ALEPH 500拟采系统功能分析

唐高芳 李 萍

（北京师范大学珠海分校图书馆，广东 珠海 519087）

1 APS与ALEPH的关系

采访拟订系统APS-ALEPH Preordering System是Exlibris北京代表处针对采访核心工作研发出来的新模块，它弥补了ALEPH国内版荐购方面的空白，也充分体现了ALEPH二次开发功能的强大。APS系统是基于Web的B/S模式，即浏览器/服务器模式的应用系统，因此，可以通过IE浏览器来访问，且只需在IE浏览器的地址栏输入相应地址即可方便快捷地登录。APS与Aleph的关联如图1。

图1

2 APS的流程及其功能

APS是按照书目获取→采访拟订→采访审订→采访发订的流程设计的，如图2所示。

图2

APS可以实现的功能主要有：书目上载、采访拟订、采访预订、采访发订、在ALEPH客户端查看正式发订订单、现采订购、读者荐购、用户参数设置、系统维护。

1.1 书目上载

通过文件上传转换，将不同格式的书目数据包转换成系统可识别的ALEPH顺序文件格式，根据需要进行拟订库和正式库查重后导入系统。

1.2 采访拟订

采访人员可根据自己的使用习惯设置个人的普通手工拟订模板、普通批拟订模板、现采拟订模板，进行拟订操作时，将提取最新保存的模板内容。

1.3 采访预订

对单个预订订单或批预订订单进行修改/删除和更新订购数操作。

1.4 采访发订

采访发订的过程是订单状态从RSV到SV的过程，同时，也是所有之前在拟订库中拟订/预订订单真正装载到正式库的过程。

1.5 在ALEPH客户端查看正式发订订单

“拟订批次号”和“正式库订单批次号”是联系APS拟订库和ALEPH正式库的桥梁，采访人员凭所设批次号浏览所需的发订目录。

1.6 现采订购

通过数据上传转换→拟订库查重→正式库查重→数据入拟订库→现采批拟订→批预订订单→正式发订的过程进行批订单处理直接导入正式库。

（2）对于施工材料做不到严格的查验。施工材料是保证整个工程质量的基础前提，任何一个行业都不例外，尤其是建筑行业，对材料的要求标准更高。但在实际的施工过程中，对于施工材料的要求并没有严格的把控，材料监管员起不到严格检测的作用，基本上都是处于应付的状态，使建筑工程质量从最根本上失去了保障。

1.7 读者荐购

读者荐购新增的功能模块，一部分集成在OPAC中，读者通过直接访问OPAC提交荐购表单，待馆员处理完荐购订单后，可以再次登录OPAC在读者信息/荐购记录中查看馆员的回复；另一部分集成在APS中，针对读者推荐书目的类型（新荐/征订库/正式库），馆员对读者新荐书目进行简单编辑/删除等处理，在处理完荐购订单之后答复读者，最后对荐购书目进行一系列拟订/预订/发订操作。

1.8 用户参数

用户参数用来修改设置用户的登录密码，以及设置APS拟订系统中采访拟订的各种功能模板和荐购书目批次号。

1.9 系统维护

这部分由最高权限管理员进行管理，包括增删用户、用户权限设置、书目管理、拟订订单和荐购订单的管理、数据库的导入、导出和清理、日志的清理和查阅操作。

2 优缺点分析

APS中轻松的导航和无缝集成使得订购过程更加容易和高效。订单可以在线生成，也可以批量生成，图书馆员可以根据需要随时修改订单中的内容。APSv2.0版本中针对各种不同类型的采访方式，提供了灵活的模板定制。同时，增加了读者荐购功能，读者通过访问OPAC便可以新荐书目，自动对正式库进行查重，馆员在APS系统内对读者荐购的书目进行筛选处理生成荐购订单，并答复读者的荐购请求。APS的优越性主要体现在如下方面：

①支持多种格式征订书目数据导入，兼容CNMARC和MARC21格式的数据记录，实现统一的检索和显示，格式可配置。

②实现了基于拟订库、正式（书目）库的多库查重，详细的查重结果，信息显示直观，书目和馆藏信息链接；查重方式可配置。

③支持批处理操作，包括数据批量导入导出，批处理订数，并自动计算订单价格等。

④支持订购数量的联机修改，支持丛书（套书）的订单和单册处理，支持正式发订订单的统计和清单打印。

⑥完善的权限管理和系统维护功能。

⑦支持基于每个工作人员的各种模板设置（数据上载、手工拟订、批拟订、现采等）。

⑧支持拟订库多种书目状态的处理，及对查重的书目进行非重设置。

⑨增强了检索功能，支持“前方一致”、“包含”、“等于”等不同的检索方式。

⑩实现了读者荐购处理，支持多种方式的读者荐购，并与采访拟订系统集成。

读者通过OPAC新荐书目，上载的书目可以是书商提供的，或者是新华书目报提供的三目数据，也可以是从其他地方得到的数据，不管是通过什么方式得到的书目，格式必须是正规的，若以EXCEL或CSV格式导入的数据都要按模板进行编排，否则系统显示就会出现问题，导入的书目数据应尽可能详细地反映图书内容，以便拟订的时候能够全面把握，预订的批次号也应尽量简化，以免发订时调出操作频繁。通过大半年的实践操作，在使用过程中也发现了一些问题，主要有：

①系统支持单批次书目数据量最大为5000条，上传书目数据文件不能超过10M，往往一批数据要分成好几个小数据进行导入。

②系统可支持20个并发用户。如果所有的用户同时使用就会出现操作界面运行缓慢，造成同条数据重复选订的问题。

③系统原则上支持不同批次的书目同时进行书目查重和导入操作。为防止此时另一批次的书目依据索引进行查重造成漏查，只能进行一个批次的书目查重和导入操作。

④APS拟订库不能实现跨库查重。在采访订购工作中需要进行多库查重，而采访拟定系统中只能针对CNMARC或UNMARC单库进行查重，给订购工作在一定程度上增加了麻烦。

⑤APS系统虽然解决了在ALEPH 500客户端订购过程中采访人员不能根据需要修改和删除订单，以及更新订单的订购数量问题，但修改订单却只能逐条进行，而不能同时选择多条修改，给操作带来一些不便，影响了工作效率。

⑥在多个院系订购同一种图书时，不能在同批订单中生成不同院系的订购记录。当系统反应迟缓的时候，失误的重复点击确认也会造成审订订单里的重复数据，因此，为了避免发送重复的书目数据，就必须把数据导出重新查重，否则正式库中就有多条重复的MARC数据，给编目人员合并数据带来麻烦。

⑦APS系统提供了基于每个工作人员的各种模板设置（数据上载、手工拟订、批拟订、现采等），但对于EXCEL文件转换模板则需要每次导入书目数据时重新设置，并且不能保存，导致了一些重复的操作过程。

⑧在实际工作中，我们发现不论是ALEPH 500系统还是APS系统对于多卷书的查重和订购都存在问题。多卷图书如已订购了第一卷，在订购第二卷图书时，如果与第一卷书号相同，系统会认定为重复订购，需要采访人员仔细鉴别并手工订购；如订购第二卷时，书号与第一卷不相同，系统在订购记录和提出的订单上就不能提出ISBN号，需要采访人员手工添加该记录，同样的问题也存在于有随书光盘号的图书。

3 结语

在信息技术不断发展的今天，只有顺应科技发展的潮流才能进步。ALEPH 500的APS给我们再次展现了强大的二次开发和扩展功能，该系统可以很好地满足具有自主开发能力和需求的用户应用，我们相信APS升级后对当前存在的问题能有所改进。

[1]Ex Libris.APS采访拟订系统v2.0-使用手册，2007.

[2]毛世蓉，张雯.ALEPH 500采访拟订系统的应用[J].四川图书馆学报，2009（3）：23-25.

[3]冯瑞琴，贾西兰，郭建峰.ALEPH 500系统应用研究[J].北京师范大学学报：自然科学版，2009（1）：8-10.

[4]毛世蓉.ALEPH 500采访模块的应用与探讨[J].现代图书情报技术，2007（3）：17-19.

[5]毛世蓉，张雯.ALEPH 500环境下采访工作的实践与探讨[J].四川图书馆学报，2007（3）：10-11.