企业信息管理及系统模块设计

张秀国

（中铁一局集团市政环保工程有限公司，甘肃 兰州 730000）

1 引言

众所周知,任何企业都在不同程度上依赖于一定的技术和知识才可以生存与发展,尤其当今已经进入了知识经济和信息经济的时代,现代企业之间的竞争更多的是知识与信息获取或使用能力的竞争。所以对企业的知识资源进行有效的管理,是一个企业能否在激烈的市场竞争中立于不改之地的关键。

2 企业信息管理系统的作用

2.1 发布知识,确保组织内的每个成员都能共享

在没有计算机、软件和网络通讯技术的前提下,企业发布知识的手段通常采用开会、发文件及书籍等手段,除了发布成本高而外,知识的传播速度、传播量、更新、查阅及查阅权限等等受到极大的制约。而企业信息管理系统则有效地解决了这些问题,使知识信息交易成本大大降低,交易质量和效率大大提高,有力地发挥了知识在企业中的生产力作用。

2.2 确保知识获得的及时性

信息管理系统解决了跨地区、跨时间、跨单位、跨部门、跨员工之间的查阅障碍,只要是在有权限的前提下,知识需求者可以迅速通过系统找到自己需要的各种知识。例如目前的企业信息门户(EIP-EnterpriseInformationPortal)可以解决企业之间的信息及知识交流问题,另外企业信息系统可以与相关的网络连接,并自动按照组织内部成员对信息的需求进行筛选、分类和收集,并按照成员对信息的需求及时传送给需要的人,以解决知识时效性的问题。

2.3 提升组织或个人的隐性知识为显性知识,并保证两者之间的有效转换

在企业没有信息系统之前,员工的知识和经验仅存在自己的脑子里,部门的知识也在这个部门里,信息呈现孤岛状态。遗忘、人员流失和成员之间交流不畅导致企业的知识大多是隐性知识,而不能转变为显性知识,组织的知识难以积累。组织随着人员的流动、时间的推移不断地交学费,企业不能形成经验曲线,生产效率和竞争力也就难以提高。信息管理系统使个人知识得以沉淀,成员之间的知识得到共享和交融,企业对员工的过分依赖性降低,从而避免企业因某些关键岗位人员流失出现不可收拾的局面。

3 相关技术介绍和分析

首先,企业信息化,企业网络的建设是基础,信息作为人们宝贵的财富,贯穿在当今人类的一切活动中,信息系统是信息获取与处理的各种方法、过程、技术按一定规律构成的一个有机整体,它是以计算机和数据通信网络为基础的开发式的互联网络应用管理系统,是信息采集、存储、加工、分析、传输的工具。要确保系统中敏感信息的安全,就必须了解系统安全的因素,采取相应的技术策略,使信息系统安全可靠。

3.1 需求分析

这里介绍的企业信息管理系统是根据企业日常办公的需要来设计开发的案例,目标是提高企业管理的工作效率,具有对用户信息、客户信息、产品信息、销售信息和统计信息进行管理和维护的功能。

3.2 管理员登陆功能

实现管理员的安全登陆,系统管理员登录系统后,主界面展示的是用户的基本信息,包括用户帐号、姓名、部门、联系电话、E-mail等。

3.3 角色管理功能

管理员正常登陆后,可浏览管理员编号、管理员名称、管理员操作。可以在新的管理组中进行添加新的管理员的名称、密码。

3.4 人事管理功能

通过发布招聘信息来显示要招聘的职位、人数、工作地点、专业要求、学历、招聘日期、招聘要求等功能、在招聘信息中点击查看。

3.5 产品管理功能

通过产品的编号、名称、图片、说明等信息来分类产品,可以对不同的产品进行查找、管理和添加。

3.6 合同管理功能

对企业合同进行条理性的分布跟管理,使得合同清晰安全。

3.7 系统备份功能

为防止系统数据的丢失或损坏,可以进行系统的安全备份与还原。

4 系统模块设计

此部分主要是对系统各模块进行分析设计介绍。

4.1 系统主界面

系统主界面的介绍

本系统的主界面采用灰色和蓝色两种颜色组成,大方庄重。其中包括基本管理,合同管理,产品管理,人事管理,其他管理等功能条。

4.2 管理员登陆通用模块

管理员登陆通用模块的介绍

登陆模块是用户登陆安全防护必不可少的模块,作用是为用户提供安全的访问和数据操作,防止非法用户进入系统。用户通过本模块登陆到系统后,系统根据用户角色权限设置其可使用的功能。本系统将用户名和密码信息保存在数据库中。即当拥护在登陆系统界面时输入用户名和密码,单击“确定”按钮,系统与后台数据库连接,将输入的用户名和密码与后台数据库检索的用户名和密码进行匹配,如果正确匹配即可进入系统。此模块还采用验证码,使系统的安全性大大提高。

4.3 角色管理通用模块

角色管理是一种权限管理方法。在应用系统中,根据不同用户可使用的功能和可查看的信息来设置不同的权限,其目的是为了防止用户误操作或超出其权限范围的操作。角色是具有相同权限的用户的集合,每个权限级别可以有多个角色,但是每个角色只对应一个级别。角色的权限是所属级别权限的子集。在应用系统中,首先要根据不同的管理任务,以及这些任务相对的重要性等级来把具有同类管理职能的用户划分成不同的用户组,可以分配给每一组不同的权限。这些不同的用户组就是对角色的划分,而用户组中的用户就是角色的成员。角色中成员继承角色的权限,允许某个成员具有多重角色。

角色的划分主要是为了便于合理地分配系统权限,以便使不同的用户在系统中执行不同的功能。在系统中,拥有一个缺省用户:系统管理员,角色的工作就是由系统管理员来完成,角色管理的功能主要包括添加角色、修改角色、删除角色。

管理员通过新增来添加新的管理员,在数据库上就会增加新管理员的数据。

4.4 人事管理系统模块

人事管理系统是企业信息管理系统中必不可少的子系统。人事管理系统包括的功能非常多,包括招聘管理,员工信息管理,工资管理,考勤管理,企业留言版等模块。在进行系统分析时,首先应确定系统的使用者。人事管理系统的各项功能均依赖员工信息,员工的信息包括员工的招聘职位,工作地点,户口所在地,专业要求,年龄,学历,工作性质以及其他信息,对员工的基本信息可以进行如下管理。

增加基本信息:添加新的员工信息；修改基本信息:修改已有员工的信息；删除基本信息:删除不需要的员工信息；员工信息查询:通过员工编号,员工姓名等方式查询员工信息。

除了以上对员工信息的管理外,针对人事信息要求保密这一特点,人事管理系统应具备权限设置功能。系统可以设置不同部门的管理人员,各部门的管理人员对所管理部门的人员信息有相应的管理权限,系统应灵活的控制访问权限,以确保员工信息的安全。

4.5 产品管理系统模块

产品管理系统模块主要实现对货品信息的记录和查询,包括货品的入,出库记录,以及货品库存信息的查询。在管理中,应该首先为每种货品定义一个编码,以便于进行统一管理。由于在实际过程中货品会有不断的进货入库和销售出库,因此对每笔入库和出库都应记录,应保存详细的入库,出库数量以及日期信息。

为了能够动态地掌握产品的库存情况,学要根据货品的入库和出库信息查询库存货品,一般的处理方法是累计截止至当前每种货品的所有库存和所有出库。

产品查找是基于产品基本信息下,针对于不同的产品的名称来进行查询,查找时产品的名称不能为空,而且产品不能同名。

对与新入库的产品可以进行添加。产品的管理还可以以不同的编号来进行分类,可以对不同的产品附加图片和产品说明,方便于查找。

4.6 合同管理系统模块

合同管理模块是对企业的合同信息安全进行有效的安全保护,它是以合同类为基础进行系统分类管理。

5 结语

随着中国加入WTO，中国企业顺应国际商务需求与国际接轨已是必然趋势，激烈的市场竞争要求企业必须在最快的时间内根据尽可能充分的数据事实做出科学的经营决策，否则将被其它对手抛在后面，因此，企业信息化的建设已是新经济时代企业生存的关键因素。

[1]陈学芬:信息化要与企业战略相结合，1996.

[2]张玉峰:面向对象的企业管理信息系统研究,图书情报知识.1997.