成为决定公共图书馆经营胜负和取得效益的关键。

1.3 质量和效率是公共图书馆竞争的根本手段

国际质量管理权威、美国的哈林顿曾经这样描述:现在世界上正在进行着一场第三次世界大战,这不是一次使用枪炮的流血战争,这场战争的主要武器是产品质量。在走向市场经济的征途中,公共图书馆面临着的是一个十分复杂多变的市场,公共图书馆要在竞争中取胜,其根本手段是靠产品质量。

2 公共图书馆面临着严峻的挑战

就公共图书馆目前面临的问题,从根本上说还是两个方面:生存与发展。毋庸置疑,公共图书馆应当在发展中求生存。就生存而言,公共馆已经初步具备了一些竞争实力,但是,面对高校图书馆的竞争压力,应当说公共图书馆在发展过程中仍然面临着严峻的挑战。

2.1 公共图书馆之间的竞争压力

公共图书馆间的竞争是显而易见的,谁的藏书多,谁的资源基础雄厚,谁的服务质量高,谁的工作手段先进,谁就将拥有竞争优势,得到更好的发展。这样,公共图书馆必然会在各方面相互竞争。然而,公共图书馆间的竞争实际上是一种合作竞争。这是因为,公共图书馆面对信息量急增的态势,其馆藏文献数量总是相对有限的,若想建立全方位的文献信息系统,更好地为本地区经济活动输送信息,就必须实行馆际协作,弥补各自的信息差。

2.2 公共图书馆面对其它信息企业的竞争压力

当公共图书馆进入社会经济大系统后,还面临着其它信息企业的挑战。因为现代图书馆的主要职能是整理文献、传递信息、传播知识、开发信息资源、参与社会教育、保存文化遗产等。但是,具有这些职能的机构不仅仅限于公共图书馆,如情报所、科研所等。随着信息服务技术的大量涌现,各种新型的专业化信息服务部门应运而生。这些信息服务部门都具有健全的管理体制、科学的决策机制和可观的产业规模。这就使得在竞争中处于劣势地位的公共图书馆将会危机四起。对图书馆来说,来自外界的竞争是客观存在的,并且随着科技、经济的发展,这种竞争的力度会越来越强,而且比公共图书馆间的竞争更为激烈。

3 公共图书馆实施质量第一战略的思考

3.1 塑造公共图书馆的全面质量文化

全面质量文化是指人们在生产和生活中所共识的具有强烈质量意识的价值观念和行为准则。塑造全面质量文化关键在于建设以质量第一、永远第一为核心的价值观。笔者以为,塑造全面质量文化应从如下几个价值观的建设入手:(1)用户至上:图书馆任何工作都应达到所要求的质量水平,这就要求工作人员,尤其是领导层要有高度的质量意识,从确定目标到安排人、财、物都要遵循科学的原则,要树立以用户为中心、使用户满意的思想。(2)馆员至上:全面质量文化的精髓就是“以人为中心”,突出人的价值和地位,在视用户是上帝的同时,应视馆员为上帝的一部分。尊重人是调动人积极性、实现全面质量管理、改进和提高服务质量的重要条件。(3)工序至上:全面质量管理的重点应放在生产与研制的过程中,强调生产的过程要处于受控状态,把可能影响服务质量的因素在未提供服务前就加以控制,从而克服单纯强调量化而带来的质量问题,不把上一环节的问题带到下一环节去解决。(4)团结协作:图书馆工作是一个综合的系统,环节较多,联系密切,不是单纯的质量检验或统计方法就能取得好的管理效果。图书馆工作要取得好的效果,就应通过文化导向激发馆员保持良好的群体心态,使图书馆的整体目标与馆员的个体目标达到一致,从而使馆员视图书馆的整体利益高于一切,并能够不遗余力地为实现整体目标而奋斗。(5)公平竞争:没有竞争就没有压力,也不会有任何意义上的优胜劣态;就有可能导致优而不胜、劣而不汰的畸变。因此,通过图书馆之间、馆员之间开展公平竞争,真正实现存优汰劣。(6)全员参与:全面质量活动重在全员参与。每个人都要在自己的岗位上为质量尽责,只有人人重视质量,人人保证质量,以优质为荣、劣质为耻,服务质量才有坚实的基础。

3.2 强化质量经营

市场意味着风险,意味着变化,而用户的需求决定着这种变化。质量经营就是围绕经营目的,用质量管理的思想和方法不断改进经营管理,把握用户越来越丰富和多样化的需求,开发适销对路的服务产品,从而更好地适应市场和经营管理的发展变化。只有这样,图书馆才能真正认识到质量是图书馆的生命并重视质量工作,从过去的“要我提高质量”转变为“我要提高质量”。因此实施质量第一战略才有内在动力。

3.3 制定质量方针和质量目标

图书馆要建立并保持实施一个有效的文化质量管理体系,并持续改进其有效性,就必须制定明确的、具体的质量方针和质量目标。质量方针和质量目标的具体内容要反映本馆特点,也要充分考虑本馆发展背景、发展规模、人文因素等,同时还要从实际出发、量力而行,把一些可预见的变化因素考虑进去,并使质量方针和质量目标具有一定的超前性。

3.4 强化质量的过程控制

全面质量管理理论强调,影响产品质量的全部因素必须在生产全过程中始终处于受控状态。它与最终质量检验相比,更强调过程控制。这样做的好处是在生产过程中,通过受控,消除每一个环节中的不合理因素,确保服务产品的质量。如二次文献加工过程中对选题、收取范围、编排体例等进行控制,只有在选题确定后,才可进入收集有关文摘这一环节,其它环节同样需确定方案后方可实施。这样,就可以避免工作伸缩性较大而出现工作质量不易控制等现象,从而克服简单的量化管理和目标管理的局限性,确保环节都符合的原则和标准,都能做到正确无误,一旦发现问题及时纠正,就可确保最终的工作质量,使图书馆工作中的失误控制在最小程度。

3.5 培养优质的服务馆员

我们知道,在服务的传递中,服务人员总是扮演着重要的角色,要使读者满意,最重要的是要改善服务人员服务用户的态度及能力。然而一位称职优秀的图书馆服务人员除了要具备专业的服务能力外,也要具备服务读者的“心”。 其中,服务能力所指的是馆员在提供优质服务时,所需具备的专业知识、技巧与观念,其包含了技术性与知识性的能力,而这两种能力彼此相辅相成,缺一不可。而服务人员的“服务心”所指的是一种服务的人生观,和工作态度相似,即一种主观的服务意愿与心态,其中包含助人为乐的服务精神,诚恳待人的实干精神与礼貌待人的友善精神。一般而言,读者对于这样类型的人都会给予较高的服务评价。一位优秀的服务人员,必需由充足的教育训练与丰富的工作经验共同培育而成。因此,馆领导应制定相关的训练制度与规定,以培养更多合乎标准的服务人员,促使图书馆的服务更受用户赞赏。

3.6 推进技术进步,增加质量投入

提高质量的基本途径是技术进步,质量管理要同技术进步相适应。公共图书馆应根据质量战略的总体规划,在一段时期内,集中一定的财力对若干重点岗位实行技术改进,增加质量投入的力度,较大幅度的提高该岗位的质量,使其具有竞争的优势和实力。

综上所述,作为以服务为导向的公共图书馆,只有不断地改进产品质量、服务质量,为用户提供满意的服务,才能保持自身的存在和发展。

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