对企业大型庆典活动的总结与思考

董四全

摘 要:企业大型庆典活动是企业根据自身经营发展的要求,所组织开展的向社会各界展示企业形象的一种组织行为。在大型庆典活动的组织工作中,要注意体现庆典的特色,安排好庆典的具体内容,注意力应重点放在出席者的确定、来宾的接待、环境的布置、庆典的程序以及庆典活动细节衔接等方面。

关键词:庆典活动 策划组织 资源投入 经验建议

中图分类号:F270 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2009)11-260-02

黄河龙口水利枢纽首台机组并网发电庆典仪式已于2009年9月18日在龙口现场成功举行。来参加龙口枢纽首台机组并网发电庆典仪式的来宾,对此次庆典活动的策划组织和整体效果给予了较高的评价。笔者通过亲身参与此次活动的组织实施,对企业大型庆典活动的组织有一些收获和思考。

企业大型庆典活动是企业根据自身经营发展的要求,所组织开展的向社会各界展示企业形象的一种组织行为。庆典活动的规模与气氛代表着企业自身的风范与实力。要成功筹备组织庆典活动,取决于以下几个方面:

一、庆典活动的成功组织,必须得到企业领导的高度重视

庆典一经决定举行,即成立对此全权负责的庆典筹备组织机构。成员通常应由企业主要领导、具体承办部门负责人及相关人员组成。庆典筹备组织机构人员组成的高层化,可以确保为庆典活动提供强有力的组织和资源保障。在庆典筹备组织机构内,应根据庆典活动具体工作需要,下设若干专项工作小组,在会务组织、现场接待、文秘宣传、现场布置、车辆交通、安全保卫、财务等各方面分工负责,衔接到位。各工作组应明确负责人、组成人员和工作职责分工,各组之间加强沟通协调,积极主动开展各项准备工作,将庆典活动可能涉及的各种情况考虑周全,责任落实到人,分工合作,密切配合,保证庆典活动圆满成功。

二、庆典活动的成功组织,必须要有一个全面、具体、操作性强的庆典活动总体策划

庆典策划时要注意以下几个方面:

1.要体现出庆典的特色:庆典是庆祝活动的一种形式,要求每一项具体活动都尽可能组织得热烈、欢快而隆重,不论是举行庆典的具体场合、庆典进行过程中的某个具体场面,还是全体出席者的情绪、表现,都要体现出红火、热闹、欢快、喜悦的气氛。这样庆典的宗旨——塑造企业良好形象,展示企业雄厚实力和美好的发展前景,展示企业员工的良好精神面貌和干部队伍的凝聚力、战斗力,扩大企业在社会各界的影响力,才能够真正地得以贯彻落实。

2.要安排好庆典的具体内容。庆典所具有的热烈、欢快、隆重的特色,应当在其具体内容的安排上,得到全面的体现。从庆典活动组织者的角度来考虑,庆典的内容安排,至少要注意出席者的确定、来宾的接待、环境的布置以及庆典的程序等四大问题。

(1)精心确定好庆典的出席人员名单。确定庆典的出席者名单时,始终应当以庆典的宗旨为指导思想。庆典的出席者通常应包括如下人士:一是上级领导。上级主管部门和地方党政领导,大都对企业的发展给予过关心、指导和帮助。邀请他们参加,主要是为了表示感激之心。二是企业主要合作单位的领导,请他们来一方面是表示感谢,一起分享成功的喜悦;另一方面也是为了加深彼此联系,沟通情况,联络感情,奠定今后进一步合作的良好基础。三是新闻媒体。主动与他们合作,将有助于媒体公正地介绍企业发展成就,进而有助于社会各界加深对本企业的了解和认同,扩大企业的影响力。四是所在地相关单位。请他们参加本单位的庆典,会使对方进一步了解、尊重、支持本企业工作,或是给予更多的方便。五是本企业员工。员工是企业的主人,企业每一项成就的取得,都离不开他们的兢兢业业和努力奋斗。以上名单一经确定,就应尽早发出邀请。鉴于庆典的出席人员甚多,牵涉面极广,故不到万不得已,均不许将庆典取消、改期或延期。

(2)精心安排好来宾的接待工作。通过主办方热心细致的接待工作,使来宾感受到主人真挚的尊重与敬意,从而使每位来宾都能心情舒畅。

庆典的接待小组,原则上应由年轻、精干、身材与形象较好、口头表达能力和应变能力较强的对口接待部门负责人和青年员工组成。接待小组成员的具体工作有以下几项:来宾的迎送,来宾的引导,来宾的陪同,来宾的招待。凡应邀出席庆典的来宾,绝大多数人对本单位都是关心和友好的。因此,当他们光临时,主人没有任何理由不让他们受到热烈而且合乎礼仪的接待。

(3)精心布置好庆典仪式的现场。举行庆典仪式的现场,是庆典活动的中心地点。对它的安排布置是否恰如其分,往往会直接关系到庆典留给全体出席者的印象的好坏。庆典会场选择时,需要通盘考虑的主要问题有:一是地点的选择。在选择具体地点时,应结合庆典的规模、影响力以及本单位的实际情况来决定。庆典活动举行场地确定后,应提前组织进行考察,结合庆典设备用品的数量、大小及参加活动的人员数量,必须考虑到治安、交通、环保、消防等方面的不利因素,做好应急防范准备。同时庆典会场临时水源、电源的设置要合理,保障安全。二是环境的美化。在反对铺张浪费的同时,应当量力而行,美化庆典举行现场的环境,烘托出热烈、隆重、喜庆的气氛。三是场地的大小。在选择举行庆祝仪式的现场时,现场的大小应与出席者人数的多少成正比。四是音响的准备。在举行庆典之前,务必要把音响准备好。尤其是供来宾们讲话时使用的麦克风和传声设备,在关键时刻,绝不允许出现问题,让主持人手忙脚乱。在庆典举行前后,播放一些喜庆、欢快的乐曲。对于播放的乐曲,应先期进行审查。五是要充分考虑季节和天气因素,做好相应的应急预案准备。

(4)精心拟订好庆典的具体程序。拟订庆典的程序时,有两条原则必须坚持:第一,时间宜短不宜长。庆典仪式应以一个小时为限,一方面确保其效果良好,同时也是对全体出席来宾的尊重。第二,程序宜少不宜多。

三、庆典活动的成功组织,关键在于将策划付诸于实施

1.选择好专业礼仪公司。组织大型庆典活动,一般来讲,主办方往往存在庆典活动经验不足的情况。考虑庆典活动的前期筹备心理压力比较大,加之开业庆典过程中还要照应领导和来宾,对开业庆典活动的全程管理不具备相应条件。为使庆典活动达到预期的效果,起到其应有的作用,避免活动的脱节,应该将庆典活动的全过程交给有丰富经验、实力雄厚、信誉良好的专业礼仪服务公司来完成,可使主办方节约不少精力,专注于会务组织和来宾接待方面。礼仪公司确定后,应及时和礼仪公司沟通交流庆典活动的组织安排和进展情况,最大化地发挥礼仪公司的专业作用,充分尊重和倾听礼仪公司专业人员的咨询经验,确保庆典活动组织专业,细节衔接到位。

2.加强与地方政府和公安部门的协调。应提前一周左右将庆典计划报地方政府和公安部门审批,最好当面接洽,表示企业对庆典活动的重视和对对方的尊重,争取对方的支持。在活动结束后,对地方政府、公安和交通主管部门的主要负责人应及时予以回访,表示感谢,增进友谊,以便形成长期的合作关系。

3.庆典活动组织中,应调动本企业范围内的人、财、物资源,选择能办事、会办事、办实事,组织协调和执行力强的人员参与到庆典活动组织工作中,尤其是要尽早确定庆典活动的总协调人和各工作组负责人。人员明确后,应强调组织纪律,做到组织下达的指令清晰而明确,信息沟通顺畅而统一,工作人员令行禁止。

4.庆典活动前期筹备中涉及方方面面的事情比较多,庆典筹备组织机构应每日召开会议,及时沟通情况,研究布置相关工作,明确细节衔接方面的原则和要求,落实庆典议程、会场布置、现场音响、电源(含备用电源)、天气状况、防雨预案、安全保卫、交通和车辆安排等方面的细节安排和衔接,做好各项应急预案,明确会场秩序维护和发生紧急情况时的疏散顺序。在庆典活动前2～3天提前组织检查落实和预案演练,便于具体工作人员执行。

5.庆典活动的新闻宣传工作应提前安排到位。在确定了邀请的新闻单位后,安排新闻记者提前进场熟悉本单位情况,选择好现场拍摄机位,组织好新闻通稿,做好现场采访安排,确保达到预期的宣传效果。

6.选择合适礼品和宣传用品。庆典活动确定后,应立即研究布置庆典活动预算和礼品采购,安排专人考察落实礼品采购工作,确保在庆典活动举行前一周全部采购到位。

7.教育本单位的全体员工以主人翁的身份热情待客,有求必应,主动相助。接待贵宾时,需由本单位主要负责人亲自出面。

(作者单位:黄河万家寨水利枢纽有限公司 山西太原 030002)(责编:若佳)