利用ExceL2003编制工作日志

张旭光

天津市激光研究所，天津 300192

1 编制工作日志的意义

工作日志与人们的日常工作关系密切，有利于领导及时了解工作进度和业绩考核工作，是保证全年工作目标完成的重要手段和保障。就科级管理而言，每个科室和每个科室成员的岗位都有各自的特点。因此，提高管理者的能力和水平，规范科室管理，建立工作日志制度，对完成各项工作目标，调动职工的工作主动性，具有重要的意义。

众所周知Microsoft ExceL是一个功能齐全的办公软件，非常易懂易学。具有较强的信息录入、分类统计管理功能。

基于上述想法，本人利用ExceL 2003功能，编制工作日志，同时给出了工作日志的模板，并对工作日志的格式和内容以及操作方法进行了规定和说明。所编制的工作日志作为科室管理规范化中的一种形式，信息能够较真实的反映出全年各项工作任务落实实施的具体情况，既方便领导及时了解各项工作进度，同时也对各项工作的进度实施，起到一定的督促和保障作用。

2 编制的基本原则

从工作日志的实施过程，既可以体现管理部门对完成工作目标的坚定性，同时也反映出工作人员的责任心和工作态度。突出工作日志的针对性，内容的真实性，是工作日志编写的基本原则。

2.1 工作日志的针对性

工作日志要坚持围绕全年的工作计划和目标，要坚持针对性的原则。规定的格式和内容，应取决于科室的工作性质与科室成员岗位的特点。对不同岗位工作日志的格式、内容有不同的规定和要求。如：对科研研发部门来说，既要承担科研研发任务，同时还承担了科研产品的市场营销任务。那么对于从事科研研发岗的人员，对工作日志格式的要求，主要包含研究内容、项目名称、上报部门、完成人和时间等，而对工作日志的内容规定要求，主要是围绕年内各类科研项目申报、验收、推广、专利和获奖等具体情况。而对于市场化销售岗的人员，工作日志往往是围绕与客户的往来记录，主要包含科研产品、销售客户、洽谈进展、责任人和时间等，销售员要把接访客户的结果逐项记录。尽管工作日志的格式和内容不同，但都必须具备时间、人员和事件等基本要素。

2.2 工作日志的真实性

编写工作日志，要坚持信息的真实性，内容上应该紧紧围绕编写人具体的工作，根据科室的工作性质与科室成员岗位的不同，按时逐项记录，以便清晰反映工作的过程和效果。对于日志的编写人员，应该求真务实，保证工作日志的真实性。

3 工作日志模板和操作

由于不同岗位的工作日志的格式、内容有不同的规定和要求。本文仅以编制的“XXXX年XXX科室科研岗位工作日志”举例说明。为便于对该模板功能的解释说明更清晰，模版中所设计的内容和信息均为虚拟。

3.1 模板

编制的“XXXX年XXX科室科研岗位工作日志”模版，共设计6个分类，包含有“记录序号”、“完成时间”、“科研内容”、“项目名称”、“上报部门”和“完成人员”。其中：

“序号”栏，为日志的条目，方面统计信息条数，以阿拉伯数字表示；

“完成时间”栏目，是体现科研工作或完成具体工作任务的时间，具有档案查询的作用；

“科研内容”栏目，主要记录科研实施的具体内容，如，可以将科研项目的申报、验收、推广、专利、获奖等具体情况如实填写，是要体现出完成了那些具体工作；

“项目名称”栏目，是要记录下完成的科研工作是属于哪个项目中的内容；

“上报部门”栏目，是指所完成的科研项目的来源或申报的部门；

“完成人员”栏目，是要体现某项具体工作是由何人承担的。

可见，对“XXXX年XXX科室科研岗位工作日志”模版的设计思路，主要是能够体现出某项科研工作或科研任务，在具体任务分解后，由何时何人完成以及项目实施的进度情况。同时，还可以帮助管理部门或科研项目主持者，及时、方便的掌握某个科研项目具体实施的进展情况。这样，就完成了“XXXX年XXX科室科研岗位工作日志”中的“信息填写”；在此基础上，管理者根据管理的需求，还可以对“记录序号”、“完成时间”、“科研内容”、“项目名称”、“上报部门”和“完成人员”进行分类统计。对开展不同时段的工作总结、年度业绩考核，提供了充实的信息资源，不仅有助于管理者了解职工的工作态度、责任心和工作实施的具体信息，更重要的是大大提高工作效率，有利于提高职工的工作责任心，调动对工作的主动性。

3.2 操作

具体操作方法是，打开一个新的Microsoft ExceL文件，在该文件的A2、B2、C2、D2、E2和F2的空格处，分别输入汉字“记录序号”、“完成时间”、“科研内容”、“项目名称”、“上报部门”、“完成人员”，就算完成了“XXXX年XXX科室科研岗位工作日志”最初的模版设计工作，方法很简洁，注意保存文件。建议最后是建一个部门的或科室的或科研团队的共享文件，这样方便大家的信息录入和分类查询。

建立好了工作日志的模版，接下来，就需要随时将本人完成的具体工作按照已设计的6大类进行信息的追加，在A3、B3、C3、D3、E3和F3的空格处依次填写XX序号，XX月XX日至XX月XX日，完成了什么科研工作，是哪个项目的工作，项目的来源，笔者最后注明完成人即可，这样就算完成了工作日志的第一条信息，照此方法录入第2条工作日志内容，依次追加新的信息，注意信息保存。该日志，可以在同一天内追加多条工作信息，也可以注明XX月XX日至XX月XX日完成了一条信息，能如实记录某项工作的完成时间，完成信息的录入工作，他的作用虽然看似流水账，但确是完成工作日志管理的基础。

接下来，你就会惊喜的发现，我们每天利用Microsoft ExceL填写的工作日志的信息文件，具有很好的信息统计管理功能，它详细的记录下每位同志在某一段时间内完成的工作情况，在开展年度工作总结或不定时进行工作汇报时，具有很好的统计管理的利用价值。统计的方法同样很简单，首先要将建立好的工作日志的标题行抹黑后，点击表头中的信息，在工作表的上方的标题栏“筛选”中将“自动筛选”画“√”，于是最初我们输入的第2行的“记录序号”、“完成时间”、“科研内容”、“项目名称”、“上报部门”、“完成人员”的每个单元格的右下方，就会出现一个“”，点击任意的“”，在下拉的菜单中，便可以进行任意选项，这就实现了项目的分类管理功能，简便易学。

4 结论

该工作日志模版具有操作简单、维护方便，用户在Microsoft ExceL环境下均可操作。且有通用性较强的特点，可适用于各单位的各专业。

领导管理者可以通过工作日志随时查阅、统计各科室当天、月所完成的具体工作实施情况，及时了解工作进度，还可间接的了解到职工考勤和工作态度。如果科室能够共享一个文件会更加方便大家，有利于年度职工考核和工作总结工作的实施。