SAP-SD模块在安钢信息化系统中的应用

张小军 张文岗 李雪芹 兰凤霞

(安阳钢铁股份有限公司)

SAP-SD模块在安钢信息化系统中的应用

张小军 张文岗 李雪芹 兰凤霞

(安阳钢铁股份有限公司)

介绍了 SAP系统的销售模块在安钢的应用实践,主要包括 SAP-SD模块实施的范围、主要功能及使用效果,同时也分析了该模块存在的主要问题。

SAP 销售管理 应用效果

0 前言

1995年安钢定制开发了一套销售管理系统,具体业务包括销售合同、质检判定、销售结算管理;2006年又开发了一套仓库管理系统,主要包括仓库垛位管理、拣配管理、订轧管理等。计算机管理的应用一定程度上提高了销售管理的水平和效率,但从发展的角度看,原来的销售系统仍存在诸多问题:第一、信息共享能力差,销售与生产、质量没有集成。尽管安钢各单位都开发实施了许多子系统,且都能独立运行,在各自部门内起到了一定的积极作用,但因缺乏整体规划,各系统未能实现集成,造成信息流不畅,数据不能共享。譬如:销售管理系统中的合同信息无法直接传递到生产系统和仓库系统,业务人员只能通过电子表格方式进行传递,在不同系统中重复录入;生产系统中的成品材料信息和质检系统中的检化验信息无法传递给仓库系统,仓库人员只能凭纸质单据二次录入;仓库系统的发货信息无法传递给销售结算,结算人员需要凭纸质发货单进行结算。第二、手工操作仍大量存在,业务人员工作繁重。虽然销售管理系统和仓库管理系统减少了很多原始性的手工操作,实现了靠手工很难做到的许多统计功能,但由于系统未能实现集成,重复性劳动依然大量存在;再者,系统没有覆盖全部销售业务,系统外业务仍靠业务人员手工记录,工作繁重,并且很容易出现差错。因此,无论是信息准确还是降低工作强度,都需要一个集成的、完善的现代化管理系统。

2007年 8月,安钢开始实施 ERP(Enterprise Resource Planning,企业资源计划系统),在 ERP选型上采用的是 SAP(System Applications and Products in Data Processing,数据处理的系统、应用和产品)软件,一期项目实现的 SAP功能模块有:SD、MM、PP、QM、FI/CO。在所有参与人员的共同努力下,经过需求调研、蓝图设计、系统实现、培训上线等实施阶段,2008年 8月 SAP系统顺利上线。

1 SAP系统中销售模块 (SD)的实施范围

SAP系统中销售模块 (SD)的实施范围包括安钢本部的钢铁产品的外销业务;国贸公司的钢铁产品的销售业务;进出口处的钢铁产品的销售业务;供应处的职工材、废次材、废旧物资的销售业务;煤炭处的化产品的销售业务。

2 SAP-SD的功能

SAP-SD的功能包括价格、客户档案、产品档案、销售订单、发货、发票、异议等整个销售流程的管理,实现了销售与生产、仓储、财务、质检的无缝集成。

3 SAP系统存在的问题及解决办法

3.1 可配置物料带来的问题

可配置物料是 SAP系统的一大特色,可以解决海量物料编码的问题。安钢的产成品物料均采用可配置物料编码方式。其中型、棒、线采用的是穷举式的编码方式,板材的编码在机组、品种、牌号的基础上按组距范围编码,未采用穷举方式,有效控制了物料编码的个数。但是板材可配置物料的使用,给业务人员带来了操作上的不便。在创建销售订单时,每个行项目的物料特性要打开一个新的界面单独录入,无法一目了然地看到所有行项目的特性数据,同时在查询库存、发票等信息时,也不能看到板材的规格,给业务人员带来了许多不便。

3.2 销售订单的问题

销售订单具体执行到哪种程度,如:客户订货量、确认量、已交货量、欠交量、执行率等业务人员最关心的问题 SAP系统中均没有,销售订单执行完后关闭,还需通过修改销售订单加以实现,从而给业务人员带来不便。

3.3 客户的资金控制问题

安钢的销售政策要求“遇涨则涨、遇降则降”,销售价格调整后,订单无法更新 (或批量更新)价格,会造成订单占款失真,创建交货单、发货过账、结算开票时均无法根据操作时的价格进行信用控制,存在经营 (欠款)风险;安钢的销售政策要求“先付款后发货”,客户的每一笔到款指定到一个确定的销售订单,系统不能实现此功能;安钢的“三方协议、承兑”等销售政策,系统也均无法实现。

3.4 解决办法

针对上述 SAP系统原有功能中存在的问题,利用 SAP系统提供的ABAP开发平台中包含的各种工具,如程序编辑器、性能分析工具以及系统传输与控件工具等,使用第四代开发语言 ABAP进行了二次功能增强的开发工作,完成了库存、发票信息查询的便捷、销售订单执行情况追踪及批量关闭和客户三方协议款的监控等功能开发,满足了业务人员的需求。

4 SAP-SD在安钢信息化系统中的应用及效果

4.1 数据集成

通过实施 SAP系统,实现了销售与生产的数据集成,通过 SAP把客户订单需求传递到生产部门。系统中配置了按库存生产和按订单生产两种生产模式。型、棒、线产品按库存生产,板材的产品按订单生产。

对于按库存生产的模式,销售公司按月收集客户需求意向,同生产管理处、相关生产单位协调,销售公司根据协调后的结果按半月传递需求计划。销售公司从系统中导出销售订单数据,在 EXCEL表格中按品种、规格进行汇总,递交生产管理处与相关生产单位,生产管理处制订生产计划并组织生产。

对于按订单生产的模式,销售公司创建销售订单后,手动将销售订单信息下传给生产管理处,生产管理处可以了解销售订单的需求及物料特性的配置等信息,按客户要求组织生产。

通过数据集成,将销售与生产紧密衔接,实现了产销一体化。

4.2 价格管理

SAP的定价灵活性和较强完备性,较好的实现了安钢的需求。根据价格政策的特点,系统中设定了 12种定价方式和 14个条件类型。业务人员在创建销售订单时,系统根据设定好的各种变式条件,自动确定销售价格,计算销售净值,同时体现税金和产品成本。对于所有产品,可根据客户对产品的不同需求,利用变式价格,依据订单特性值自动加减价。

所有产品的价格数据都会保存在系统中,同一个产品的价格波动变化可以通过价格历史纪录来体现,这样对于产品的价格分析提供了全面的数据支持。同时价格也有时效性的控制,所有的价格都有有效期的概念,不同的时间段系统会自动提取不同的价格。

通过价格管理,实现了基于变式条件的新销售价格管理体系。

4.3 业务流程闭环管理

系统根据销售订单创建交货单,并将交货单信息下传给三级仓库系统,交货单中的数据都是从销售订单中自动复制产生,这样不仅避免了数据的重复录入,而且保证了数据的正确性,同时,四级系统和三级系统都严格控制了过量交货限制,实现了发货数量的自动管控。三级仓库系统按照交货单指令进行拣配、装车,将发货实绩上传给四级 SAP,四级SAP进行发货过帐,在发货过帐时,系统会自动减少对应产品的库存数量,并且生成相应的财务凭证,最大程度上保证了帐务和实物的一致性。最后四级根据交货单生成发票清单,实现销售收入。

通过业务流程闭环管理,加强了销售与发货的闭环管控。

4.4 销售结算效率得到极大提高

SAP系统中发票清单是根据交货单创建的,数据也是从前面的单据流中复制而成,不用重复输入数据。发票的创建既可参照交货单生成,也可通过到期开票的清单中成批生成。出具的发票数量基于实际发货的数量来开的,而价格会从销售订单中带过来,在开票的过程中业务人员可根据实际情况更新价格。基于前面业务环节的数据支持,使得销售结算更准确、快捷,效率得以提高。

开票具有很强的灵活性,可以把一个客户在一段时间内所有的发货开在一张票上,也可以将一个销售订单按照不同的项目来开具发票,在发票生成的同时,系统也会自动记财务账,这样既减轻了财务人员记帐的工作量也保证了数据的一致性。在开具金税发票时,开发了三个功能:发票汇总下传金税系统、金税系统上传回填票号、金税系统维护。这三个功能将 SAP系统发票与金税发票有机地结合起来,形成对应关系,满足业务人员的工作需求。

4.5 销售公司本部与驻外公司、国贸公司的业务关系更清晰

安钢有国贸公司及多家外地销售分公司,部分钢铁产品要通过其进行销售。国贸公司、驻外公司都是独立法人,进行独立核算,与安钢销售公司是采购和销售的关系,所以在 SAP系统中把国贸公司、驻外分公司当成安钢的客户来管理。国贸公司、驻外分公司的销售业务分别在各自的独立的公司代码下管理,处理的好处是流程清晰,易于操作和管理。

5 结语

SAP-SD在安钢的成功实施,为销售部门的日常业务处理提供了全新的信息化平台,各级领导及管理人员可通过系统获取管理所需的相关信息,从而提实现了“集中管理,协同作业,产销一体,管控衔接,三流同步”,提升了安钢的整体信息化应用水平,使得安钢的管理水品迈上了一个新台阶。对全面提升公司的核心竞争力和可持续发展能力起到了一定的促进作用。

[1] GeorgeW.Anderson Danielle Larocca著.黄佳,车皓阳,朱丽译.SAP基础教程[M],北京:人民邮电出版社,2008:2-11.

APPL ICATI ON OF SAP-SD MODULE ON ANGANG INFORMATIZATION SYSTEM

Zhang Xiaojun ZhangWengang Li Xueqin Lan Fengxia

(Anyang Iron&Steel Stock Co.,Ltd)

This paper explains the application of SAP-SD sale module in Anyang,which mainly includes its application range,main functions and effect,at the same t ime analyses the remaining problems.

SAP sale management application effect

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2010—9—28