国际贸易单证工作内审机制引入的探索

傅婧宸

国际贸易单证工作内审机制引入的探索

傅婧宸

（天津机电职业技术学院，天津市 300131）

在现代国际贸易中，有相当大比重的商品是在象征性交货的情况下成交的，外贸单证是买方提货和付款的重要依据，任何单据的瑕疵或不符点都可能成为买方拒付的理由，外贸单证的制作和审核就显得尤为重要，稍有错误就会影响买卖双方交易的顺利进行，所以外贸企业应当努力寻求严格审核单据的途径，从企业内部控制风险。

国际贸易；单证；内审；风险控制

随着我国机械机电行业的国外订单也大量增加，经济结构、模式的调整促进了机电产品进出口业务的增长。国际贸易的机遇与风险无时不在，收益与损失互为转化的。实现国际贸易风险的事前防范，必须完善和建立外贸企业内审机制。加强外贸企业对贸易单证的审核力度，从单证管理基础工作环节入手，建立外贸企业对贸易业务的审核监督，强化外贸企业内控管理，对于防范国际贸易企业风险，促进机电产品进出口，对于积极稳健的扩大国外机电市场，具有重要意义和作用。

一、严格审核贸易单证，防止出现贸易摩擦

单证（Docu ments）是指在国际贸易结算中应用的单据、文件与证书的统称，是处理国际货物贸易的交付、运输、保险、商检、报关、结汇等环节的凭据。广义的单证是指各种文件和凭证，在实务操作过程中单证可以简单理解为单据和信用证。在对外贸易进出口业务中，单据发挥着重要的作用，它作为一种贸易文件，既是出口货物推定交付的证明，又是结算的工具。它的流转环节构成了贸易程序。在交易的全过程中，具有不可以替代的唯一性。即使在国际经济纠纷调解与裁决中同样具有最高的法律效力。所以外贸单证在缮制过程中和制作完成后，是否具备合规性、合法性、准确性和有效性，成为防范业务风险、控制外贸盈亏、决定交易成败的首要前提。

我国的产品已在国际市场上日渐成为物美价廉的抢手货。因此，在多种利益的驱驶之下，更多的国内企业也急于进军国际市场，但是一些外贸企业放松了国际贸易风险防范意识，忽视了外贸业务中单证的制作和监督控制程序，结果造成损失的情况屡见不鲜。

由于一些企业在审核对方开来信用证方面不够审慎，就盲目制单并造成损失的案例很多，以下是一个发票和汇票缮制错误的例子。

我国某出口公司与国外某企业以CFR5%为贸易条件成交一批货物，价值为50000元人民币。国外开来信用证总金额为47500元，并注明：“议付时扣5%佣金给某企业”，原文为“When negotiating docu ments 5%co mmission t o be deducted fro m a mount negotiated and ret ur ned to so meone”。但我方公司在缮制发票和汇票时均按照合同金额50000元，议付时银行扣除5%，按47500元借记开证行北京账户。由于在制单中忽略核对信用证金额一项的核对，没有真正的做到“单证相符”，使得开证行在接单后立即来电表示发票金额超过来证金额，当即拒付。

在此案例中，由于我方公司业务员缺乏经验，疏于对所缮制的单据严把复合关，没有严格的与信用证完全保持一致，最终造成了损失。更为主要的原因在于该企业内部审核、内控监督程序存在有漏洞，使风险没有得到有效控制所导致的。

审证是一项既需要专业知识和又应当具备丰富经验的工作，工作人员稍有疏忽就会带来不可弥补的经济损失。加强外贸单证的审核，完善外贸企业基础管理环节内控机制，是形成积极稳妥的对外贸易机制最基本的措施和手段。否则，就会把机会交给外方，使我方出口企业遭受损失。

二、我国贸易企业单证风险存在的内外因分析

（一）客观的条件

目前由于我国对外贸易量的激增，交易往来更加日益频繁，使贸易单证的编制、复核、审查工作变得复杂，因而增加了主观错误与客观失误的概率。

（二）心态的驱使

一些企业错误地认为只要有订单、有业务做就是好事，开发市场增加成交量是全部工作内容和唯一工作目标，企业内部开展国际贸易风险防范的教育非常之少。无论是企业领导还是具体的单据工作人员，对国际通行的新的风险防范方法和手段的了解和利用的程度远远不够。因此，老的外贸单据人员知识结构老化，而年轻的业务人员又存在经验不足的问题。签约时，对于后续履约时有可能遭遇的实际问题考虑不够全面；在制单时，准确程度低，又欠缺后续的审核监督管理程序。为便于出口，人为简化交易监管程序，完全忽视了贸易风险的客观存在，这些作法在外贸环境相对宽松的情况下，确实降低了交易成本，但是这不是我国贸易长远发展的途径。以放弃风险防范为代价，创造宽松外贸环境的行为很有可能会导致外贸交易的漏洞和风险。放松外贸企业内控和对单证业务的监督，这种铤而走险的作法很可能给外商留有可趁之机，拒付就是一个行之有效的手段。因此，必须从制度上建立和完善外贸企业的内审机制，强化外贸企业内控管理，在相对完备的制度体系下加强外贸企业对贸易单证的审核力度，降低外贸企业风险。

三、建立企业内审员制度，保障对外贸易顺利收汇

目前在外贸企业中，由于交易往来频繁，单据数量上的压力使得制单员每天需要处理的单据量大，信息点多，所以责任更加重大。往往制单员自查后交单前仍然还会存在一些单据的不符点，一旦交单并遭到拒付，造成损失的责任完全归咎于制单员。为了交易的顺利进行，就需要在向银行交单以前，由企业进行自主内部审核，建立外贸企业的内审制度，聘用具有外贸单据专业知识和实务经验丰富的人员来进行最后的审单环节，并且与制单员责任公担，真正实现制单审单两条线。

外贸企业建立独立内审员这一制度的理论基础，是源于财务审计中的内部审计。最新的内部审计实务准则对内部审计的定义：内部审计是一种独立、客观的确认与咨询活动，为组织增加价值并提高组织的运作效率。它采取系统化、规范化的方法对风险管理、控制及治理程序进行评估和改善，从而帮助机构实现它的目标。这正是当今大多外贸企业所欠缺的职能环节，设立企业内审员制度，以第三方身份进行外贸单据的详细核查，是实现单据质量提高，保证顺利收汇，从而提高企业的经济效益的制度保障。

在运用了内审员工作机制的条件下，外贸企业的单据质量应与内审员的工作考核挂钩，一旦出现了单据有误致使收汇不能的情况，企业应将责任划分给制单员和内审员共同承担，这样一种连带机制体现了制单员与内审员之间的连带利益，实质上是使二者相互约束。这种双重保障更有利于单据质量的提高，也就实现了外贸企业建立内审机制的目标了。

四、强化内审员管理，建设高素质的内审员队伍

选择优秀的内审员是搞好外贸单证工作的必要条件。外贸企业的内部审核人员应当以 “合法合理，单单一致，货证相符”十二字方针为总工作原则，内审员具体应具备如下诸方面能力素质。

（一）专业知识

作为外贸企业的内审员应当全面掌握对外经济贸易及外贸单证方面的专业知识；相关贸易往来国家的法律、法规知识已经风俗习惯方面的常识；风险评价和风险控制方面的知识；认证程序和要求方面的知识以及与所在贸易企业经营性质有关的安全专业知识等。

（二）思维能力

审核员应思路开阔、成熟，具有很强的分析和判断能力，能够客观地观察分析问题，具备很强的逻辑思维能力。既能从审核的各种文件记录中做出整体判断，给出合理的分析，哪些是出现偏差的，又能对偏差的严重程度作出公正客观的评价，给出及时的整改方案。有很好的均衡能力，尽量避免审核的主观和片面性；冷静、理智、克制。即能够有分寸地应付和处理现场出现的突发情况，排除审核过程中出现的干扰因素。

（三）职业道德

审核员应具备敬业精神，在审核过程中以企业利益为大局，专心、严谨、守时，强化服务观念。遵循客观公正的原则。能公正地客观评定，不屈从于无事实根据要求改变审核结论的压力。

（四）语言能力

外贸往来单据大多以使用英语为主体，因此必须具备较强的英语语言文字表达能力，特别是要具备在商贸英语方面的驾驭能力，甚至需要具有掌握多种语言的能力。

总之，在经济体制改革不断深化的今天，对于经济活动进行监督，强化自我的约束机制和提高经济效益显得更为重要。企业在面临日渐激烈的竞争中，若要继续发展，就必须加强对企业自身内部控制的建设。内部审计是必要手段，建立健全外贸企业的内审员制度，对于杜绝订单流失，实现顺利收汇，提高经济效益具有重要意义。

［1］李同芳．外贸单证员的工作特点与基本要求［J］．商业经济，2010，（04）．

［2］张宇飞．浅谈内部审计的独立性［J］．经济论丛，2010，（24）．

［3］张素珍．新审单标准对信用证运用的影响［J］．海南师范大学学报（社会科学版），2008，（04）．

［4］张月平．强化内审促进职业安全健康管理体系的有效运行［J］．中国新技术新产品，2011，（01）．

The Research on t he Inter nal Auditing System for Inter national Trade Docu ments

FU Jing－chen

（Tianjin Vocational College of Mechanics and Electricity，Tianjin 300131 China）

In t he moder n inter national trade，t here is a lar ge pr oportion of sy mbolic delivery for the goods．Thereupon，the foreign trade docu ments have become an i mportant voucher for the buyers to pick up and pay for t he goods．Any abnor mal conditions or i mpr oper points can result in t he consequence of buyers＇ref using to pay the bill．So，making and checking the foreign trade documents is ver y i mportant．And foreign trade co mpanies shoul d tr y to find a strict way to examine t he docu ments，which can help the enterprise control the risk．

inter national trade；docu ments；inter nal audit；risk control

F740．44

A

1673－582X（2011）09－0013－03

2011－06－10

傅婧宸（1984－），女，天津市人，天津机电职业技术学院助教，主要从事国际经济与贸易教学和研究工作。