论高校图书馆编目业务外包

欧阳锋

摘要:图书馆采编业务外包作为一种降低运作成本、提高劳动效率的有效途径,已被图书馆界所采用,但由于我国外包市场还不健全,也存在一定的问题。本文对图书馆的编目业务外包的起因、利弊进行了分析,并就编目外包工作中存在的问题提出了相应的对策。

关键词:图书馆;编目工作;外包业务

中图分类号:G25文献标识码:A

业务外包(Outsourcing)又称资源外取,它是将一些传统上由企业内部人员负责的非核心业务,以外加工方式发包给专业的、高效的产品(服务)提供商,以充分利用企业外部最优秀的专业化资源,从而降低成本,提高效率,目的是增强自身的竞争力。

图书馆业务外包在日本及欧美等国家已经取得了一定的成效,其中编目外包是国外图书馆业务外包中应用最广且最具成效的一种。随着我国高校图书馆事业的发展,联机编目和编目工作标准化、规范化的推进,图书流通市场和书商服务的日趋成熟,以及自动化和网络技术的飞速发展,编目业务外包这一新的管理和运行模式也越来越为我国图书馆界所运用。

1高校图书馆编目业务外包的原因

高校图书馆编目业务外包的产生,主要有如下几个原因:

1.1近年来,国家对高等教育进行改革,各高校不断扩大招生规模,招生数量成倍增加,生均图书量与教育部高等学校本科教学工作水平评估标准的要求相差甚远。为此,各高校对其图书馆增拨了大量图书购置经费,采用突击购买图书资料的办法以达到本科教学评估的要求。这样就造成了图书馆编目业务工作量的激增,由于新书到馆数量的剧增和编目加工人员短缺,造成大量新书积压,影响了图书的上架流通。

1.2随着图书市场竞争的不断加大,之间的竞争已由价格竞争转化为向用户提供技术服务的竞争。借助于现代化的技术手段,将图书配送和图书加工有机结合起来,通过提供这类增值服务来获取更大的市场空间,以最大程度地获得更大的经济利益。

1.3联机编目事业在我国各级各类图书馆的快速发展为图书供应商延伸服务提供了技术支持。网络技术的普及使得图书馆编目的传统作业模式发生了改变,编目方式向联机编目发展。常见的模式是大型的图书公司利用知名的联机编目数据源,经过简单加工后,提供给图书馆。国内外有名的编目数据有OCLC,国家图书馆全国编目中心和CALIS 高校文献保障系统的联合目录数据库,这些数据库规范性、专业性较强,标准程度高。联机编目不仅减轻了图书馆编目人员的劳动强度,而且使编目数据更加规范,编目质量也进一步提高。这种共享的平台的运行为提供图书馆的编目外包业务创造了必要条件。

2高校图书馆编目业务外包的益处

2.1降低图书馆的运行成本。

由于采用的是规模化经营、企业化管理,经营成本低,他们利用国家图书馆、CALIS编目中心等单位的书目数据进行一次套录、多次利用,数据成本更低。外包商提供的高质量的书目数据,促进了机读书目数据的标准化,同时,外包商还提供盖馆藏章、贴条码、贴书标等加工业务,减少了图书馆工作人员的重复劳动。

2.2可以提高分编工作效率,减轻劳动强度。

高校图书馆由于编目人员数量有限,普遍存在分编工作任务繁重、图书积压待编等状况。通过将编目业务部分或全部外包,就可以大大节省新书在采编部门的时间,从根本上解决高校图书馆新书积压、新书上架滞后的现象,大大缩短了从图书采购到新书上架与读者见面的时间,提高了工作效率。编目业务外包既减轻了编目人员的劳动强度也提高了加工速度,编目的质量也得到了提高。

2.3可以节约人力资源。

采编业务外包后,大量采编业务由外包厂商提供,相应的业务流程也因外包而被精简,可以大大节约人力资源,图书馆编目人员从繁杂的体力劳动和重复性工作中解脱出来,集中精力开展深层次的服务,为读者提供有效信息服务,建设图书馆自身特色,增强竞争能力,提高图书馆的服务层次和水平。

3图书馆编目业务外包的缺点

3.1容易放松对书目数据质量的控制。

(1)图书馆编目业务外包,往往是在图书招标过程中书商作为提供配套服务的形式来完成的,由于每年中标的书商都不一定相同,且是多家书商同时中标,这样,由于是多家书商参与合作,外包合同的短期性和松散性,将直接影响到书目数据的质量。

(2)由于追求的是经济利益最大化,决定了他们不会花大力气去理会图书编目数据的质量问题,他们对工作采用量化管理,对属下的编目人员的薪金跟他们每天所编图书的数量直接挂钩,难免不出现只求数量忽略质量的问题,加之招聘的编目人员素质良莠不齐,在套录数据源时只能照搬提供的书目数据,不能对边缘学科和交叉学科的图书进行分类,从而造成编目数据的不准确。

(3)由于图书分类编目业务专业性强,数量大,业务外包后,图书馆很难在短时间内对其进行详细的验收、检查和监督,导致编目质量下降,特别是在无法套录时,由于编目人员的专业能力水平的差异,导致原编的数据质量无法得到保证,直接影响到检索的查全、查准率,也影响文献资源的共享,这样势必影响到图书馆的书目资源建设,导致书目质量下降。

3.2编目业务外包导致自身编目水平下降。

高校图书馆将编目业务外包,由于编目数据都是由书商提供,编目人员只是简单地将书目数据套录下来再添加馆藏信息就可以了。因此编目业务外包加大了图书馆的对书商的依赖性,降低了图书馆自身的创新动力,从而削弱了图书馆的学习和创新能力。同时,编目业务长期外包将会导致馆内编目专业技术水平整体下降,采编部门的作用也退化,久而久之就变成了一名打字员,机械地完成数据套录工作。

4控制图书馆编目业务外包风险的对策

4.1慎重选择外包书商。

外包书商的选择直接关系到外包的服务范围、深度和质量,因此,选择外包书商时应从外包书商的经济实力、技术实力、服务质量和信誉保证等多方面综合考虑。图书馆在选择外包商时必须对外包商的经营规模、信誉度、企业资质等进行全面调查分析,在能够满足图书馆提出的质量、时间要求的前提下,选择适合本馆的书商。

4.2制订相应的编目规则和严格的加工规范。

为了更好地实现编目业务外包的预期目标,图书馆应科学制订编目外包服务的具体内容,编目业务外包的数量、质量及其加工规范要求,并提供给外包商。如详细的编目工作规则和图书加工标准,特别是本馆的分类类目表。对于双方负责管理业务外包的工作人员也要为其制订专门的工作制度,以保证编目外包工作任务的顺利完成。

4.3增强监督意识及强化抽查力度。

由本馆编目人员审校、验收书商所提供的编目数据,严把数据质量关。对每种图书的分类标引、关键字段等逐一检查、全程监控,防止和减少分类差错,对发现的错误数据进行及时的修改或删除,并及时与书商就出现的问题进行沟通,防止类似错误的再次发生,确保图书分类的质量与效率。

4.4加强外包编目人员的培训。

由于书商所聘人员的流动性大,且对图书馆业务、工作流程不熟悉,所提供的服务达不到图书馆需要的质量要求,因此对外包商编目人员的培训至关重要。图书馆可安排分编业务能力强的馆员对参与分编业务的人员进行授课与现场指导,帮助其达到规定要求。

图书馆业务外包即充分利用外部的社会资源服务于图书馆,它的根本目的是专注于图书馆核心能力的发展,提升图书馆整体服务的品质。总而言之,随着“业务外包”这一新的经营管理模式在图书馆编目业务工作方面的应用,图书馆的工作效率势必会得到很大的提高。图书馆只要掌控好编目业务外包的质量以及处理好编目业务外包的合作管理问题,那么编目业务外包工作一定会达到预期的效果。

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