一个基于比例的经费分配方法及其在温莎大学的发展与应用

●陈 杰，孙忠贵编译

（聊城大学 a．图书馆，b．数学科学学院，山东 聊城 252059）

1 概况

温莎大学是一所中等规模的综合性大学，建立于1857年，最初是宗教性机构——圣母学院，从1963年起，包括以前的几所独立的学院在内，该学院成为一所公共性大学。Leddy图书馆作为学校的主要图书馆，承担着为9个院系、140多门本科和研究生课程、9个教育合作机构、1.6万余名全日制和非全日制学生服务的任务。PaulMartin法律图书馆是学校的第二图书馆，主要是为法律系的师生服务。这两个图书馆的经费是分开管理的，本文主要论述的是Leddy图书馆的情况。

20世纪80年代中期以前，Leddy图书馆的经费是按院系分配的。即预算经费到达图书馆后再按照院系的设置进行分配。预算经费分成两个主要项目：专著和期刊。其中专著又进一步细分为三项资金：确认订单、长期订单和批准计划。在这三项资金中，不是所有的学科都会有批准计划，而是由学科专家慎重分配本学科领域的专项资金。随着专业课程和院系的发展壮大，温莎大学已经从一个小小的文科学院变成一个综合性大学，重点放在汽车工程、环境科学和社会公平这三个处于研究顶峰的领域。在90年代中期，图书馆设立了第三个预算项目——主要是针对电子资源的。最初，电子资源的经费预算比较少，现在它大约占Leddy图书馆经费的3/4。

多年来，随着机构和环境的变化，预算经费的分配制度只做了很小的调整。基于图书馆预算和学校需求之间的差异，Leddy图书馆2005—2009年的战略计划规定彻底审查图书馆的藏书预算。首要动机是确保预算方面的支出能以最有效的方式满足教师和学生的教学研究需要。更具体地说，它是一个公认的需求问责制和透明的预算程序。现在大学的课程、入学情况、学术资料的出版发行都出现了重大变化，所有这些因素也都要求必须对Leddy图书馆的预算经费分配进行彻底审查。

2 组建经费分配工作组

2005年2月，在艺术与人文、经济和商业、科学、社会科学这些学科中挑选有藏书经验的图书馆员组成了经费分配工作组，他们负责审查并向馆长与行政管理人员报告有关的预算经费情况。在2005年1月挑选小组成员之前，查阅内容已经公布给所有从事藏书工作的图书馆员。从这个意义上说，相关文献查阅是该项工作的起点。

3 相关文献

在图书馆的经费预算及其分配方法方面，已有大量相关文献存在。其研究范围从有多少图书馆（机构）使用一种或多种经费分配方法的一般问题，到具体分配方法在个别机构的发展及应用。

3.1 分配方法使用

40年代初，Muller在他的研究中发现，有73.3%的学校图书馆，其预算是分配给所属学校的院系；70年代初期，Greaves调查美国东南部高校图书馆时发现，这一数据变为67.5%，有所下降。Budd和Adams指出，通过上述两项调查，所要阐明的是，过去一些年中，大多数高校图书馆是否使用某种特定经费分配原则。Budd和Adams还调查了834所高校图书馆（它们的年经费支出都在10万美元以上），调查问题主要涉及这些图书馆是否在使用某种经费分配方法，图书馆方面对使用的经费分配方法是否满意。他们调查的信息反馈率较低（约为42.8%，即357所图书馆对调查给予了反馈），然而，40.6%的反馈者表明他们确实在使用某种经费分配方法。并且在这些反馈者中有77.5%的图书馆对他们所使用的经费分配方法表示满意，22.5%表示不满意。另外，值得注意的是，这项调查的范围比较广，调查对象从入学人数少于1000人的小型学院到入学人数超过30000人的大型高校均有涉猎。

3.2 分配方法的要素

Budd和Adams的研究还要追溯到历史上学校图书馆的经费分配方法。1936年在Hekhuis的文章中提出了一个以学生学习时间（包括低年级和高年级）和院系提供的课程为要素的分配方法。Stetson继承和发展了Hekhuist的理论，他在分配方法中仍采用了相类似的要素，但对不同要素的权重进行了调整。事实上关于经费以何种分配方法最客观、分配方法应采用那些变量（要素）的争论从来就没有停止过。

Tuten和Jones研究的目的是明确各种经费分配方法中的共同要素，并就这些分配方法在小型院校图书馆的应用提供指导。为此，他们调查了273所学院的图书馆（全日制学生人数从1000名到5000名不等），收到了70%的反馈，这其中40%在使用某种形式的分配原则。他们的调查内容还包括：经费分配方法中预算/资金供应情况；公众/机构对分配方法的知情度；分配方法的执行情况和要素（特别兼顾了各种分配方法的共同要素）和修订分配方法的频率。此外，该调查研究还包括各种分配方法在图书馆应用中的实际案例。还有一些研究涉及到图书馆在学科建设中的重要性，期刊和专著在学科建设中的重要性及学位授予的数量、层次在学科建设中的重要性。

除了上述调查研究，还有许多文章研究一些经费分配方法在具体图书馆中的发展及应用，这些图书馆的规模有大有小。Donna Packer的文章是很有用的一个实例。她通过表格简明扼要地总结了一些研究案例，并给出了各种变量、问题模型、资金单位和分配方法所涉及的材料。最近，KittiCanepi研究分析了28种经费分配方法，发现这些方法中最重要的因素是：学生人数、材料的成本/价格、全校人员使用/流通的数量。

4 专著经费分配方法

起初，经费分配方法只适用于Leddy图书馆的专著预算。和其他图书馆一样，由于印刷版期刊正处于转型状态，所以近几年来，该图书馆已经取消了印刷版期刊的购置，转为利用电子期刊。大多数电子期刊均通过专门的电子资源资金支付，不再占用专项资金。

应用专著经费分配资金时，要先排除那些和学校专业设置无关的参考书、珍贵的书籍和特殊收藏的图书、政府文件。一般专著资金主要用于收集图书馆学和高等教育以及被图书馆员确定的重点学科的图书。工作组提议每个年度根据图书馆员提出的建议制定出这四项资金的分配方法。第五项资金是购置有关加拿大的各种资料。

其它专著的预算经费会根据发展情况分配给各专业学科。学科专家负责和确定如何分配本院系的经费。他们确立了以比例为基础的经费分配方法，使用比例经费分配方法具有较强的灵活性，理解起来较为简单，实施也更容易。它包括五个因素：本科生人数、研究生人数、教师人数、图书流通量以及图书的价格。

4.1 本科生人群

目前，大学生作为一个群体是图书馆最大的用户。对本科生人数我们设定了三个测量数据：人头数、全日制学生人数、同等学历学生人数。本科生使用图书馆主要是专业课程的需求，在经费分配中，本科生占35%（按五年的平均值算）。

4.2 研究生人群

研究生大约占温莎大学学生总数的10%，他们相对于本科生来说，是更重要的图书馆用户。在经费分配方法中，他们在研究生总人数和全日制学生人数中选择全日制研究生人数作为研究生的代表，其经费分配占分配方法的10%（按五年的平均值算）。

4.3 教职工人群

虽然在数量上和学生相比，教职工人数较少，但由于教学和科研的需要，教职工仍然是图书馆用户中的重要人群。他们只选择全职的教职工，其经费分配在分配方法中占5%（按五年的平均值算）。虽然5%看上去很少，但是它比学生在全部用户中占有的价值还要大。

基于这三个因素的分配方法要占总分配方法的50%。

4.4 图书的流通量

不同的学科使用图书馆是不同的，图书的流通数据会有所不同。最初，他们的评估是基于国会图书馆分类法进行的，后来证明是行不通的。图书馆中太多的学科并不符合资金所能代表的部分，同样，一些跨学科的专业在国会图书馆分类法中并没有预留分类，它们的资料都被分散在别的学科下面。所以，通过评估流通数据，他们认为应在特定资金项目中购买这些资料。他们选择资金资助课题所需的图书的流通数据。这样做的优势在于，可以为分配方法在实际经验中找到基础，也可以为评估图书馆收藏图书是否合乎专业设置找到依据。在分配方法中图书的流通量占40%(按八年的平均值算)。

4.5 图书的价格

在不同的学科之间，图书的价格差异是很大的。有多种方法可以检查不同学科之间图书的价格，在书商提供图书价格数据的基础上，靠经验来选择。为了使图书价格更为精确，使用实际支付价格。在过去的五年中，他们使用的是平均价格，这一价格有逐渐增长的趋势。被选定的平均价格，中和了那些偶然购买的（或经常）非常昂贵或非常低廉的图书价格之差。图书的价格在分配方法中占10%。

4.6 其他相关因素

为了评估在分配方法中一些变量所产生的影响，他们制定了一个可以测试多种模型的电子表格。他们注意到虽然改变任何变量都会引起最后结果的变化，但是总的趋势应是相同的。具体地说，某些院系的资金（特别是数学、计算机科学、工程学院中的五个工程科系资金）将会显著增加，而其他（英语、历史、语言）将会有明显减少。在不同的模型中，不稳定的资金一般来说是最少的，起到的影响也较小。至于为工程学院中不同科系设立的五项资金中出现极端的情况也是很小的。将这些资金和分配方法的实际使用进行综合分析就会发现，人数在这方面起很大的作用，例如工程学院的分配资金得到了很大的提升，归根到底是学生人数增加所致。

为了进一步减轻潜在的不利分配的因素影响，学校将对分配方法严格执行，第一个财政年度，任何经费都不会下降到最基本的配给（基本配给从2005/2006财政年度开始）。根据分配方法，只有他们的基本预算大大超过2005/2006基本配给的才能在2006/2007财政年度给予增加。

图书馆一直遵循把38000美元作为一次性资金的投入，工作组认识到分配方法产生的功效可能会出现的比较慢，会给拟定的新计划带来影响，所以他们还建议把38000美元作为支持新的学科购置方案，在适当的情况下进行一次性购买。

5 结论

近几年来，由于期刊和电子资料的费用增长所带来的经费预算上的压力，专著资金已经被压缩，因此工作组建议，在分配方法执行的第一年，图书馆的专著资金应有10万美元（19%）的显著增加。这10万美元不仅弥补了一些过去的失误，还在一定程度上对那些长期以来就缺少资金的学科领域实现了重新分配。工作组还建议，在未来几年，整体预算中的20%应增加到专著的基本预算中去，这就意味着专著预算会有大约5%的增加。今后的增长将会随分配方法执行的情况而定，但要考虑到专著预算的重点会逐渐改变，以便使投入的资金更准确。另外，工作组的报告建议成立一个经费分配咨询委员会，它的成员将会审查专著预算分配方法的实施情况，并确定所要进行的一些微调情况。全面审查将在第二年进行，如果这些建议能被采纳和实施，专著预算的分配方法将会每5年审查一次。

展望未来，咨询委员会还将考虑到影响预算分配进展的其他方面的发展，如迅速增长的数字化内容和趋势对联合采购预算具有巨大的影响。在Leddy图书馆，按比例分配经费的联合采购（包括全国或省）近年来增长得很快。直到最近，大多数的联合采购购买了完整的杂志软件包，尽管成套产品中会包含一般图书馆都不会购买的部分。出版商现在开始提供类似“大交易”的电子图书软件包，Leddy图书馆已经拥有几千个网上图书馆，在2007年，他们通过购买电子书平台扩大了馆藏电子图书的数量。在大多数情况下，购买是按学科主题进行的，对一些学科来说，电子图书和印刷版图书之间的差距已经很小了。应当看到电子图书发展的潜力，可用的大型、跨学科的软件包的数量增长都是十分突出的，与印刷版图书相比较，电子图书这一固有特征将会对专著资金的分配方法构成挑战。

（本文译自：AnneKaay，PeterZimmerman．Thedevelopmentand application ofa unique percentage-based allocations［J］．LibraryCollections，Acquisitions，&TechnicalServices，2008 （32）：92－96）