加强水务音像档案管理工作刻不容缓

□ 焦雨娜 焦雨翠

水务音像档案是指在水务建设管理工作中产生的，以声音或影像为记录方式的，具有保存和利用价值的照片、底片、影片、录音带、录像带、唱片及相关文字说明的历史记录。音像档案是一个单位档案的重要组成部分。随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的音像档案。为加强水务音像档案的管理，充分发挥其在水利事业中的作用，我们就海伦市水务局8个立档单位的音像档案管理情况进行了调查。调查发现，音像档案普遍存在归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和音像档案的保管及利用。音像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强音像档案管理工作刻不容缓。

一、音像档案管理存在的问题

（一）档案意识不强，音像档案难以及时完整归档

一是多科室拍摄，收集上难以控制。拍摄者多出自业务部门，随机性强，档案部门对拍摄的时间、内容及照片、录像的数量不好掌握。这些档案即使交给档案部门，也是很零散，很不完整。在收集工作中，档案人员往往处于被动局面。调查中还发现，许多摄录人员对音像档案存在错误认识。他们有的误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而在公务活动中形成的照片、录音、录像等，拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存。有的认为，谁拍的资料就归谁所有，送往报社、电台和某个领导就算完事了，怎么处理这些声像资料属于个人行为。还有同志随着工作变动连同自己拍摄的工作资料也一同带走，还美其名曰为保护个人知识产权。上述现象造成了音像档案的流失，致使单位档案资料不齐全完整，严重影响了音像档案的保护和开发利用。

二是“账外”档案不易控制。许多科技音像档案资料形成于部门，而这些部门出于使用便利，不愿将其无偿交给档案部门管理，并往往从个人实际工作需要出发，对音像资料进行任意处置，致使照片底片损伤，将其中一些珍贵资料丢失。加之保管条件等原因，这部分档案正受到不同程度的损坏。

三是音像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以准确齐全追忆。调查发现，有近80%的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是“一盘带子反复用”，原始录音(像)没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的音像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交出。究其原因，主要是档案意识不强，对音像档案管理缺乏重视。

（二）音像档案管理混乱，问题复杂

1.管理制度不健全，音像档案没有集中统一管理。调查中，有4个单位制定了相应的音像档案管理制度，占50%；有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，目前基层单位音像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占15%；二是各科室一年一次移交档案室，占25%；三是由科室分散保管或个人保存，占40%；四是科室、个人都没有保存，占20%。由此表明，有五分之三的单位音像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。

2.管理水平发展不平衡。调查中发现，设备、人员、音像档案、音像档案管理制度都比较规范的有1个单位，占12.5%；有设备无音像档案管理制度，音像档案收集不齐全的有3个单位，占37.5%；而有设备无音像档案、有音像档案没集中统一管理的有4个单位，竞占50%。两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有1000余张，其余7个单位存100多张，平均150张(其中多者上千张，少者几张)。仅从照片档案一项看，音像档案的管理水平就相差很悬殊。

3.保管条件差，音像档案难以长久保存。音像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，没有一个单位设置了音像档案室，只有4个单位配备了音像档案专柜，其余各单位都将音像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于音像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，难以挽回。

4.重大活动档案失控，音像档案流失严重。众所周知，每次机关组织的重大活动、召开的重要会议，都要安排人员摄影录像，形成了许多有价值的音像档案资料。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案室却找不齐这些原始档案。究其原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一项工作，相应形成的档案资料不全面系统，活动结束后，档案资料也各归东西，这就使相关音像(包括文书、实物等)档案资料流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成了档案材料的流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为己有或是下落不明，这也造成了档案的流失。

二、加强音像档案管理工作的对策及建议

（一）加强宣传、提高认识，争取领导重视

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从经验讲要做到以下几点：一要争取主管部门、各个科室的大力支持，引起全体干部职工的广泛关注，从而提高全体干部职工特别是各级领导同志的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围。二要抓住机遇服务中心工作。档案主管部门、各立档科室要善于抓住机遇，结合本单位中心工作，通过室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实

要改变音像档案管理混乱的现状，就必须制定一个切合实际的管理办法来规范档案工作。各立档单位要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的音像资料从收集、归档到移交档案室统一管理，要制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝资料归私人所有。要对音像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的音像档案应定期向档案室移交，在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成大家自觉的行动，以确保音像档案归档质量。

（三）加强监督，分类指导，注重业务培训

针对音像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对音像档案工作的监督指导力度，并把其作为档案目标管理的重点内容。同时，针对不同科室现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。要注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好音像档案奠定良好的基础。

（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管

从长久保护和利用考虑，音像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内配不齐专柜，设专室保管更不现实。我们认为，结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，音像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带要采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长音像档案的寿命。

（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道

要完整地收集音像档案，就要采取必要的行政手段和提供必需的物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式去收集。档案室要全面出击，采取多种形式收集。主要有：通过正常移交接收；重点科室重点收集；重点人物(摄录人员)直接征集。对存于个人手中的属于归档范围的音像档案，要多方努力，登门收集和征集。对散存在科室的音像档案，要通过发文件、上门实地寻求等形式，广泛征集。

（六）档案部门要直接参与各类重大活动

为有效提高音像档案管理水平，档案部门要直接参与各类重大活动。针对重大活动档案失控、音像档案资料流失严重的现状，档案部门应派专人直接参与相关重大活动，并负责其他各类档案的收集归档工作，以确保重大活动产生的档案(纸质、音像档案)得以及时、齐全、完整地归档，便于统一管理，方便各方利用。