论档案工作的标准化

林 艳

档案工作千头万绪、错综复杂,但做好档案管理工作,科学立卷、不断提高案卷质量等基础性工作,是实现档案工作标准化的重要基础,也是逐步实现档案工作现代化的重要条件。

1 档案工作标准化的基本含义

1.1 档案的定义

档案是指国家机构、社会组织和个人在各项活动中直接形成的具有保存利用价值的各种载体形成的历史记录。

1.2 档案工作标准化

档案工作标准化是国家标准化的有机组织部分,是指档案事业主管机关,标准化主管机关及有关部门,共同对档案工作各个方面制定的科学统一的规范性标准,并予执行、修订的全过程活动。

2 档案工作标准化的意义

档案工作标准化是实现档案工作现代化的前提,是实现科学管理的重要组成部分。现代技术和生产的发展,导致各类文献猛增,并达到庞大的数量,充分开发、利用档案资源是人们的需求。为了保证档案最大化地利用,标准化工作就变得迫在眉睫了。若没有档案工作的标准化,就不能进行有效的档案利用和交流。档案工作标准化,为实现计算机管理创造了条件,有助于提高档案管理的水平。

档案工作标准化,主要包括档案的收集、整理、利用、鉴定、保管、统计、检索等环节。

2.1 档案收集工作标准化

档案的收集工作是档案管理工作的第一个环节。根据我国档案法规定,档案管理部门按照归档制度对单位内各部门应归档的文件材料进行接收,并且根据生产经营活动的需要,把分散的材料,集中管理。这是档案收集工作积累和贮存档案信息资源的重要途径。档案收集工作应归档完整、齐全,交接双方履行签字手续。比如:中国质检出版社管理的档案和相关资料包括:标准档案、图书档案、国家标准及行业标准函,标准修改单,标准勘误单,标准公告等。收藏档案、文件数量在全国出版社范围内,数量大、品种多,居于前列。这是一项繁琐、细致、浩大的工程,尤其是标准档案复杂,标准有相互代替,有部分代替技术内容,有标准废止。在工作中,须坚持优化和特色,创造性和积极性相结合,这样才能完整地保存档案,真实记录出版物的全过程,为标准、图书档案管理工作搭建了科学、坚实的框架。

2.2 档案整理工作标准化

档案整理工作的标准化主要包括档案的分类、组卷、卷内文件的整理,卷内目录的编制等具体工作。如,档案整理工作中应注意档案袋与卷内文件名称是否一致,原稿与校样页码是否齐全,卷内文件按顺序排列。按档案规定进行分类、加工、整理、编目和上架,同时将档案信息输入“档案信息管理系统”。档案质量要求和工作标准原则是分类适当、组卷合理、目录清晰、案卷整洁、体系统一,编号准确、移交清册与实物相等。

档案在整理过程中如发现已破损的文件,应及时予以修整。整理归档文件所用的书写材料、纸张等,应符合档案保护要求。

档案整理工作做好了,就能保证档案完整、系统,为提供利用打下良好的基础,若这项工作搞不好,就会违背档案文件的形成规律,破坏档案的完整系统,利用效率就会受影响。

2.3 档案利用工作标准化

档案利用工作是档案馆(室)通过一定方式使档案资料直接为社会组织和用户服务的工作,是档案管理工作的重要环节,也是实现档案价值,发挥档案作用的途径。

通过现代化手段管理档案,大大提高了档案管理中存储、处理、控制、开发、利用档案信息的能力,使档案信息资源不断得到开发和利用。如:中国质检出版社档案可以实行同步利用。在查阅档案时,可以通过同一“档号”,检索到档案目录,同时在社局域网内查阅:标准档案、样书信息、代替作废库信息、修改单信息、图书信息等。利用各类数据库,对编辑人员在编辑加工标准稿件、编辑汇编类图书时有很大的帮助。档案还具有凭证价值,如:出书后,读者提出一些问题和质疑,认为是出版社的印刷错误,编辑通过查询原始档案,告知读者原始档案记载情况,分清了责任,避免了出版社的经济损失。

档案利用是档案工作中最富有活力的一个环节。实践证明:做好档案利用工作标准化,才能使档案工作具有活力。

2.4 档案检索利用标准化

可分为编制检索工具建立检索系统、利用检索工具检索所需的信息。在档案检索工具的格式、用语以及分类等方面,努力实现规范化和标准化。充分利用先进的、符合本单位实际经营情况的检索系统,方便、快捷、准确地检索到所需的信息。

2.5 档案保管和统计标准化

档案的保管方法、保管条件,关系到档案的安全和寿命。因此,对于档案保管的要求,包括温度、湿度、防火、防虫、防盗、防尘等,都要有具体的标准。

档案的登记和统计,可分为数量统计、档案利用情况统计、档案机构和人员状况统计、档案统计等。

2.6 档案鉴定工作标准化

档案鉴定工作是决定档案存毁的问题,档案的保管期限是决定档案存毁的一个重要工作环节。实行鉴定工作标准化,最重要地是制定符合标准的档案保管期限表。应根据国家及专业系统保管期限,结合本单位实际情况,制定保管期限表。正确划分永久、长期、短期三种期限。质量要求和工作标准要符合鉴定程序及有关规定,销毁手续完备。保证档案管理规范化、标准化,不断提高档案管理人员档案鉴定水平。

3 当前档案工作标准化的问题和对策

实现档案工作标准化,是一件十分复杂、细致的工作,它涉及面广,会遇到很多困难。这就要求:

3.1 加强宣传,提高认识

档案工作的标准化,是实现档案现代化管理的前提,要积极宣传开展标准化的必要性和意义,普及标准化知识,提高有关人员标准化意识和素质,充分认识档案工作标准化在档案工作现代化中的重要作用,增强实施标准化的自觉性,为档案工作标准化献策献力。

3.2 抓好基础工作,提高工作效率

实现标准化,关键在于基础工作标准化,因此要脚踏实地,做好基础工作。利用计算机等现代科学技术,科学有序地将分散档案进行系统化、条理化整理,提高工作效率。

3.3 提高档案人员素质,加强人才培养

社会的发展,科学技术的进步,使档案工作任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了巨大的变化。加强标准化人才培训教育,使档案人员逐步掌握标准化知识,提高业务素质,促进档案工作标准化的实施。

[1]何屹.档案管理实务[M].北京:北京大学出版社,2010.

[2]马颜平.浅析档案工作标准化问题[J].北京.北京经济瞭望,1997.

[3]祁薇.谈谈出版社的书稿档案工作[J].北京.科技与出版2008(6).