高校档案资源信息化建设

李杨

（黑龙江八一农垦大学办公室，黑龙江 大庆 163319）

随着档案资源信息化成为最重要的一种发展动力，人们对信息化及其信息服务的依赖也达到了前所未有的高度，信息资源共享性的特点加快了社会向多元化发展的进程，传统的高校纸质档案工作模式必将渐渐被社会所抛弃，只有朝数字化方向发展才能顺应时代的潮流，实现其价值的最大化。

1 高校档案资源信息化建设现状

目前高校档案资源信息化建设虽然有统一的规范和标准,但人们对档案信息资源的信息价值和作用缺乏认同感,无法达到高校档案信息资源共建共享。由于高校档案管理部门自身管理观念陈旧,致使档案工作者对档案工作的认识程度不高,成为制约高校档案资源信息化建设的重要因素。从事档案管理的人员仍然存在着“为保管而保管,重保管轻利用”的思想,缺乏档案信息资源共建共享的创新观念,档案信息资源的优化整合与开发利用工作落后于信息社会发展的需要,导致档案信息资源建设难以适应高校档案信息利用需求。

高校档案馆(室)按照《高校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》的要求，建立了门类比较齐全、结构比较合理、管理比较科学、设施比较完善、服务比较有效的档案工作体系，为档案信息化建设打下了坚实基础。许多高校档案馆(室)在档案信息化建设方面已投人了一定的经费，如配备了计算机、网络设备、输人输出设备和其他硬件、软件，建成了档案网络等等。

2 高校档案信息化建设的制约因素

数字档案打破了传统意义上的纸质档案的概念，即有形化向数字化的转变，高校档案工作者须实现思想上的转变与工作方式的更新。由原先的档案实体管理模式扩展为档案信息处理模式，在加大了档案工作量的同时工作效率也须加快，须树立良好的数字档案工作理念，满足高校教育事业迅猛发展过程中对档案的利用需求。另外高校档案数字化建设需要高校领导的大力支持，逐步将档案网络化建设纳入议事日程，在人才物力等方面提供方便，实现高校档案信息的高效率回报。

3 高校档案数字化建设基本思路

高校档案数字化建设就是构建数字化的档案运行机制,建立数字化档案工作体系,它是借助各种现代高新技术,实现各种档案资源数字化存储、加工、流转、利用与控制的一个综合过程,其工作内容涉及到高校档案工作多方面,根据目前高校档案工作发展水平,结合数字化档案形成的规律、特点,其数字化建设应从以下几方面入手：

建设计算机网络系统是档案数字化工作的必备“硬件”环境高速的数字通信网络是高校数字化档案建设必备的技术环境,数字化档案档案馆依附于网络而存在,其对内的业务组织和对外的服务都是以网络为载体,只有充分地具有和利用网络环境技术才能真正完成和发展高校档案数字化建设工作。高校档案数字化建设所需的网络技术环境主要通过学校档案馆范围内的档案局域网式的自动化集成管理,面向档案馆内的整理、编目、利用等主要业务工作环节,使全馆业务管理在自动化的基础上形成一个整体,并向来馆利用者提供检索和查询等项联机服务。通过校园网面向学校各教学、科研、管理和服务部门,提供用户在各自办公室甚至住宅、宿舍内的网络工作站上对馆藏档案进行网上利用等服务。

健全的档案数字化工作体系是数字化建设的必要“软件”条件。高校档案进行数字化建设必须在档案工作各个基本环节建立数字化工作流程以及制定数字化工作规章制度。首先,在收集环节,通过计算机网络建立数字化文件和档案的一体化管理归档收集模式。各单位文书处理人员应在完成本单位形成的电子文件后,通过校园网再转发一份到档案馆,完成文件归档;其次,在管理环节,做好数字档案设备安全和信息安全两方面管理工作。由于数字档案载体的特殊性,档案存放方式由档案柜架变为用数字存储器以及光、磁盘存储,极小空间可存放大量的数字文件。数字化建设工作主要做好降低数字档案对设备的依赖性,现阶段高校数字化档案的保管应采取将记录向人读介质输出,暂时以原格式保存记录,保证数字档案的可读性和可利用性,防止信息丢失、被非法更改,注意共享与保密、逻辑性处理与物理存储管理等问题;再次,在利用环节通过校园网开展电子检索服务。通过网络在各高校之间互传、互换信息,联机建立用户使用情况文档;最后,建立档案数字化各种规章制度。根据数字化建设工作的发展以及数字档案特点,制定特定完善、符合实际需要的管理规章制度,文档一体化工作制度,数字化文件归档制度,数字档案鉴定制度,数字档案备份制度等,保障数字化档案建设安全、有序地开展。

建立各类档案数字化信息数据库是数字化建设的最终目标。建立数字化馆藏档案基本目录数据库。这是高校档案数字化建设初级目标,主要根据学校各类档案基本情况,通过著录标引,建立以原始档案保存状态为编目单位的各种档案基本目录数据库,即传统手工案卷目录和卷内目录的计算机化,不过加工得更加详尽,揭示档案内容更加全面与深化,且能通过计算机检索与编目。

建立各类数字化档案内容专题数据库。根据学校现代化管理主要内容与发展方向,全面深入地揭示某一系列专题档案内容,建立从目录到档案全文内容的数据库。可以建立的数据库主要有:学生学籍档案数据库。根据网上招生录数据,将每届学生的姓名、性别、出生年月等基本情况收进学籍库同在校期间各种有关数据收录在一起,形成学籍档案数据库,对鉴别学生毕业证、学位证的真伪,提供确切的证据，将起到积极作用。学生成绩档案数据库。平时通过校园网收录学生成绩数据,待学生毕业时,汇总建立学生成绩库。学位论文专题数据库。结合每年毕业生提交学位论文电子版机会,将纸质论文和电子论文数据库一并归档,并及时采用扫描等方式补录以往学位论文全文,建立齐全的学位论文数据库。科研成果档案数据库。通过数字校园科研管理系统,及时建立科研技术成果动态数据库,并把已归档成果档案通过键盘方式补录进数据库,形成完整的科研档案数据库。等等一些数据库。

还要提高档案工作者的整体素质。人力是社会进步的决定性因素，人才是高校档案信息化建设的关键。建立一支高素质的档案干部队伍是高校档案信息化建设的现实基础，档案人员的素质直接影响高校档案信息化建设的进程。《全国档案信息化建设实施纲要》提出，档案信息化的关键是档案工作者素质的提高。有一支过硬的专业技术队伍，是实现高校档案信息化建设的保证。加强高校档案信息化建设是高校档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案信息服务水平的必由之路。

总之,高校档案数字化建设需要经历一个不断探索、不断进取、不断发展的过程,只有遵循合理的原则,设立科学的目标,采取正确的方法,才能逐步做好此项工作,才能充分发挥高校档案信息在学校教学、科研和管理服务中应有的作用。

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