浅谈如何做好纸质档案的保护工作

丁勇 陶革

(1.中国石油西南油气田公司蜀南气矿 2.中国石油西南油气田公司勘探开发研究院)

浅谈如何做好纸质档案的保护工作

丁勇1陶革2

(1.中国石油西南油气田公司蜀南气矿 2.中国石油西南油气田公司勘探开发研究院)

结合工作实际,对中国石油西南油气田公司纸质档案保护工作中存在的问题进行了深入细致的分析,认为只有加强档案宣传、监督和惩治制度,充分提高员工的档案保护意识,从理论到实践提高档案人员的应变意识和处置能力,利用各种现代工具降低档案的自然损坏率,才能最大限度地保护珍贵的纸质档案,延长其使用寿命。参 2

纸质档案 保护 认识

随着石油天然气勘探开发规模不断扩大、气田产能建设持续增长,档案资料在油气田生产开发中所起的作用越来越大,其重要性在人们心目中越来越突出,查阅档案的数量也激剧增加。由于工作量的增加和人员有限,档案工作者越来越将注意力放在了如何做好档案的指导、收集、整编、归档等方面,相对忽视纸质档案的保管工作。同时计算机技术、网络技术的飞跃发展,为档案的信息化建设提供了强有力的工具和技术支持,现在已基本形成纸质文件资料和电子文档同步归档的局面,实行双轨制管理。电子文档的快捷、方便、占用空间少和可重复利用性等优点使人们在查询、借阅时更加青睐了电子文档,纸质档案的查阅将逐渐减少,有些纸质档案几年,甚至十几年都可能不用翻阅,这样档案人员就容易忽略档案纸张的变化。

纸质档案是石油工作者心血的结晶、成果的积累和历史的见证,它不仅在过去而且在将来都将在企业的生产经营稳步发展中都会发挥重要作用。特别随着地下资源不断减少,许多油气矿都在大力开展老井挖潜,在这个时期,过去存档的纸质档案更是具有不可替代的重要性。

纸质档案因为受产生的年代久远、保管条件较差等多种因素影响,纸张易发黄,字迹易褪色,目前有些档案馆藏的纸质档案部分已经变质,其中一部分图纸已经完全无法借阅,这对企业的生产经营造成的损失是非常明显的。由于目前纸质档案的法律效应还无可取代(如个人档案、征地档案等),且也不是所有档案都有扫描件,在这种情况下,如何做好纸质档案的保护工作,防止档案的损毁,延长档案的寿命,维护档案的完整与安全,应当引起足够的重视。

1 现状

纸质文件一旦形成,其制成材料—纸张、字迹材料、字迹三者就结合在一起,它的寿命与其内外部诸因素和保存环境条件有关。就其内部因素来讲取决于形成档案的材料、保存条件和工作人员的责任心,外部保存环境条件包括借阅人员的爱护和对各种突发事件的防范措施。

由于多种原因,目前档案管理使用的大部分档案室都是由办公室改造而成,密封条件不好,温度、湿度不容易控制,同时由于人员有限,在满足日常指导、整理归档、借阅、统计工作量的情况下,难有精力去注意哪些很少有人或根本无人借阅的纸质档案。另外,个别借阅人员借出档案后不注意保护,甚至还出现为了复印方便私自拆分原始档案的现象。

2 原因分析

2.1 档案工作人员保护意识淡薄

“温湿度管理”是档案保护的日常工作。档案工作人员都知道档案收集、整编完毕后就应归档、入库,但部分单位在入库前都没有对纸质档案进行除尘、除虫工作。档案工作人员每天都在记录库房温度、湿度值,但很少能仔细分析一段时间库内、库外的温度、湿度值的变化。通过空调、除湿机进行人为干预库房温湿度,但空调、除湿机几时开,空调开到什么温度值时对库房调节作用最大等问题,没有认真研究及采取恰当的应对措施。

借阅档案时一般只在纸张上登记借阅人和档案名称,没有同时纳入计算机管理范畴,因此无法及时准确知道哪些档案的利用率较差,从而影响对利用率差的档案纸张变化情况的掌控以及采取对应的保护措施。

2.2 档案利用者保护意识淡薄

有些档案利用者借出档案后不注意保护,翻阅纸质档案时不管桌面上有没有灰尘,双手干不干净,这样就容易使档案纸张受到损害。例如有档案室就注意到某项目组借出使用后还回的档案中的纸张很容易生螨虫。还有个别档案利用者认为,只要需要就必须提供,想借多久就借多久,想怎样用就怎样用,工作人员催收多次也不回应。虽有部分人员也可能由于工作原因出差在外,但更多的人是由于思想观念问题,对档案资料重视不够。甚至有的档案资料借出大意丢掉后,写个情况说明即了事,并没有对使用人按照《档案法》中有关规定给予相应的处罚。

2.3 档案防灾措施有待进一步加强

目前,各个单位馆库保管条件不同,加之四川地区比较潮湿,个别单位档案库房有些位于底楼,库房内空气潮湿;有些靠近山,可能面临洪灾、山体垮塌的危险。有的单位没有应急预案,有的单位虽然有了应急预案,但缺少演习。只有理论知识,真正遇到突发情况还是会不知所措,种种这些现象都非常不利于档案的保护工作。

3 解决办法

针对上述不利于档案保护工作的各种因素,笔者从自身的工作实际出发,谈谈对如何做好纸质档案保护工作的一些认识和看法。

3.1 做好宣传、监督和惩治工作,提高档案保护意

识

档案人员不仅自身要有档案保护意识,还要加强对档案利用者的宣传,使他们有意识地注意将纸质档案放置在整洁的环境中,提醒某些人改掉翻书沾口水这类不良习惯,用干净的手去翻阅档案。

针对石油系统工作流动性大、经常到野外工作等特点,加强对档案利用者的思想宣传工作,提醒他们及时归还档案,做好档案的安全防护保密工作。档案人员要加强对归还档案资料的监管力度,仔细检查翻阅被利用的案卷和资料,发现偷撕、涂改档案等问题及时查处,并在利用登记簿上备注说明,及时报告有关领导,对破损的档案及时修补。对借阅利用率高的档案,应定期在归还入库前采取措施 (如除尘、在放置药物的房间里密封杀虫消毒一段时间等)。便于档案工作者在档案借阅时,对利用者进行针对性的档案保护教育,消除损坏纸质档案的隐患,有利于提高档案的完整性与安全性,延长其使用寿命。

3.2 充分利用各种工具,加强对纸质档案的保护

由于大部分单位都未设专用档案消毒间,一般房间密封效果又不太理想,因此虽在入库前进行了消毒工作,但在库房里放置一定时间后档案还是易长虫。档案工作者要加强纸质档案入库前的准备工作,对将入库的档案首先除尘,然后根据档案的重要性、厚度等要素,将档案放在密封置药物的房间消毒一段时间,进行除虫工作,将污染源隔绝在库房外。

档案的保护工作既包括入库前也包括入库后。档案保管工作的基本任务是了解和掌握档案损坏的规律,通过经常性的工作,采取专门的技术措施,最大限度地防止和减少档案的损毁、延长档案的寿命,维护档案的完整与安全。档案库房温度、湿度控制的国家标准是:14℃≤温度≤24℃;45%≤湿度≤60%。但原西南油气田公司档案馆的姚家丰老师就根据自己多年在档案保护工作中的经验发现,在自然库温≤温度≤24℃、45%≤湿度≤50%的情况下最适应该公司档案资料的长期保存;并且通过调控空调和抽湿机的运行状态,使库内湿度值降至 30%～35%的区间内稳定 20天～30天,将彻底灭绝所有害虫。在这种条件下,库房不用放药片杀虫,既减少环境污染,节约资金,又不对工作人员身心健康造成伤害。因此档案工作者应重视档案保管日常工作,充分利用计算机的优势,将每日记录的库房温湿度值录入计算机,画出趋势图,分析温湿度走向,分析适合自己地区库房纸质档案保管的温湿度标准范围值,从而更有地效保护档案,延缓档案的自然损坏。

在重视档案保管日常工作的同时,还应该借助计算机管理的优势,将档案借阅情况纳入计算机管理,定期做好档案利用统计工作,对利用率高的档案可准备复印件供档案利用者翻阅、查询,以达到保护原件的目的,对利用率差的档案,可定期检查该档案纸张变化情况以便下一步采取除虫、除霉等针对措施保护档案,同时也为下步鉴定、销毁工作提供有力依据。

3.3 从理论到实践,提高档案人员对各种突发事件

的处置能力,有效保护档案

各个单位都应针对自身特点制定防火、防洪、防泥石流等应急预案,从思想上加以重视,从制度上加以规范,从而最大程度地保护纸质档案。但光有纸上东西还不行,必须对员工进行灾害预防和应急能力培训,定期实战演习,从而提高广大档案人员对突发事件的应变和处置能力。同时要坚持提供复制件,对能不利用原件的要坚决不借出原件。

目前多数单位档案人员身兼数岗,因此大家把工作重点都放在对档案的指导、收集、整编等工作上,从而容易忽略对周遭环境的观察,如果有关业务主管部门能制定出相应的规章制度,对及时发现周围环境变化,发出预警信号的人员进行奖励,对造成事故的相关责任人和肇事人员进行惩处,这样的话,档案工作者就会从思想上认识到档案防灾的重要性,在日常工作中注意观察和判断各种突发性灾害,及时处理和向上级汇报隐患,就会从理论到实际提高档案工作者对防火、防洪、防泥石流等各种突发事件的应急能力。

4 结束语

档案是以一定的物质形式存在并且其中有一部分要永久保存下去、以便后人利用和起凭证作用的史料,由于自然和人为的各种原因,纸质档案总是处于渐变性的自毁过程之中,甚至可能遭到突变性的破坏。为了更长远地利用档案,就需要档案工作人员和档案利用者们对档案采取各种有效的保护措施,不断学习和摸索保护档案的各种技术和方法,消除各种可能损坏档案的不利因素的影响,降低档案的自然损坏率和避免人为损坏,尽可能最大限度地保护纸质档案,延长纸质档案的使用寿命,从而更好地发挥档案在油气田勘探开发建设中的重要作用。

1 尧欣 .对现有档案保护工作缺失的思考[J],《中国档案》,2006,8:62-63.

2 姚家丰,论温湿度调控设施的配置及温湿度的综合管理[C],中国四川省档案学会石油分会首届档案学术研讨会,四川大邑,2003.

PROTECTION OF PAPER-BASED ARCHIVES

D ING Yong1and TAO Ge2(1.Southern Sichuan Gas District,PetroChina Southwest Oil and Gasfield Company;2.Exploration and Development Research Institute,PetroChina SouthwestOil and Gasfield Company).

Based on working experiences,analyzing some problems existing in the protection of paper-based archives from PetroChina SouthwestOil and Gasfield Company,this study indicates that in order to protect the precious paper-based archives and prolong their service life,some measures should be adopted to strengthen the publicity,supervision and punishment laws for archives;to raise the protection awareness for employees;to teach them how to act in emergency;to reduce the natural loss by variousmodern instruments.

paper-based archives,protection,awareness

丁勇,女,1968年出生,工程师;现在中国石油西南油气田公司蜀南气矿档案室从事档案管理工作。地址:(643000)四川自贡市毛家坝蜀南气矿档案室。电话:(0813)4614171。E-mail:snzga643000@163.com

NATURALGAS EXPLORA-T ION&DEVELOPMENT.v.33,no.2,pp.74-76,4/25/2010

(修改回稿日期 2009-12-21 编辑 景岷雪)