高校文书立卷工作创新路径研究

汪幼琴

（浙江海洋学院办公室，浙江舟山 316000）

高校文书立卷工作创新路径研究

汪幼琴

（浙江海洋学院办公室，浙江舟山 316000）

文书立卷是文书处理工作和档案工作的桥梁，是高校一项重要的日常工作。随着信息化时代的到来，高校文书立卷工作既有传统的机械手工操作模式，又呈现出电子化、数字信息化的趋势，同时鉴于当前文书立卷工作受重视程度不够、立卷归档不规范、分工不明确、文书队伍素质参差不齐等诸多问题，提出重视文书工作、健全和完善文书立卷制度、加强文书队伍建设等对策。

高校；文书立卷；路径；对策

高等教育事业经过多年的实践，取得了令人瞩目的成绩，同时随着信息技术的迅猛发展并广泛应用，高校文书立卷工作呈现出新的动向和特点，也面临了更多的机遇和挑战。在此背景下，如何创新文书立卷工作，充分发挥自身功能和效益，以便更好地为高校教学科研服务，是每一位文书工作者值得认真研究和思考，并在实践中努力探索的新课题。

一、高校文书立卷工作的地位和作用

文书立卷改革是近年来，特别是国家档案局发布行业性推荐标准《归档文件整理规则》前后，档案理论界与实际部门争论最多、争议最大的焦点之一。[1]一般而言，笔者以为文书工作是档案工作的前提和基础，是高校行政办公室一项重要的日常工作,而文书材料的立卷归档又是高校行政办公室文书处理的重要组成部分,文书档案管理水平的高低体现了一所高校档案管理水平的高低。

文书立卷是文书处理和档案管理的桥梁，文书立卷归档,既是文书处理工作的终点,也是档案工作的起点，对档案的开发利用起着至关重要的作用，并直接关系到档案工作的质量。高校文书立卷起着查考信息和积累档案财富的作用，只有做好文书立卷工作，才能发挥文书最大限度地服务于高校各部门和学院、服务于师生和社会的功能，同时，文书立卷工作的质量也会直接影响学校的工作效率和职能的发挥。因此，做好文书立卷工作是实现档案管理规范化、标准化、科学化的前提条件，在高校具有不可或缺的作用。

二、当前高校文书立卷工作存在的问题

一般意义上讲，文书立卷是指在文书办理过程中，在文件处理完毕后，将那些具有参考和凭证价值的文件按照规定进行文件分类、组合成案卷、案卷编目的一项基础性工作。经过多年的实践，高校的文书立卷工作进步迅速并取得了不少成绩，但我们依然需要正视文书立卷工作所存在的问题。

（一）高校文书立卷工作作为高校文书档案工作的重要一环，一直被边缘化或受重视程度不够，这主要是由文书档案工作本身性质决定的，由于文书立卷工作是一项基础性工作，很难产生明显直接的经济效益，进而导致高校领导和教职工对该工作重视程度不够，无法从根本上认识文书立卷工作的重要性，加之文书档案工作在学校整个工作位置不够明显，作用不甚突显，因此，无法真正列入高校的议事日程之中。另外，经费不足进而影响文书立卷工作的顺利开展，也是当前档案工作的一个普遍存在的现象。

（二）当前，不少高校文书立卷的操作仍然相对单一落后，没有真正运用现代化管理手段和技术，进而导致信息化程度不够。在文书立卷管理过程中，部分高校仍使用手工编制目录的原始方法，同时，因为部分文书档案管理人员能力和高校档案条件有限等诸多因素，导致高校文书立卷工作效率不高，对文书立卷的管理和培训力度不够，从而影响到下一步档案工作的开发和利用。

（三）文书队伍素质和水平的低下是影响高校文书立卷工作的一个重要因素。目前，高校文书队伍不够健全，业务能力和素质依旧偏低，工作效率不高，同时，专业从事文书立卷工作的人员和编制普遍缺少，而基层单位的管理人员大多数又是兼职的，甚至有些工作人员根本没有系统接受过文书档案专业教育和培训，因此造成对文书立卷和档案管理业务不够熟练，进而影响到文书立卷的生成、收集、立卷、归档、分类组卷、编号编目等一系列过程的正常运作和时间节点的衔接，因为无法做到规范操作，故无法保证文书档案符合相关国家标准和要求。

三、创新高校文书立卷工作的路径

（一）提高对文书立卷工作的重视

做好文书部门立卷工作，离不开上级领导的关心与支持。[2]高校对文书立卷工作的关注和重视是切实做好该项工作的有利保障，争取领导重视和广大教职工认同是做好文书立卷工作的前提。因此，对文书档案部门来说，首先，必须解放思想，更新观念，通过经常向分管领导汇报文书和档案工作的开展情况，认真做好文书档案服务工作，及时为领导提供文书档案利用信息，促使领导改变对文书立卷工作的看法，逐渐认识到文书档案工作在学校工作的重要性，从而增强领导的文书档案意识。其次，文书工作人员需切实注重提高自我、完善自我，热爱并努力做好本职工作，忠于职守，充分发挥主观能动性，做出业绩，干出水平，以期让领导和教职工认可和满意，更好地为本单位的发展服务，进而取得自身的长足发展。

（二）利用和把握各种契机深化高校文书立卷改革，不断健全和完善高校文书立卷制度，努力实现文书工作的科学化和信息化

首先在当前形势下，必须深化高校文书立卷改革，努力转换思维方式和行为方式，改变过去那种鲜为人知的被动局面，要努力在学校的教学、管理和科研中充分发挥自身的职能优势。同时，应该利用和把握一切可能的契机，如上级检查或各类评估来改进文书立卷工作，或利用校报、信息简报、知识竞赛等多种形式强化文书意识，加强对文书立卷的领导、检查和考核，不断提高文书立卷工作水平，扩大文书工作的影响，使文书工作得到进一步发展和提高。其次，掌握现代化管理技能，提高综合素质，利用现代化技术做好文书立卷工作。实施文书立卷管理现代化是加强文档管理工作的必由之路，对于从事文书立卷的工作人员来说，不但要有高度的工作责任感、还要学习利用现代化管理技术进行文书立卷的操作，切实掌握和运用电子计算机技术在文书立卷中的运用，在文件的形成、运行、积累、转换等诸多环节处理过程中要做到与办公自动化相协调。应该说，文书管理信息化、数字化的趋势是信息社会对文书工作的必然要求，也是文书工作者所要努力的方向。因此，文书工作人员要针对本岗位工作，认真学会运用该技术，大力提高业务素质，力求使自己成为复合型文书管理人才。

（三）加强文书立卷工作的队伍建设，优化文书工作的人力资源，不断提升其业务和管理水平，从而适应文书立卷工作的规范化、现代化、信息化

文书队伍自身素质的高低直接影响着文书工作的质量和水平，而一个稳定、和谐的文书管理团队是当前做好高校文书立卷工作的前提条件和重要保障。

1.高校文书工作者需要努力提高自身的业务素质和水平，利用各种渠道提高专业素养，从而做到能与时代和高教改革等各方面相适应，而首当其冲的是文书工作人员要树立良好的职业道德，要充分认识和理解文书工作在高校工作中的地位、作用及重要意义，切实履行自己的职责及承担的义务，要珍惜文书和档案，尊重历史，求准求实，保持文书档案资料的完整齐全。另外，高校文书工作人员在文书立卷处理过程中必须认真严格遵守国家有关保密工作的法律法规和要求，努力确保文书档案的政治安全，充分考虑文书档案的利用问题，练就娴熟精湛的服务技能和本领，以热情的态度、过硬的技术，切实为学校做好各项服务工作。

2.切实重视文书档案的硬件建设和投入，不断改善硬件环境，努力提高文书工作人员的业务技能。实践表明，只有在不断增加和改善现代化硬件设施投入的基础上，高校的文书人员才能通过运用这些设备和技术，提高文书立卷的管理水平和工作效率，进而提高文书的质量。

3.加强文书队伍建设，提高文书工作者的整体素质，对文书工作者实行“自学为主，培训为辅”的教育管理模式，一方面通过其自身的学习和组织各种专业培训，不断提高文书工作人员的素质，另一方面通过这种模式的训练后逐步形成可持续终身教育体制，从而力求文书人员素质随时代变化而不断提高自我。学习获取知识和掌握最新前沿技术是提高素质的根本途径，文书工作者除了要在工作实践中一边工作一边学习提高外，还必须要有计划、有目的地提高，为此，分期分批地培训人员，使其业务水平、知识结构和观念能适应飞速发展的数字化信息资源的开发利用的要求。与此同时，加快引进高素质人才，把能及时掌握最新科技手段、方法、富有创新精神的人才充实到文书队伍中来。另外，高校要对文书工作人员建立相关的学习激励机制，将文书业务学习成绩纳入业绩考核之中，从而促使文书工作人员的学习常态化和经常化。

4.多方面、多渠道地加大高校文书档案部门间、相关区域间的交流力度，通过经常了解和学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的实践和经验，切实增强文书管理部门和文书人员利用和掌握信息资源的能力，不断强化创新思维，促进文书立卷工作紧随时代的步伐。

5.建立相关激励机制，稳定文书队伍的人心。例如，高校在工资晋升、职务升迁、评选先进时，应充分考虑其从事文书工作年限、工作态度和工作水平；同时，重视部分兼职档案员的相关待遇问题，落实有关政策，保障其相关权益，切实提高他们的积极性，从而提高文书工作的效率和质量。

文书立卷改革是新时期我国档案事业发展的必然结果。[3]总之，在新时期，高校文书工作者要坚持以科学发展观为指导，紧跟时代的步伐，进一步解放思想，开拓创新，努力提高业务能力和服务质量，切实做好文书立卷工作，从而更好地为高校其他各项工作服务。

[1]纪世友，赵兰明，侯荣菊，等.高校文书立卷改革初探[J].北京大学教育评论，2005(专刊):88-88.

[2]李素华.高校文书立卷工作研究[J].中国高教研究，2002（4）：72-72.

[3]顾成昕.高校文书档案立卷改革的实践与思考[J].兰台世界，2005(12)：7.

Abstract:Document filing,a bridge between document processing and archive work,plays an important role in college routine office work.In the information era,there emerges the electronic and digital operation tendency in document filing in addition to the traditional mechanic hand-made mode,and yet there also lie some serious problems such as the lack of necessary attention,the lack of standardization,vague division of work,unleveled clerical quality and so on.It is under this background that the coping strategies are worked out on how to lay emphasis on document filing,improve and perfect the system,and enhance the clerical quality.

Key words:college;document classification;path;strategies

Research on Path and Innovative Strategies for College Documents Filing

WANG You-qin
(President’s Office of Zhejiang Ocean University,Zhoushan 316000,China)

G472.4

A

1008-8318（2011）01-0097-03

2010-11-16

汪幼琴(1963-)，女，浙江普陀人，馆员。