高职高专教材库房管理探讨

王育兰

（桂林航天工业高等专科学校，广西 桂林 541004）

高职高专教材库房管理探讨

王育兰

（桂林航天工业高等专科学校，广西 桂林 541004）

教材库房管理是高职高专教材管理工作的重要组成部分，是稳定教学秩序的重要保证，近年来受到各方面的广泛关注。文章从高职高专教材工作的现状出发，提出了教材库房管理工作实现规范化、制度化和科学化的管理目标和方法。

高校；教材工作；库房管理

书本教材是老师传授知识和培养人才的基本工具，也是深化教学改革、提高教学质量的重要保证。搞好教材管理，保障教材供应对完成教学任务、稳定教学秩序具有积极的作用。教材管理工作是高职高专教学管理工作的一个组成部分，而教材库房管理又是教材管理工作的重要环节。由于近几年来各高校招生规模的扩大和教学改革的不断深入，造成教材流通量不断增长，教材发放的方式也日趋多样化，这些都为教材库房的管理工作提出了更高层次的要求。

（一）从基础性入手，实现教材库房管理的规范化目标

1.执行严格的教材验收入库手续。把好验收关，是做好教材库房工作的前提，教材入库时必须执行严格的验收制度。近年来，因高职高专专业划分的细化和经常性调整，致使采用的教材品种多，数量多，库存教材常常会出现同一书名，同一出版社，价格却不一样；或者同一书名，作者不同，出版社也不同，这就给教材工作人员增加了管理难度。因此，教材入库时必须要有规范严格的验收制度。教材库房管理员每次验收供货商的教材时，都会根据发书清单拆包验收，认真核对教材名称、作者、出版社、版本、单价以及数量等栏目，确认各项都准确无误后，再填写教材入库验收单，并妥善保存备查。若发现数量、质量问题，库房管理人员将及时做好记录，并向教务处教材科科长反应情况，积极做好善后处理工作。

2.加强日常教材分类、存放等基础工作。教材库房的管理是一项长期的工作，做到教材分类有序，查找方便，取用快捷，对提高日常工作效率有很大的作用。科学合理的教材分类存放是库房管理人员的一项重要任务，也充分体现了教材库房的管理水平。平时工作人员为充分利用有限库房空间和做到教材发放快捷、准确，分类上架时都要认真按系别、年级、专业、品种归口排放整齐，在每层书架上设卡标明所放教材的名称、作者、出版社、单价、数量等等。教材要尽可能平放不能竖放，避免皱折，每层书架上要排列有序、层次分明。要根据书的厚薄架子的高度来确定放书数量，同时为了保证教材库存质量，教材放置应以每10册（或5册）一组相互平放，便于取书、盘存。只有科学合理的教材分类存放、排列有序，保持库房整洁，教材才能做到无变形、无损坏、无变色、无灰尘，让人觉得层次分明，一目了然。

3.重视和认真做好教材发放工作。教材发放工作是教材科直接联系全校师生的窗口，也是一个重要的教学管理环节。保证及时、准确、足量地将教材发放到老师和学生手中，是教材管理的终极目标。由于每学期学生开学报到时间一致，这就意味着教材发放时间相对集中，工作量大，时间紧，任务重。教材工作人员不得不利用休息日、节假日加班加点，保证所有教材都在学生上课前发放完毕。因此，在发放教材之前必须事先根据教学计划或课程表，提前对各专业、各年级的教材使用情况做好各项登记，认真核对好各专业、各年级所用教材的名称、作者、版本及数量，按照教材发放计划明细表填写好各个项目，并将教材分好类。教材管理人员在发放教材前，统一排出各班的领书时间，再以班级为单位前来领取教材。学生以班级为单位来买书时，工作人员事先开好教材销售购书清单，让学生到财务处交款后，凭发票来领取教材，等班委当场核对完所发教材的名称、作者、出版社、版本及数量等信息，准确无误后，一次性发放到学生手中，以避免错发、漏发等现象。

4.按照要求定期进行教材盘库。教材科每学期大批量向学生发放完教材后都要及时清点库存，核对库存清单和实际存量是否一致。及时清查库存情况可以为今后的教材预订和采购计划提供准确数据，同时也可以了解教材使用情况，及时清点余书以免教材积压。平时教材科都要求做到教材出入库手续齐全、账目清楚，如有短缺之处，要查明原因。接照学校规定教材科一般在每年4月、10月进行两次定期盘库。盘库时主要做好以下几项工作：一是核查教材的账面数目与实际库存数目是否相符，如有差错及时找出原因予以更正，努力做到销售系统中的库存数量、库房管理系统中的库存数量、教材的实际数量与财务处的账目完全一致。二是核查教材的发放与验收有无差错。三是检查教材库存时间、库存量。由于教材库存在一定的时间必然要有一定的量，才能保证学校的教学需要，所以教材超过一定期限就会造成教材版本修订或改版，其新版本内容会有较大的区别，从而造成教材不能再使用，这些教材就得申请移交图书馆作为藏书或报损等。四是检查各种库存教材有无损坏和虫蛀。五是检查库房内的安全，做好防火、防盗、防腐、防潮、防虫等工作，定期检查消防设备，及时更换过期设备。发现安全隐患及时采取措施并向主管部门报告。

（二）从规范性入手，实现教材库房管理的制度化目标

没有规矩不成方圆，教材库房必须要有严格的工作制度，才能保证教材工作有序进行。教材库房的进书、发放和零售都制定了一套有效的工作程序和规章制度，每项工作都要求做到有章可循。比如制定《教材库房管理制度》，一是要求库房管理员坚守工作岗位，正确履行职责；二是严格教材出入库手续，凭领、售单发书，做到验收有凭据，出库有清单。加强帐、物、卡管理，按时对帐，按时盘库，按时发放教材；三是库房内严禁存放易燃、易爆等危险物品，离开库房时要及时断电、断水、关窗和锁门，做好库房安全消防工作；四是要经常清扫整理库房，保持库房通风、整洁、卫生；五是注意教材库房的防火、防晒、防腐、防潮、防尘、防虫、防鼠害和防破损，定期进行消毒处理。

（三）从技术性入手，实现教材库房管理的科学化目标

随着社会经济的飞速发展和科学技术的全面进步，用现代技术和科学方法管理教材库房已大势所趋，势在必行。在办学规模不断扩大、专业不断增加，招生人数也不断增加的情况下，教材库房管理工作量也日趋加大，管理难度也增加了。在教材库房管理中，使用计算机进行信息处理的优势和便捷程度是有目共睹的，计算机信息处理的准确、快捷、高效、多功能性为教材库房管理工作提供了强有力的支撑。高等院校结合校园网进行教材管理库房工作，建立教材信息数字档案，使得教材库房管理实现网络化、微机化，对教材的建设、订购、库存数统计等科学管理起着非常重要的作用。库房计算机管理是提高工作效率和质量的重要途径。教材科在教材库房的日常管理中，把入库教材、出库教材、库存教材、订购教材和教材费的结算等情况都输入电脑，进行程序化管理。同时，利用计算机为每一种教材编制教材编码、存放位置，这样便于查找教材，为进行库房数字化管理做好准备。以后只要库存数有变动就及时在电脑里进行增减，这样既可以避免以前人工计算的差错，又能节省人力物力，大大提高了工作效率与质量，也减轻了教材库房管理工作人员的工作量，使库房管理工作人员有更多的时间和精力来整理库房、熟悉业务、汇集信息等，并对教材库房工作进行理论研究，从而提高教材库房工作的整体管理水平。通过计算机技术和校园网，引进教材管理软件将教材库存信息建成专门的数据库，可以方便师生查找各类教材、任课老师情况和核查教材费用等；可以为老师查询教材名称、作者、出版社、版本等信息提供必要的依据。但随着科技的发展，教材管理软件也在不断改进和升级，教材管理工作者还必须努力学习计算机技术等现代知识，懂得教材库房管理科学方法、程序和手段，不断提高教材库房管理水平。

高职高专教材库房管理工作是高校教学管理、教学保障和整个教材管理工作的重要组成部分，它直接影响到学校教学质量的优劣。搞好教材库房管理对保障教材供应、提高教学质量和完成人才培养任务起着重要作用。面对新的形势和要求，为了做好教材库房管理工作，库房管理人员必须充分认识到自己在学校工作中的重要作用，立足岗位，热爱本职工作，认真负责，努力提高自身管理能力，掌握现代管理技术，不断改进库房管理工作，只有这样，才能使学校教材库房管理工作提高到一个新的水平。

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1008-1151(2011)03-0095-02

2010-12-16

王育兰（1971－），女，福建龙岩人，桂林航天工业高等专科学校教务处助理馆员。