关于高校档案信息数字化建设的思考

潘建华 广州市广播电视大学 510091

关于高校档案信息数字化建设的思考

潘建华 广州市广播电视大学 510091

在当今信息技术飞越猛进的时代，信息化已经成为社会发展的一个重要标志。我国的《全国档案事业“十五”计划》中也明确提出要加快档案信息化建设，档案现代化管理和信息化建设，是档案工作发展的必然趋势，档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。本文针对高校档案信息数字化的现状和原因分析，进行思考，研究了档案信息数字化实施过程中可能遇到的问题及其解决策略。

档案信息；数字化；问题；对策

随着社会信息化进程的加快，档案信息载体发生了革命性的变化。办公自动化乃至无纸办公的实现，使得电子文件数量与日俱增，人类正逐步迈入数字化信息时代，高校档案信息数字化是随着学校计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储、以网络化的方式互相连接，从而及时提供利用，实现资源共享。因此，它给传统的档案工作既带来了严峻的挑战，又带来了难得的机遇。

档案管理信息化是学校信息化的重要组成部分，档案信息化建设以档案业务为核心，以计算机、网络、信息技术为手段，以现代管理为理念，以服务于全校师生为宗旨的多样化、方便快捷的服务。我校把“以现代信息技术为手段，以网络为中心，全面实现档案信息利用的数字化，提高学校档案工作的信息化水平,为学校改革和发展提供一流的档案信息服务”作为指导思想构建档案信息数据库和档案信息管理平台，建立广州电大档案文件数据库系统，实现档案资料直接网上检索、浏览和下载。

一、档案信息数字化的现状

数字档案馆的出现为实现档案信息全社会共享，提高档案利用率，实现上述目标提供了途径。数字档案馆是一个数字化信息的仓储，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便地访问它，以获得这些信息，并且其信息存储和用户访问不受地域限制。它能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理、查询和全部集成在一起，使这些信息得以在网络上传播，从而最大限度地利用这些信息，档案信息数字化是档案利用工作发展的必然趋势。

所谓档案信息数字化，就是将现有的非数字化的物理介质档案文献资料，用计算机进行收集、筛选和不同层次的加工，使之数字化成为计算机存储的二进制形式的二次文献信息供人们利用的过程。相对于传统的手工档案管理，其优点有：

（1）可充分利用和发挥计算机及网络系统的潜能，提高利用率；（2）缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性；（3）档案信息数字化，节约档案管理投入的人力和物力；（4）档案信息数字化，信息发布和应用灵活方便；（5）档案信息数字化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。

目前，档案信息管理系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件不统一，软件性能低，导致信息资源无法共享，档案信息在决策支持方面的作用不明显，无法服务于学校建设和发展。这些都严重影响了档案信息数字化的发展。因此，目前档案信息数字化进程中的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是管理制度、软件与人员的因素导致硬件先进的功能和优势无法充分发挥。

1、具体情况如下：

（1）档案软件系统现状

大部分档案软件没有信息管理功能，不支持数据挖掘、决策等高级功能，缺乏通用性。档案管理领域缺乏一个功能整合一体化的档案系统，既可用于文件信息检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。造成不能有效地利用计算机完成信息管理工作，快捷地出版信息编辑成果。档案信息系统和网络建设形式各自为政，档案相关部门各自开发的软件信息不能共享，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。这些制约了档案信息数字化的进程。就我校目前的现状而言,正在使用的管理软件包括OA办公自动化系统、教务管理系统、档案管理系统等管理软件。如何进一步提高档案管理软件的技术和应用水平，保证档案信息交换、实现档案信息资源，促进学校档案信息化建设与校园办公自动化同步发展，实现文档一体化管理是目前档案软件系统急需解决的课题。

根据系统论思想和集成化要求，档案信息数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。

（2）档案管理制度的现状

档案标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理数字化的前提是基础工作的规范化和标准化。档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑,有关规定已不能完全适应数字化的需要。其中档案信息数字化工作尚无统一标准，仅着眼于具体的馆或专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也极大地制约了档案信息数字化工作的进程。

档案信息数字化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

要加快推进档案信息化制度建设，必须根据《档案法》及国家档案局的有关规定制定符合学校实际的电子文件归档与管理的各项规章制度。

（3）档案信息管理人员现状

实施档案信息数字化，档案信息管理人员的素质有待提高。首先要有能够运用现代化办公技术的人,管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。目前的状况，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。就我校而言，档案室3人专职人员中，没有人是档案专业毕业的，仅仅是受过档案专业在职培训。

2、这些问题要求我们转变观念，符合发展趋势

（1）首先,要扭转“重硬轻软”的观念。在当前的数字档案馆中，普遍存在着一种重“硬件”建设，轻“软件”环境建设的倾向。重心工作都放在硬件购置、网络建设、档案信息输入上，而对以往限制档案利用的制度和体制等“软”环境建设投入较少。结果建成的数字档案馆成了搬到网上的传统档案馆，数字档案馆的档案信息资源的共享的优势根本不能发挥，传统档案馆的一些弊病依旧存在。那么数字档案馆的功能就很难发挥，数字档案馆的建设也就失去了意义。

（2）其次，要扭转“重建设轻利用”的观念。在数字档案信息资源建设上，要以大力开发档案信息资源为出发点，以提高档案信息资源的利用率为目的。紧紧围绕最大限度地满足用户对档案信息的需求来进行档案信息资源建设。一是不片面强调数字档案信息资源的数量，更要重点关注档案信息资源的内容质量和可利用性；二是注重收集档案用户对数字档案信息资源建设的反馈信息，避免建设与应用脱节；三是搞好网上资源服务，充分利用网上信息共享的便捷，提高资源利用的效率。

二、对档案信息化建设现状的原因分析

1、缺少既会档案管理、又会计算机操作管理的复合型人才

要能精通的档案业务知识。要能精通的电脑应用。在实际工作中那种既会档案管理、又会计算机操作管理的复合型人才非常少。档案部门待遇不高，优秀人才难以吸引进来，进来后又难以留住，冗员又难以消化,致使档案部门人员老面孔，工作陈旧，缺乏生机和活力，工作效率低，效果差。

2、工作任务量大，所耗时间长是也是造成档案信息化现状的又一因素

目前，我校档案室所藏档案数量大，共有1万多卷，且现阶段只能靠人工一点一点整理和输入,输完后还要校对，修改，管理，维护，数据备份。能够胜任的工作人员少，再加上录入任务大，使得档案作息化建设实际操作举步艰难，所以实际工作的困难重重，档案信息化难以到位。

3、各软件企业相互竞争，造成各个档案管理系统不一致

档案管理系统软件利润高，价格贵，各软件企业各自推销各自的产品，造成各个高校的档案管理系统不够统一，规范，影响了档案信息化建设的整体进度。

三、实施档案信息数字化过程中的问题与对策

（1）加大档案完善法律法规宣传力度. 制定出台档案信息的相关性政策体系

努力构筑促进档案信息化责任体系，建立有效的工作指导机制，营造良好工作环境,加快档案信息化的进度；提高档案工作者的积极性；建立有效的就业工作奖惩机制，促进档案信息化的建设。

（2）加大资金的投入，以保证档案信息化建设的正常运转

各级领导应对档案信息化工作给予高度的重视和支持，不但对档案信息化工作的机构、人员、办公条件等都要给予必要的保证和不断加强，而且相关单位应该保障档案信息化专项资金给各主管部门的领导，否则，档案信息化工作的开展将会受到很大的限制。

（3）加强对档案工作人员的思想意识教育和队伍建设

利用多种形式对档案工作人员进行教育，加强对档案工作者的思想教育。培养这些工作人员能不怕吃苦,积极为档案信息化建设贡献力量,加强宣传教育。使领导干部和工作人员都能对档案信息化建设重视。为加强队伍建设,需要和专门的主管领导,成立专门机构,招聘专业技术人员.从而推动档案信息化建设。

（4）统一档案管理系统软件，做好软件维护工作和备份数据工作

要高度重视软件的维护和备份数据工作，要从长期目标上下工夫，否则几年的工作将付之一炬，数据备份工作也是为将来全国档案互联做好准备。

档案信息数字化是学校迅速发展的电子办公、网上教学工作对档案工作提出的迫切要求，数字档案馆是电子办公、网上教学工作的一个必需的组成部分。我校已将“档案信息数字化建设项目研究与实施”立项列为广州电大“十一五规划”重点项目，项目初步设想“以现代信息技术为手段，以网络为中心，全面实现档案信息利用的数字化，提高学校档案工作的信息化水平，为学校改革和发展提供一流的档案信息服务”作为指导思想构建档案信息数据库和档案信息管理平台。

1、从理论发展的角度来看，档案信息数字化建设中的几个阶段如下：

第一阶段，在没有解决数字化档案的原始性和凭证性问题之前，它处于传统档案的辅助位置，是以传统档案为主，以数字化档案为辅。

第二阶段，在数字化档案解决了其原始性和凭证性问题之后，没有解决数字化档案的长期存取的问题之前，数字化档案与传统档案平分秋色。数字化档案可以完全承担起利用的任务，而传统档案则担负起长久保存的任务。两者不分主辅。

第三阶段，在数字化档案解决了长期存取的难题之后，数字化档案将上升到主导地位，而传统档案馆将下降到辅助地位并逐渐淡出档案领域。

第四阶段，随着技术的逐渐成熟更新，数字化档案最终取代传统档案的位置，承担起档案的全部任务。

数字化档案要取代传统档案需要走相当长的艰难路程。数字化档案在其发展过程中的不同阶段中有着不同的定位。数字化档案作为网络数字时代档案发展前进的方向，也是档案工作者努力追求的目标。数字化档案的馆藏数字化、传递网络化、存储海量化、服务自动化、信息共享化。它是一项实实在在的庞大而又复杂的系统工程，数字化档案的建设应当是循序渐进，不断总结经验教训，逐渐走向完善。数字化档案从诞生到成熟，它自身也有一个逐渐演变的过程，这种演变的过程决定了数字化档案的建设和完善是一个漫长的过程。

数字化档案的主要优势在于对档案信息的快捷传递和方便利用上,但是数字化档案的技术条件本身并不能提高档案信息资源利用率。事实上，现阶段的数字化档案的形式仅仅是为提高档案信息资源利用率提供了可能，要充分发挥数字化档案的功能作用，还需要我们把工作重点放在开发档案信息资源上。重点是要使开发档案信息资源的措施适应数字网络环境，使数字化档案充分发挥其优势功能，提高档案信息资源的利用率。

2、有重点、分步骤实施档案信息数字化建设

尽管档案信息数字化的建设存在着许多难题和困难，但是档案信息数字化还是档案管理的发展方向，因为这是数字时代的大势所趋，不过我们应当清醒地认识到档案信息数字化的建设和发展是分阶段的，其过程也是漫长的。因此，档案信息数字化的建设应根据需要和可能的原则，区别轻重，分清步骤，依据条件，量力而行。

（1）有重点地对档案进行数字化。对于重点建设的数字档案馆，由于其保管的档案数量庞大,不同的档案的价值也不同，将全部档案数字化是不切实际的，既可能浪费有限的资金又增加了工作量。因此，要根据馆藏情况、服务对象和档案馆的功能类型，有重点、有选择地对馆藏档案进行数字化，有条件的其他档案馆也可以开展这项工作。一是对馆藏珍贵档案数字化；二是对具有长远使用价值的档案数字化；三是对具有经济、科技、文化价值的档案数字化；四是对具有地方特色的档案数字化；五是对利用率高、需求大的档案数字化；六是对开放的档案数字化。

（2）做好电子文件的收集归档工作。数字档案馆的档案信息资源建设有两个方面：一方面是对馆藏档案的数字化处理；另一方面是做好电子文件的收集归档。对于后者来说它是今后数字档案馆建设的基础。因此，做好电子文件的收集归档工作就成为数字档案馆建设的重要前提和步骤。学校各部门产生了大量的电子文件已成为事实。因此,从现在起就要做好电子文件的归档管理工作，要对各部门目前已经形成的应当归档的电子文件进行全面、系统地调查和了解并进行收集归档，还应采取相应的管理手段和技术措施以保证归档文件的真实、完整和有效。如果不采取有效措施做好电子文件的收集归档工作，就很容易使这些电子文件丢失或失真。做好电子文件的收集归档工作，不仅为数字档案馆建设提供丰富的档案信息资源，而且还可以减少档案信息数字化的重复劳动。从某种意义上讲，收集归档电子文件是数字档案馆建设的重要基础和步骤。

（3）有重点地抓好数据库建设。目前档案信息数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。

档案馆计算机数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见，检索性数据库主要用于揭示馆藏内容，介绍开放档案的范围、目录和提供网上检索途径；文件性数据库，主要用于完整地载入档案文件，使人们可以通过网络获得档案信息。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库，档案信息组织形式就发生了本质上的变化，从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式，索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，依赖先进的智能化信息管理技术，以人工语言或自然语言进行搜索，为用户提供方便、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息要达到以下质量标准：第一、数据的准确性；第二、数据项目和内容的完整性；第三、数据的规范性；第

四、数据的稳定性。

（4）档案信息安全问题。安全是档案馆数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案馆与图书馆最根本的不同在于图书信息基本上是面对普通公众，而档案信息则对安全保密有严格的要求，有相当一部分档案信息是需要控制使用的，所以档案馆数字化建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类,档案馆在数字化建设中对此应该形成一套管理制度体系，此外还需要有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更加严密。要对已有的档案信息系统进行改进分化，对馆内不同用户根据权限提供全文档案信息，使馆藏信息首先在馆内达到资源共享。当馆内数据库接入Internet网时，除尽最大可能保证网络安全外，将那些有机密性的、不开放的档案不存放在网络服务器上。在当前的技术条件下，为了解决档案信息的安全问题，也可以使用Intranet技术，提供授权的档案信息服务。

总而言之，高校档案信息化建设的路子还很长，我们一定要从本单位的实际情况出发，转变传统的档案管理思想，更新观念，提高自身的业务水平，优化档案的整体队伍，逐步实现高校档案信息化的管理。

[1]葛桂珍.试论高校档案信息化管理.科技情报开发与经济.2005

[2]王延军.高校档案信息资源共享之浅见.河北青年管理干部学院学报.2006（2）

[3]杨润珍，傅电仁.浅谈档案信息服务工作的拓展.科技创新导报.2008（30）

[4]武彬，石新华.网络信息资源管理与数据库存建设.科技情报.2008（3）

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.07.135