浅析完善中小企业应收账款管理的对策

杜巨玲

摘要:应收账款管理是企业资金管理的重要组成部分,关系企业的现金流量和再生产的资金需要,拥有完善的应收账款管理体制对企业的发展有着重大影响。在市场竞争中,许多中小企业为了扩大销售,纷纷采用赊销产品的促销方式,使得企业应收账款不断攀升,企业风险不断增大。本文以中小企业为研究对象,探讨了如何进一步完善中小企业应收账款的管理。

关键词:中小企业;应收账款;应收账款管理

中小企业,是指营业收入或资产总额较小、职工人数较少、管理组织简单、职责分工有限的企业。与大型企业相比,中小企业规模小、结构简单、各项制度不健全、管理思想落后,这使得中小企业在财务管理方面存在一些问题,尤其是应收账款管理。应收账款管理不善直接导致了中小企业资金回收困难,造成现金流量不足,限制了中小企业的快速发展。去年爆发的金融危机就给了许多企业一个教训,尤其是中小企业,那些因欠款无法追回的企业就不得不关门歇业。

因此,应收账款管理的完善与否对于中小企业的长久发展来说起着至关重要的作用,完善中小企业应收账款管理的对策主要体现为以下四个方面。

1完善企业内部控制与会计核算方法

1.1建立严格的职责分工和严格的赊销审批制度。

为了加强对应收账款业务的控制,防止出现错误和舞弊,应建立严格的职责分工制度,促使各部门之间相互制约,保证业务活动能够有效进行。企业内部应分别制定各级销售人员可批准的销售限额,超过限额以上的必须报上级审批。同时,应落实责任制,各个销售人员对自己经办的每笔业务必须进行事后监督。

1.2建立严格、完善的坏账核销管理制度。

企业应制定严格的坏账确认方法和核销制度,对确实不能收回的应收账款应作为坏账损失、且经相关负责人审批后才可以进行账务处理。坏账损失进行账务处理后,应当依据税法的有关规定主动向主管税务机关申报,按照企业会计制度规定的方法进行核销。

1.3严格按会计制度办事,建立坏账准备金制度。

财务人员应严格按《企业会计准则》规定的要求对应收账款进行及时清算、对账等工作,工作岗位设置中也要注意不相容职务的分离,如记录主营业务收入账簿和应收账款账簿的人员不得开具发票、经手现金,以形成内部牵制,达到控制的目的。对于发票,也要定期与销售部门的销货清单和有关科目的金额进行核对,以防账外债权的出现。同时企业应遵循谨慎性原则,建立坏账准备金制度,采用应收账款余额百分比法或其它的方法计提坏账准备金。

2加强企业信用政策管理

首先,需谨慎制定信用标准。信用标准是企业评价客户等级,决定是否给予或者拒绝客户信用的依据。如果顾客达不到信用标准,便不能享受企业信用或只能享受较低的信用优惠。企业在选择或制定信用标准时可以从以下三个方面着手:一是了解同行业竞争对手的情况,若对手实力强劲,企业就可采取相对竞争对手来说较低的信用标准,以争取扩大市场占有率。其次,准确判断自身的抵抗客户违约风险的能力。企业抗风险能力强,就可以较低的信用标准提高竞争力,争取客户,扩大赊销。再次,建立客户信用评价制度,规避风险。

在以上三点中,建立客户信用评价制度是最重要的一个环节。对于客户进行信用评价简单的说就是评估它赖账的可能性。比较常用的是“5C”系统。所谓的“5C”系统就是评估客户信用品质的五个方面,即:品质(Character)、能力(Capacity)、资本(Capital)、抵押(Collateral)和条件(Condition)。

品质:指的是客户的信誉,即履行偿债义务的可能性。企业必须设法了解客户以往的偿债记录,查看其在是否有赖账的记录,如果有,那么企业在赊账的时候就必须谨慎对待。

能力:指的是客户的偿债能力,主要看的是它的流动资产的数量和质量,以及与流动负债的比例。如果其流动资产越多,质量越好,则说明其变现能力强,有偿债能力。

资本:指的是客户的财务实力和财务情况,表明客户可能偿债的背景。

抵押:指客户拒付款项或无力支付款项时能被抵押的资产。对于不明其底细和信用状况有争议的企业尤为重要,一旦收不回其所欠款项,便以抵押品抵押。

条件:指可能影响客户付款的经济能力。例如,在这次金融危机下,对客户的付款产生了什么影响,客户会怎么做等等。

依据“5C”系统进行仔细认真的评估,可有效的防止对一些信用差的客户进行赊销,从而保证应收账款的质量。

3加强应收账款监督

我国中小企业的内部机构不是很完善,并没有专门负责应收账款的机构,许多企业往往都是由财务部门担任,有些规模小的企业则直接是厂长负责制。为此,企业应该设立一个专门负债应收账款管理的机构,协调财务部门与销售部门之间的账单往来,和双向信息交流,密切关注应收账款余款的变动情况。同时,该部门应该建立应收账款的台帐,及时直观得反映客户的赊购、到款情况。并且按赊销客户的区域建立应收账款的明细账,及时对每一笔应收账款进行核算,定期与财务部门的应收账款余额进行核对。

应收账款管理机构还应该对所有赊销客户按金额大小进行数据筛选,把最重要最直观的信息反馈给企业的主管领导和销售部门,为评估、调整赊销客户的信用等级和企业领导制定销售政策提供依据。

企业应收账款发生后不能机械地等待客户到期付款,要经常对所持有的应收账款进行动态跟踪与分析,加强日常监督,以便随时掌握企业应收账款的情况。同时还应核实应收账款的真实性、完整性并确保诉讼的时效性。这样可以防止应收账款体外循环的发生,堵塞违规违法行为的漏洞及防止法律诉讼收债的失效。并且应定期向赊销客户寄送对账单和催款通知书。对未超过赊销金额、期限的客户主要是获得经双方确认无误并签章的对账单,可作为双方对账的原始依据。

4重视应收账款的账龄分析

4.1加强账龄分析。

一般而言,客户逾期拖欠账款时间越长,收回的难度就越大,成为呆坏账损失的可能性就越高。为此,企业必须做好应收账款的账龄分析,密切注意应收账款回收的进度和出现的变化。企业可以在某一基本时间点,将各应收账款按照开票日期进行归类,此举可以掌握应收账款的账龄,同时计算出各账龄应收账款的余额占总计余额的比重。企业还可以选择重要的客户及其余额,编制应收账款账龄分析表,不重要的或者余额小的,可以汇总列示,这样可以让应收账款负责人更直观的查看。

通过应收账款的账龄分析,企业管理者可以掌握一些关键的信息,比如,有多少客户是在折扣期限内付款的,有多少客户是在信用期限内付款的,有多少客户是在信用期限过后才付款的等等。如果账龄分析显示企业的应收账款的账龄开始延长或者逾期账户所占的比例逐渐增加,那么企业必须采取相应的措施,调整企业信用政策,努力提高应收账款的收现率。同时,对未到期的应收账款也不能放松监督,防止发生新的拖欠。

4.2加大催讨力度。

企业的应收账款一旦逾期,就要加大催收的力度,进行事后催收。催收清收工作可以由应收账款管理部门负责。按国际上通行的划分标准分将应收账款分成六个等级:正常债权、要注意债权、问题债权、危险债权、实际破产债权、已破产债权。根据不同情况采取不同的催讨方式。对于“要注意债权”和“问题债权”首先要分析拖欠的原因,不应过多的干扰,而应最大限度的争取顾客,保持市场份额,为下次销售打下良好的基础。对于“危险债权”和“实际破产债权”,则要加大催讨力度,争取在债务人进行破产程序前收回债权,并寻求债务重组的可能。对于“已破产债权”,清收小组应积极进行司法程序,尽可能收回部分债权。

加强应收账款管理的目的是提高中小企业应收账款周转能力、回收率同时促进销售的增长,增强中小企业的信用风险意识和防范能力,最终提升企业的竞争能力。只要中小企业能够真正的去重视应收账款,加强应收账款管理,建立一套完善的管理体制,必将使企业能够健康有序的发展。

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