施工合同段竣工文件编制方法总结

张 伟，王桂军

（中交一公局厦门工程有限公司，福建厦门 361021）

1 公路工程竣工文件

公路工程竣工文件是公路基本建设项目从立项审批开始经过工可、设计、施工、竣工验收，直到移交、投入使用这一基本建设程序执行过程中形成、积累的主要资料，具有保存、查考、利用价值的各种形式和载体的历史记录，是建设实施的科学技术总结及成果汇集，也是其后投入运营管理的主要依据。因此保证工程建设档案的完整、准确、系统和有效利用，为工程竣工后的运营、维修和改扩建服务就显得十分重要。

2 施工合同段竣工文件

公路工程竣工文件以建设项目为主体，内容广泛，贯穿整个工程建设项目的始终，主要包括：综合文件、决算和设计文件、监理文件、施工文件、科研和新技术文件、项目后评价文件、电子文件等多项内容。工程承包单位主要负责编制施工文件，也称为施工合同段竣工文件（以下简称施工文件）。

施工文件主要包括：竣工图表；卷首语、人员表、开工令、施组设计、开完工及天气记录；施工准备工作文件；会议纪要、往来函件和重要技术文件；原材料出厂证明及试验报告；试验报告及统计、汇总表；分项开工申请批准文件；质量检验文件；重要施工项目、工序施工原始记录统计表及汇总表；工程变更文件；工程质量评定和安全事故报告；进度控制文件；计量支付和决算文件；大事记、日记、总结；声像资料；电子文档。

施工文件是施工过程中形成的实实在在的，内容十分丰富的真实性记录的文件材料，工程施工质量达到和满足技术规范要求的程度全部得到了反映，这也是工程建设中最重要最关键最核心的问题。

3 施工文件的编制过程

通过施工文件包括的内容可以看出，项目多，内容广，是一项长期工作。因此在工程建设过程中，应自始至终做到认真收集、整理、汇总各种文件材料，才能编制出符合要求的竣工文件，最终达到合格移交的标准要求。

3.1 档案室和档案员

施工合同段在组建项目经理部时必须设档案室。按照要求配备标准的档案架、档案盒等，做好防潮、防火、防盗等措施，建立健全档案室管理制度、档案借阅制度、档案保密制度，专门承担存放档案文件的任务。

档案室至少配备一名专职技术人员，负责项目经理部的日常档案管理工作，并充分认识科技档案工作的重要性，明确工程建设与科技档案质量的关系，强化档案质量意识，为工程档案终身负责。

3.2 施工文件的形成要求

3.2.1 文件材料系统完整

文件材料在时间上要能记录工程项目的全过程，在空间上要能涵盖工程实体的全方位。例如一座桥的文件资料，在时间上必须要体现该桥的开工时间、施工时间、交工验收时间，文件资料必须具备大桥的总体开工报告，大桥各分项工程的施工资料，大桥交工验收报告。在空间上必须要体现该桥的每一个施工部位，包含基础、下部、上部、桥面系及附属工程，以分项工程为单元完整记录大桥的每一道施工工序，包括测量、试验、质检、评定等资料。

3.2.2 图表数据真实准确

施工单位必须对所编制文件材料的真实性，准确性承担责任。所有资料中填写的数据、绘制的图表、拍摄的照片都必须出自工程实体，真实准确地反应所要表达的工程部位。例如隧道超前锚杆支护资料，质检资料中的数据必须真实记录锚杆的长度、孔径、钻孔深度等，附图中需准确地绘制超前锚杆的环向布置示意图，照片中准确拍摄该桩号位置的超前锚杆施工过程。通过不同记录方式的文件，互相印证，达到真实准确的目的。

3.2.3 卷面书写、组卷装订标准规范

3.2.3.1 竣工文件使用材质和卷面书写的标准要求

（1）所使用的材料质量优良、文件内字迹清楚、线条清晰、图表整洁、格式统一、装订整齐美观、签字、盖章齐全完备。

（2）复印、打印文件字迹、线条清晰、清楚，竣工图案卷内各页面必须为优良纸张的打印件。

（3）影像十分清晰、说明文字字迹清楚、内容完整。

（4）录音、录像和电子文件应保证载体的有效性（包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等）。录音、录像和电子文件应以光盘为长期储存介质。

（5）以纸质材料形成的文件，均为A4或A3标准幅面，按目录内容分别归类形成案卷并装订成册。小于标准幅面的应粘贴补足，大于者按规定折叠。

（6）文件内所使用的符号、计量单位、代码必须符合相关现行行业标准。

（7）所有数量记载必须清晰易读，不能进行书面涂改，如果确需修改必须加盖修改者的修改章。凡是试验数据表格，未能或不需填写完全的，应在空白处画“斜杠”或印“以下空白”章。

（8）禁止使用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等易褪色书写材料书写、审签和绘制。

3.2.3.2 组卷装订的标准要求

（1）文件材料的排列顺序无统一的固定模式，应根据其内容特点确定组卷方法，灵活掌握。

（2）工程施工工序类文件不能按日期顺序组卷，而应重视工序流程的作用。

（3）变更令文件则需要按变更令编号顺序组卷，尽管有可能出现时间颠倒交叉的情况。

（4）工程质量自检评定资料必须按合同段质量评定、单位工程质量评定、分部工程质量评定和分项工程质量评定的顺序组卷。

（5）每卷的最大厚度原则规定不超过3 cm（以外封的面和底之间厚度计算），一般宜在2～2.5 cm范围为佳。

（6）文字材料卷内组成顺序：卷封（硬皮外封）——卷内目录——内封（彩色皮纹纸）——具体材料内容——备考表（特殊卷按规定增加相关内容）。

（7）竣工图卷内组成顺序：卷封（硬皮外封）——卷内目录——内封（彩色皮纹纸）——竣工图封面——竣工图目录——竣工说明——工程竣工数量汇总表——图页——备考表。

（8）照片集卷内组成顺序：卷封（硬皮外封）——照片档案目录——内封（彩色皮纹纸）——照片说明——照片——备考表。

（9）文件材料统一采用左侧“三孔一线”式装订，装订线距文件材料左侧15 mm，孔径5 mm，相邻孔间距87.5 mm。

3.2.4 内在联系紧密且合理合法

要全面反应一项实体工程往往需要多个施工文件，这就要求这些文件内容的内在联系紧密、合情合理、符合实际，同时文件中的文字记录、数据记载必须符合国家规范要求，符合设计文件和施工合同要求，符合该项目业主和监理的专项要求。例如：高速公路项目台背回填第10层施工资料，质检资料中要有压实度、宽度、横坡、纵断高程等项目的检测记录。同一位置第10层和第9层高程测量记录之差即为填筑厚度，按照规范规定填筑厚度不得超过15 cm，那么同一位置相邻两层的高程之差就必须符合这一要求。压实度按照规范要求不得小于96%，通过试验检测如实记录压实度结果。如果在设计文件或施工合同中明确提出，要求该区域压实度不得小于98%，那么压实度检测结果就必须达到更高的要求。

3.3 坚持档案工作“三同步”，定期检查档案资料进展情况

在工程项目的日常工作中，普遍存在偏重外业，忽视内业的弊病，导致竣工资料迟迟不能通过验收，因此必须坚持工程项目档案工作与实体工程“三同步”。即签订合同协议与提出竣工文件材料归档同步；随时跟踪检查工程进度与检查文件材料形成情况同步；工程交工验收与验收档案同步。

按照“三同步”的要求，施工项目应结合项目特点制定档案资料定期检查计划，对档案资料必须定期实施检查，及时总结档案资料进展情况，指导档案工作与工程实体同步跟进。

3.4 分阶段完成评定、分项工程交工证书

工程质量检验评分以分项工程为单元，在分项工程评分的基础上，逐级计算各相应分部工程、单位工程、合同段的评分值。因此在施工准备阶段就要根据合同段建设任务和施工管理的需要，按照《公路工程质量检验评定标准》（JTG F80/1-2001）附录A划分单位工程、分部工程和分项工程。

评定资料的形成从分项工程开始，当一个实体分项工程全部施工完成后，就要及时进行评定。分项工程质量检验内容包括基本要求、实测项目、外观鉴定和质量保证资料四个部分。只有在其使用的原材料、半成品、成品及施工工艺符合基本要求的规定，且无严重外观缺陷和质量保证资料真实并基本齐全时，才能对分项工程质量进行检验评定。在评定时需注意以下几点。

（1）涉及结构安全和使用功能的重要实测项目为关键项目，其合格率不得低于90%，且检测值不得超过规定极值，否则必须进行返工处理。

（2）实测项目的规定极值是指任一单个检测值都不能突破的极限值，不符合要求时该实测项目为不合格。

（3）分项工程中涉及压实度、强度等试验评定的关键项目，不符合要求时该分项工程评为不合格。

（4）分项工程的评分值满分为100分，按实测项目采用加权平均法计算，存在外观缺陷或资料不全时，应予减分。

分项工程评定完成后及时填报该分项工程的交工资料，签认齐全后交档案室存档。当一个分部工程所属的分项工程全部评定完成后，进行该分部工程的评定。以此类推完成单位工程和合同段的评定。

3.5 排序存档，总结汇总

施工文件在档案室存档时要特别重视排列顺序，务必把握施工管理的内在规律，以施工项目为类别，以施工管理流程为顺序的原则来确定材料的排列顺序和方式，不要打乱施工过程中已形成的系统材料顺序，按规定组卷，最后形成案卷。这样的组卷方式可以极大地保留施工中形成的资料，不致再重新分割而破坏资料的内在联系。

存入档案室的文件资料及时编写索引目录，根据索引目录，当一个施工项目全部完成时，按照竣工文件的要求编制交工验收需要的汇总和总结文件。当标段的所有施工项目全部完成后编写合同段施工总结报告，准备交工验收需要的相关汇总文件。

3.6 组卷装订

施工文件材料必须通过组卷成册，然后才能移交归档。组卷要遵循施工文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理。

巫奉A17标按照要求共装订了550卷，编制了标段案卷总目录。装订好的案卷整齐、美观，受到业主的好评（见图1～图3）。

图1 装订好的案卷外封实样

图2 排列好的案卷实样

图3 装订好的案卷内封实样

4 结语

公路工程档案是公路建设的重要组成部分，是工程内在质量和工程竣工验收的重要依据，是检验项目建设工作和质量的法律凭证。

施工单位作为施工文件编制工作的重点和主体，必须认真负责采取各种可靠措施，按照竣工文件编制办法的各项要求，在规定的时间内完成竣工文件的编制任务并合格移交。