浅议医院档案管理的信息化建设

鲁梅

浅议医院档案管理的信息化建设

鲁梅

医院档案是医院在医疗活动中形成的、具有保存价值的原始记录资料。我们知道，随着现代科学技术的发展，医院的信息化建设得以迅速发展，医院信息系统在医院管理中的应用己经越来越广泛，其作用也越来越大。但医院的档案管理信息化建设还相对的滞后，严重地影响和制约了医院档案资源的开发和利用工作。如何使医院的档案管理工作适应信息时代的发展，这是我们当前亟待解决的问题。

1 医院档案管理信息化基本情况

1.1 相对滞后的档案管理工作现状具体有以下几方面:

1.1.1 在档案管理格局方面，医院综合档案只管理文书、科研、会计、音像档案等，而人事档案、病历档案、各种检查影像图文档案各属不同业务部门管理，不符合集中统一管理原则，不利于档案的保管，也给利用者带来不便，同时也增加管理成本的投入。

1.1.2 在档案立卷装订方面，仍然主要依靠手工操作，这样做不仅程序繁琐，手工劳动量大，而日案卷质量因人而异，差别很大。

1.1.3 在档案保管方面，记载医院发展的档案资料在不断地大量产生，要全面完整地保存好这些资料，需要建造大量的库房，而日还很难避免霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏。

1.1.4 在建立档案检索工具方面，耗时耗力地进行人工制作，在利用时还要通过人工找寻，手续十分繁琐，效率十分低下。档案工作服务方式仍然是一种封闭式、局限于利用者上门查阅档案，大部分不能方便地为广大的医护人员所利用，也就谈不上充分发挥档案信息资源服务临床的作用了。

1.2 档案管理软件开发相对落后 目前，档案管理软件的开发速度和水平还明显落后于计算机硬件技术的发展，尤其是医院档案管理软件方面更为欠缺。多年来，单版机计算机档案管理在各医院档案综合管理中发挥了不可磨灭的功绩，改变了传统的手工登记、著录、汇编、检索，在档案的利用上使检索的途径多种化，便于查找和利用，实现了档案管理上质的飞跃。随着档案的快速增长和对档案信息利用需求的增加，单版机计算机档案管理，己不适应形势的发展，与医院的信息系统无法连接，缺乏可兼容性和可扩张性，急需升级更新。

1.3 档案管理标准化程度低 档案管理标准化是保证归档信息有效利用的关键。标准化程度低影响了医院档案信息化建设的进程，造成了低水平的重复建设。从现阶段来说，医院收费系统、统计系统、病历病案系统、检验系统、影像检查系统等部门系统不全一致，规格不一，不能通用，也与档案管理系统存在着接口、存贮档案数据方式不同和无法交换等问题，档案信息资源无法实现共享。在各医院的信息网络建设中，档案信息系统和网络建设各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差。没有统一的规范和标准，医院内部的数据分析不能够统一，不能实现档案信息共享的要求，就谈不上档案的信息化管理。

2 对策

2.1 要配备先进的软、硬件设备 由于数字信息技术发展迅速，计算机的软硬件和操作系统更新很快，因此，电子档案的设备尽可能的是最新型号、最前瞻的软硬件，注意软硬件之间的兼容性，对馆藏的电子档案定期转移到新型的存储介质上，使得电子档案无论计算机系统如何更新，都能够随时读取。另外，由于电子档案存在着一定的局限性，不能因为电子档案的方便快捷忽视纸质档案的收藏，原始的纸质档案是一切收藏手段的基础，电子档案的出现代替不了传统档案室的一些功能，法律作用和凭证作用是电子档案的软肋。因此，电子档案和纸质档案并存，是较长时间内采用的原则，随着纸质档案向电子文件转换的完善，将会出现解决电子档案弊端的新思路和方法。

2.2 实行医院档案信息一体化管理 医院运作和管理的过程是一个获得信息、处理信息、利用信息的过程，医院作为一个综合的管理系统，档案管理系统就是一个信息资源子系统。但医院现行的信息管理体系是档案与其他信息分体管理，相互之间也缺乏必要的协调和联系。因此，建议将档案管理这个子信息资源融入医院整体信息化工作中，这样就不但可以节约人力、物力和财力，而且还能够提供更多的综合信息，形成更具有综合效益的资源库。医院实行信息、档案管理一体化，建立一个结构合理、功能齐全、高效的信息中心，就可适应当前医院加快信息现代化建设的需要。

2.3 以人为本，建立一支高素质的档案队伍 随着电子档案的发展，档案人员不单纯是资料的保管者，而是信息的传播者、利用者、导航者。首先，医院领导要重视档案人员的继续教育和知识更新，要培养既掌握信息知识又懂医疗工作流程的人才，提高档案信息的筛选能力。对接收进馆的电子文件要逐一鉴定检测，采用严格的措施，制定严密的管理制度，实行分管人员负责制，以确保电子档案的安全和质量。个人素质关系到电子档案的质量和真实性，在人员的使用和培养方面一定要重视，使其在品德、业务都适应新形势的要求，并且通过对档案人员进行定期的考核，以促进他们自我完善。

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