现代文秘工作与档案管理工作的规范衔接

张瑞丽 平顶山市公路局直属分局，河南平顶山 467013

现代文秘工作与档案管理工作的规范衔接

张瑞丽 平顶山市公路局直属分局，河南平顶山 467013

一 现代文秘工作和档案管理工作的“一体两面”关系

现代文秘工作和档案工作的衔接主体主要是公文。公文是文秘工作的主要产品。档案资料主要来源于公文。公文是档案的前身，公文质量的好坏直接影响着档案的质量，换句话说没有高质量的公文就不会有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础之上的，可见，现代化文秘工作是档案管理工作的基础性工作，它们是一个整体的两个方面，既紧密相连，又相对独立。

随着现代科学技术，特别是计算机网络技术的发展，档案界提出的“文档一体化”管理模式，便是这种“一体两面”关系的实际反映和科学应用。所谓“文档一体化”就是从文秘和档案工作的全局出发，在公文生成制发到归档管理的全过程，使用“文档一体化”计算机管理系统，一次输入，多次输出，从公文产生到运转的每一个环节上，特别是在公文向档案转化的关键环节，都体现出档案工作的具体要求，使文档实体生成一体化，管理一体化，利用一体化，规范一体化，实现文秘工作和档案工作信息共享，规范衔接。

二 当前文秘工作和档案工作衔接方面存在的主要问题

实际工作中，文秘和档案实行的是分块管理制度。实践证明这是一种有效的、比较科学的管理制度。但是这种体制某种程度上却拉大了文秘工作和档案工作的距离。文秘人员档案意识淡薄，档案人员也很少考虑文秘工作，致使二者在衔接过程中出现了许多脱节之处。目前，在文秘工作和档案工作的衔接主体上，即公文的格式和处理办法方面存在着诸多不规范现象。

（一）用纸不达标，装订不规范。《国家行政机关公文格式》（以下简称《格式》规定公文用纸一般使用纸张定量为60g/－80 g/的胶纸印刷纸或复印纸,型号为国际通用A4型。装订要求左侧订，不漏页，无坏钉，不脱落，不散页，后背平整。但长期以来，公文用纸很少注意克度要求，常因纸张质量差和耐折度低，以至于保存时间不长便开始发黄。印刷装订中，掉页、漏页、压字、钉脚不齐等问题时有发生，使公文的严肃性、美观性和档案的完整性都受到一定影响。

（二）版记不全面，附件不规范。版记是文书部门和档案部门相互衔接，顺利实现“文档一体化”的一个重要标志。而日常文秘工作中常常不被重视，只有主题词而无抄送发单位者有之，不标明印发部门和时间者有之，甚或没有版记，增加了“文档一体化”的操作难度。《格式》还对公文的附件作了明确规定，但在现行的公文制发中，有些单位却不能正确处理，有的“附件”字样标志不当，正文和附件的名称、序号不一致，附件单独装订时不标志正文字号和排列序号，附件和正文以对号入座等，也严重影响着公文的规范立卷和规范归档。

（三）文种使用不当，办理程序不规范。《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》规定公文主要有13种。但实际应用时，往往“决定”和“意见”不分，“通知”和“通告”混用，公文的实际效力常因此削弱。最容易混淆的是“请示”和“报告”中夹杂“请示”的内容，有的甚至把两个文种合二为一成“请示报告”，给公文受理机关带来了不便，影响了公文作用的发挥。公文的办理程序虽说是一个严密的体系，但在日常工作中，越级行文，越级签发，有校对无复核，不登记就印发等无序现象却很难避免，从而为档案工作留下后患。

（四）原稿不齐全，编号不规范。公文原稿的收集整理是公文处理的一个重要环节。有时候，办文过程很规范，但实际归档时，却发现只有定稿，缺了原稿或修改稿。从某种意义上讲，修改稿特别是领导指示的原稿更具有存档价值。还有的归档材料是传真原件，不经过复印就存档，短期内字迹就变得模糊不清。公文编号的差错一般则是由于登记不及时、分类不准确造成的，漏号、重号等乱号情况的出现，既影响了公文的质量，又不符合立卷归档的要求。

另外，《办法》规定撰写公文材料应该尽量使用碳素或蓝黑墨水，不能用铅笔或圆珠笔写，包括领导的签字在内。在以往档案工作检查中，这一条几乎没有单位能完全做到，案卷中的圆珠笔字变形、铅笔字模湖难辨、有涂改痕迹等现象普遍存在，使档案的真实性难以保障。

实现现代化文秘工作和档案管理工作规范衔接的“三强化”措施

三 要实现现代化文秘工作和档案管理工作的规范衔接，笔者认为应着重从“三强化”起。

（一）强化“文档一体化”意识

“文档一体化”的实质是把现代文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体全程序真正交融在一起。这个概念的提出，旨在加强档案部门对文件管理的超前控制，保证档案的质量，同时减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。文秘工作是“文档一体化”的基础工作，最重要的是文秘人员必须具有较强的档案意识。档案，是人们社会实践的历史记录，是历史的折射和缩影，是传承社会文明的薪火，可以说没有档案就没有历史。所以，每一个文秘人员头脑中都要有“档案”二字，不仅仅只是为当前工作服务，更要站在对历史负责的高度，按“文档一体化”的要求，规范办理好每一份公文。

（二）强化“全过程管理”工作

首先，要树立质量管理意识。不论文秘工作，还是档案工作，每个环节的每个工作人员都要确立质量第一观念，明确认识各自的岗位质量责任，这是“全过程管理”的前提。

其次，要制定严格的质量标准。《档案法》、《格式》和《办法》等法规对国家机关公文处理工作应当遵循的基本原则、公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求及公文归档工作均作了明确规定，这是“全过程管理”的根本法规，全体档案工作人员和文秘人员应认真学习，熟练掌握，在精通的基础上模范执行。

另外还要理顺管理体制，完善组织机构，建立优秀的工作队伍。这是“全过程管理”的基础。

要建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文。这些规定和程序要尽可能细化，简捷明确，操作性强。要严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，禁止滥发文件和发无效、无用的文件，要依靠先进的装备和技术，配置性能优良的设备和工具，注意操作的熟练性和规范化，对一切不合理、不经济、不正当的使用行为要坚决禁止。

（三）强化“文书部门立卷”工作

“文书部门立卷”是《档案法》早已明确的一个基本制度。《办法》也规定公文办理完毕后，由文书部门或业务部门负责“及时整理（立卷）、归档”。公文立卷归档是文秘工作的最后环节，却是档案工作的开始环节，并成为二者真正意义上的衔接点。各单位办理完毕的文件材料，应由文秘人员集中统一保管，根据立卷的原则和方法，在档案工作人员的指导和帮助下，编写“案卷目录”将其及时“对号入座”，使文件的立卷工作日常化。“文书部门立卷”主要是做好平时归卷工作，关键在于“及时”二字，及时收集，及时分类，切忌拖拉积压。会议文件应在会议结束时及时收集归卷；联合办理的公文，原件由主办单位收集归档，协办单位保存复制件或副本。文秘人员平时有计划地收集整理文件，进行分门别类的管理，既方便平时查阅，又利于年终立卷。需要指出的是，当遇到工作人员因故调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文材料，按照有关规定全部及时进行清交，以保证档案材料的整齐全。

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.07.126