企事业单位办公室管理工作的思考

刘磊

随着我国社会变革和市场经济的发展，企事业单位体制改革的不断深化，各单位办公室工作的地位和作用日益重要。办公室作为一个单位的综合部门，是承上启下、协调左右、连接内外的枢纽。怎样在新形势下充分发挥办公室的工作职能，是广大办公室工作人员所面临的崭新课题。

办公室工作的特点

一、办公室承担单位大量事务性工作。办公室工作职能繁多，承担着一个单位大量的事务性工作。如信访、接待、文秘、档案、机要交换，以及上级领导临时交办的任务等。有些小型企事业单位，办公室甚而兼具人事、财务等职能。

二、办公室是单位的综合协调部门。除了大量的事务性工作，办公室还担负着领导之间、领导与下级以及部门与部门之间的综合协调工作。办公室对上级单位做出的工作部署，对单位领导工作批示、交办任务等的贯彻落实情况进行督促检查，及时向上级单位和单位领导进行反馈。

三、办公室是单位决策的组织与参与者。此外，办公室是单位的智囊团，是单位领导决策的参谋者。办公室对一个单位的工作有着全盘的了解和掌握。在单位领导决策和决策落实的过程中，通过开展调研、收集信息、整理资料、会议论证、草拟文件、设计方案等，为单位民主决策、科学决策开辟渠道，提供依据和参考。

當前企事业单位办公室工作面临的挑战

随着企事业单位体制改革的不断深化，社会管理理念的不断更新，办公室工作面临着巨大的挑战。

一、管理观念。新形势下，随着我国社会变革和市场经济的发展，企事业单位的工作内容面临巨大的转变。但仍有很多办公室工作人员依旧固守原有的思维方式和思想观念，对形势的变化不闻不问，固步自封，致使办公室工作原地踏步，裹足不前。

二、管理制度。完善的制度建设可以规范管理，提高工作运转效率，使工作做到有章可循，是办公室工作高效有序的保障。但管理制度不是一成不变的，管理制度也需要不断适应新形势下单位的发展需求。很多企事业单位的管理制度未能做到与时俱进，旧有的制度限制了单位管理工作的效率，造成不必要的时间、人力和物力的浪费。

三、管理职能。随着社会的变革，单位的发展面临许多新的问题。办公室职能也应随之进行相应的改变。明确办公室的具体管理职能，方能处理这些不断涌现的新问题，为单位的持续发展保驾护航。部份企事业单位对办公室应有职能的界定模糊不清，致使办公室工作无法有序进行，甚至出现办公室越俎代庖插手不该参与的事务的状况。

四、人才建设。现代管理越来越重视人的作用，把人放在中心地位，人是组织的第一要素。办公室人员的素质必须跟上时代步伐。但在当前，依旧有不少办公室工作人员在思想、业务各方面与单位管理的需要存在很大的距离，势必影响办公室工作的开展。

新形势下办公室的建设要求

一、加强思想建设，增强政治意识。坚持正确的政治信念和立场，是办公室工作最根本的素质。企事业单位办公室大多要根据党和国家的各项方针，结合本单位实际，协助单位领导制定本单位的发展规划，协调各部门的有关工作。这要求办公室工作人员必须深入透彻地理解党和国家的路线、方针和政策的内在精神实质，提高自身的理论功底和战略思维。

二、转变思想观念，强化服务意识。现代管理理论认为“管理就是服务”。办公室要强化服务意识，不断提高对服务内容的认识，拓展工作领域。要转变思想观念，把服务作为基本职能。由以往被动的接受工作转变为主动为领导和员工提供高效的服务，以一流的工作态度，一流的工作作风以及一流的工作成绩来树立和维护办公室的权威和形象。

三、加强制度建设，规范各项工作。任何规范、高效、有序的管理，都离不开科学的制度建设。办公室工作具有涉及面广、头绪繁杂的特点。首先必须拥有一套切实可行的常规规章制度和严格的办事流程，以避免工作的无序和混乱。其次要建立起明确的办公室岗位目标管理责任制度对办公室的工作进行进一步规范。只有这样，才能保证办公室各项工作目标明确，责任到位并将工作落到实处。只有加强办公室制度建设，使办公室工作规范化、程序化、科学化，才是提高办公室工作水平和管理效能的有效途径。

四、改进工作方法，创新工作形式。办公室的工作千头万绪，每一项工作都与全局有着密切的联系。要做好办公室工作，要求办公室工作人员要善于思考，不断摸索工作规律，改进工作方法，以增强工作的时效性。创新工作新式，利用现代先进的办公设备和方法加工、传输办公信息，建立高效率、高质量的现代办公机制。通过强化信息网络工作，建立起完善的规范的办公自动化系统。

五、加强业务学习，提高业务素质。办公室工作涉及面广，如果不注意学习和更新知识，就无法胜任工作。应鼓励办公室工作人员通过各种途经进行学习，既要对自己承担的本职业务深钻细研，又要兼收并蓄，熟悉全面，做到一专多能。其实，办公室因其工作特点，自身就是一个非常锻炼人的地方，办公室工作人员要善于在实践中学习，重视调查研究，善于分析和总结，真正从实践中获取知识。只有不断吸取新的知识，掌握新的技能，才能优化办公室人员的知识结构，促进综合素质的不断提高，从而为办公室工作提供不竭的动力。

（作者单位：中国知识产权培训中心）