高校科技档案管理与创新

申晓洁，滕石生

（山西大学工程学院，山西 太原 030013）

高校科技档案管理与创新

申晓洁，滕石生

（山西大学工程学院，山西 太原 030013）

高校是知识密集型组织，每年都产生许多的科研成果，如何对这项成果资料进行归档，是高校存在的一个现实问题，怎样提高科技档案的归档率和归档质量，笔者对此进行了论述。

科技档案；归档管理

高校是一个知识密集型组织，对国家的科技创新，国家的建设与发展具有巨大的推动作用。创造一个优良的科技发展环境，提高科技管理水平，是对国家的贡献，对学校发展的贡献。高校科技档案是学校教师、科技工作者长期从事教学、科研工作的劳动成果的记载，也反映了一所高校科研工作情况与科技水平。由于科技资料具有专业性强、来源渠道分散、载体类型多样、形成周期长等特点，使得学校科技档案的管理存在一定的难度，造成归档率低和归档资料的完整性不高。为此，需要从多个方面加强管理。

1 加大宣传力度，提高科技档案的归档意识

高校科技档案的归档率不高，一方面是很多的教师、科研人员档案意识薄弱，没有认识到科技档案对学校发展和国家科技创新的重大影响和深远意义，认为档案可有可无，只注重自己使用方便，不愿意主动将研究成果资料归档。甚至有的研究人员认为，成果是我（或以我为主）研制成功的，技术资料核心部分就应该由我掌握，只为个人利益着想，不愿把科技资料归档。这样就造成了一部分重要的科技资料分散在个人手里，无法保证科技档案的完整性。另一方面是由于科技档案的特点，加之档案管理人员认识不够，在一定程度上造成科技资料难以收集，科技档案收集质量不高。针对科技档案意识薄弱观念落后的问题，一是要多利用兼职档案员的业务学习培训和学校网站，加强对科研档案工作的宣传，加强与科研人员协调和沟通，让科技工作者树立全局观，将自己的科研工作着眼于学校的整体工作中，以开放的心态对待科技档案的使用；二是要积极与领导沟通、宣传，挣得领导的理解与支持，形成领导重视、大家关心、人人参与的良好氛围。三是加强对档案管理人员教育，使之树立具有全局性和前瞻性的思想和观念，主动掌握学校科技工作动态，及时了解国内外科技发展的现状、趋势和国家的科技方针政策。

2 改进管理方式，完善科技档案管理相关制度

目前各个高校都为教师和科研人员提供了良好的学术条件和学术氛围，出台各项鼓励政策，极大地调动了广大教师和科研人员的科技创新积极性，科技创新能力得到极大提高。许多教师利用学校的资源进行学术研究、科技攻关，学校出资进行项目资助和评审，并获得了许多的发明专利和科技成果。如何实现科技成果个人和学校的共享，科技项目资料的及时归档。最基础的工作就是建立和不断完善切实可行的管理制度。

（1）建立规范的科技档案负责人制度。在科技项目立项的同时，确定项目负责人为项目档案的负责人；签订项目合同的同时，明确项目档案负责人的职责，确定目标责任。

（2）坚持科研立项和档案管理的“四同步”，即布置、检查、总结、验收科研工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。即下达项目任务的同时同步下达档案工作要求，检查项目进度的同时同步检查科技材料的收集整理情况，总结项目成果的同时同步总结项目档案工作，在申请验收、鉴定科研成果和评审奖励科研成果的同时同步检查科技档案归档情况。

（3）制定相应的制约手段，利用行政手段进行干预。实践证明，学校在近年的基建、设备档案管理工作中执行了没有档案室签字，校长就不签字，财务就不报销的制度，确保了这两类档案的归档率。科技档案的管理也可采用同样的管理手段，在工作中提高科技档案人员的归案意识，促进科技档案的管理水平，确保科技档案的归档率和归档质量。

3 重视人才培养，提高科技档案管理人员的业务水平

科技档案工作是“对历史负责，为现实服务，替未来着想”，要完成时代赋予科技档案工作的光荣使命，就需要科技档案工作者更好地适应时代，不仅应具备科技档案方面的专业知识，还要有较高的素质，广博的知识，现代信息技术运用能力，信息加工处理能力。然而有相当一部分的高校，由于档案工作不受重视，对档案室的人员配置，不是从工作或岗位需要出发，而是为安置而安排，使得档案室很少有档案管理的专业人员，也没有科研的工作经历，造成了档案管理人员自身素质差，业务能力低，加大了科技档案管理工作的难度。要提高科技档案的管理水平，就要一方面要鼓励和培养管理人员爱岗敬业、积极工作的责任心和开拓创新的精神；另一方面要积极拓展渠道，为他们提供学习业务知识的机会，在促进自身发展的同时，提高科技档案管理的水平。

4 改进管理方式，促进科技档案的管理与服务

科技档案形式各样、品种繁多。不仅仅有纸质档案，还有以电子文档、影音资料、图片资料等形式存在的档案。科技档案管理工作有其重要的特点，一个完整、准确的图纸和数据记录，可以使设计者在原有的基础上避免重复错误和在技术进步上得到快速和有效的提高，使产品得到不断的完善和更新。如何更好地利用现代管理手段，提高档案信息的收集、贮存、加工、传递、开发利用，这就为科技档案的管理与服务提出了更高的要求。

（1）科技档案作为学校的资产，科技档案的管理作为学校管理的重要工作内容。科技档案工作者要用“假如我是利用者”的换位思考提高服务意识，变单一的保管、查档为深入一线基层，了解用户对科技档案的需求，提高科技档案服务的及时性、针对性和实效性。多方面、多角度地为利用者提供方便，把科技档案服务工作提高到新的水平。

（2）随着高新技术的广泛应用，科技档案的保管条件和手段也在发生着改变。科技档案工作人员不再单纯是科技档案的保管员，还应是科技档案信息财富的拥有者和提供者；科技档案管理部门也不再是单纯的收藏部门，还应是科技档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。在科技档案工作管理的手段上，要改变旧的管理方式，努力实现科技档案装备技术现代化，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，积极运用网络技术、数码技术、影像技术等先进技术和手段，来提高科技档案工作的技术含量和水平。

科技档案作为高校的重要档案之一，其归档在目前来说是高校档案管理的一个难点。如何做好这方面的工作，有许多的问题需要解决。科技档案工作者需要以科学发展观为指导，更新观念、创新手段，提高其在社会和经济建设中的作用。

University Science and Technology File Management and Innovation

Shen Xiaojie，Teng Shisheng

The university is the knowledge intensity organization，every year has many achievements in scientific research，howto carry on the filing-up to this achievement material，is a realistic question which the university exists，howto enhance the science and technology file the filing-up rate and the filing-up quality，the author has carried on the elaboration.

science and technologyfile；filing-up management

G647

A

1000-8136(2010)11-0104-02