如何做好企业档案的管理和收集

刘兴梅

[摘 要]档案是国家的财富，是人类记忆的重要载体。在我国经济全面发展的历史背景下，档案更是为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据。

[关键词]档案；管理；收集

企业档案是一个企业对自己生产经营情况做出合理分析的一个理论分析，是对以后的进一步生产活动进行有效管理的一个重要凭证，成为处理和研究问题的依据。所以做好企业档案的管理和收集工作是非常重要的，现就如何做好企业档案的管理与收集谈一些自己的看法。

供热企业是一家特殊的企业，它包括工程部门、业务收费、办公室部门等多家部门。

一、对不同部门进行档案的分类管理和收集

（一）对工程部门的档案进行整理

档案整理就是将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。随着城市的发展，热力市场每年供热面积的速度增长，使每年工程量都很大，现存在着二个问题：一是工程项目一旦获取便占据主动地位，档案部门难以制约并加以归档工作的进行；二是工程竣工验收后，相关人员对文件归档不积极配合，造成档案的漏失。

（二）对此应采取以下几种办法进行管理和收集

1.先要转变思想，更新观念，提高档案管理人员的素质，变被动服务为主动服务，适应新的、更高的档案管理要求，积极参与到工程建设文件的收集工作中。更全面地说，档案整理是档案实体整理和档案内容整理的统称，是档案管理的一顼重要内容。档案内容整理，主要包括对档案文件的内容真伪的鉴别，对档案内容客观性的考证及编纂出版档案史料等活动。档案实体整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程。

2.加强档案管理队伍专业人才的配备，现有的档案管理人员应当努力学习现代化的档案管理知识，加强对档案及档案工作重要性的宣传，促进全员档案意识的普遍提高。按“件”整理要以计算机管理为前提条件，主要步骤有：（1）对归档文件逐件装订固定；（2）对归档文件以“件”为单位进行年度―保管期限分类；（3）对分类后的归档文件按时间、重要程度排列，其中对成套性文件材料相对集中；（4）根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”，并填写有关栏目的内容；（5）编制归档文件目录；6）将归档文件按连续件号顺序装入档案盒。

3.要全面遵循工程材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；确定档案的保管期限，便于保管和利用。（1）工程文件的整理。要从开工到施工结束都要做好完整的存档工作，开工开始要有相关部门的审批和开工报告等相关手续，施工结束后要有相关部门的验收与签证。（2）充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况，不要轻易打乱重整。它有内部形式和外部形式两方面：种类、名称和载体、记录方式等，在整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果。

4.每年因城市道路改造要更换管道或因需要而临时改变管网的要追加所涉及的隐蔽工程记录和更改后的管网路线图纸加以归类和原有的进行一块归档，并做好后续工作与结尾工程的归档文件的收集与管理，保证工程施工整个过程完整的记录。做好建设工程档案保存价值的鉴定，一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件原始凭证，但这些不被重视，要保存好这些不是文件的凭证，为以后的查找数据提供详细资料。

5.根据本企业工作的需要对单位档案工作进行监督、指导与检查，不能以档案不损毁、不丢失为目的，根据归档范围和保管期限表，密级进行鉴定和划分。材料的密级分为绝密、机密、秘密三级，对于属于保密范围的文件材料，应分别确定其秘密等级，对建设工程档案进行永久、长期、短期3种划分。

二、要对业务部门进行档案的收集与管理

由于供热企业不仅供热，它还涉及热费收缴等工作，全市的热用户又分为居民热用户和非居民热用户，要分别建立档案进行管理。

（一）建立档案管理

1.热用户每年热费是否交全、是否存在欠费要建立其档案进行统计。

2.由于温度不达标而对其进行测温记录与减免一部分热费要进行统一的手续审批，要有相关人员的签字与主管领导的签字或盖章。

3.依据《黑龙江省建设厅》和《黑龙江省工商行政管理局》联合印制的《城市居民供用热合同》黑工商合同备案2005—08—01号和《城市非居民供用熱合同》HF—2005—0503之规定，热用户只有居民和非居民这划分，对非居民热用户进行商服界定要统一相关手续并保存文档。

4.要按供热区域进行管理与分类，区域又按每栋楼的单元进行管理与分类，每个单元又按每户进行管理与分类。

5.业务档案保管期限按上级业务主管部门要求，根据其单位业务档案存在的价值确定。

6.在利用中，要根据不同利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。同时，还要做到嘴勤、眼勤、手勤。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。

7.建立良好的制度。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

（二）收集归档文件材料

做好业务部门的档案管理与收集归档文件材料的来源、内容、形式、数量、可靠和完整程度情况，对整个热网的更新改造与安全运行起着重要的支持与保障，也为下一年度的管网是否更新改造提供重要的数据。

三、对办公室部门进行档案的收集与管理

企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，成为处理和研究问题的依据，发挥了凭证作用。由于企业办公室起着承上启下的作用，要完善和扩大档案的收集范围，强化档案信息的形成与积累，加强部门之间的联系，针对文档进行统一的整理与收集工作，做到内容齐全、分类清楚、不漏不重、装订规范、管理完善；存放档案的设施要牢固、安全、可靠，应有必要的防潮、防蛙、防火、防盗等措施。

（一）档案的收集与整理

1.文书档案根据国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期（30年、10年）二种不同的保管期限分开，结合本企业的实际情况，编制本企业档案保管期限表，经本企业领导人审查批准后执行，并报同级档案行政管理部门备案。

2.档案卷皮书写要求。文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm(长×宽)，封面项目有：立档单位名称、类目名称、案卷名称、文件起止日期、页数、保管期限等。

3.本企业召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。包括本企业召开的重要会议、党代会及召开的年度工作会议、党组(党委)会议、行政办公会、重要的专题工作研讨会的文件材料与本企业机构设置、撤并、名称更改、人事任免、评先、组织简则、人员定编、印信启用和作废等文件材料。

4.本企业形成的年度或年度以上工作计划、总结、规范性文件、重要业务事项的文件、重要专题的调研材料、大事记、组织沿革、综合性统计报表等文件材料。

5.本企业关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、报告、总结、结合性统计报表等。

6.本企业房屋买卖土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料。

（二）发挥档案在企业中作用

随着企业管理的现代化和办公自动化，档案形成的规范性和档案利用的广泛性进一步提高，这就必将使档案和档案工作走出档案室，走向企业管理的每个角落，使档案成为企业的重要来源信息，为企业发展提供重要依据。

1.档案工作的终极目的是为企业的利用者服务，建立起一套科学、安全、高效的的计算机查询系统，提供最丰富、最安全、最完备的服务，而企业档案记载的经验和知识具有参考和借鉴的意义，档案中蕴藏丰富的经验和知识可供人们参考。做好档案管理工作立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，指导企业的档案管理工作。

2.让档案在利用中得到新的价值再现。档案信息资源的实用效益是在档案利用中发挥出来的，必须利用以往的知识成果，借鉴以往的经验教训，企业档案必须随着企业的改革和发展而确立新观念，建立新体制，实行新的管理模式和管理制度，进一步实现企业档案工作的规范化管理，以造就企业发展战略的需要，而档案就是人们获取和继承已有经验和知识的媒介。

企业档案工作作为企业管理的一部分，做好档案管理与收集工作，就要不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。因此进一步实现企业档案工作的规范化管理，建立新体制，实行新的管理模式和管理制度，以造就企业发展战略的需要。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，它承载着企业的昨天，衔接着企业的今天，延伸向企业的明天，因此要让企业档案更好地为企业美好的明天服好务。□ (编辑/惠霞)