高校采购信息管理系统的工作流分析与设计＊

童 吉

(浙江师范大学国资处,浙江金华 321004)

0 引 言

随着国家对教育投入的不断增加及高校规模的不断扩大,高校采购经费日益增长,采购活动的内容和范围不断扩展.同时,各级政府部门对采购工作的控制明显加强,政府采购、国库集中支付等相关的政策逐步出台,学校内控制度逐步完善,采购工作涉及的各级管理部门范围越来越广,采购工作复杂性和使用需求的高效性矛盾日益突出.现代计算机技术、网络技术、数据库技术的飞速发展,为构建集中采购信息管理系统提供良好的技术基础.采购系统是一个面向多级、多部门、多用户的信息平台,系统访问控制要求严格,既要实现职责分离,防止权限的滥用,又要实现权限最小化原则.

浙江师范大学采购管理系统是在对高校采购的管理手段、工作习惯和流程等方面深入了解剖析、综合提炼的基础上,结合独特的软件设计理念而开发的一款使用于高校采购的管理软件,期望能提高采购管理的规范化程度,降低数据处理时间,提高工作效率,改善管理水平.

1 工作流技术

工作流 (workflow=work+flow)起源于生产组织和办公自动化领域,是针对日常工作中具有固定程序的常规活动而提出的一个概念.工作流管理联盟给出的工作流定义[1]是:工作流是指整个或部分经营过程在计算机支持下的全自动或半自动化.通常,把凡是由计算机软件系统 (工作流管理系统)控制其执行的过程都称为工作流.工作流技术通过将工作活动分解成定义良好的任务、角色、规则和过程来进行执行和监控,达到提高生产组织水平和工作效率的目的,进而为企业更好地实现经营目标提供先进的手段,使企业具有更强的竞争力.

图 1 工作流参考模型

图 1为工作流管理系统 (Workflow Management System Wf MS)[2]提出的一个工作流参考模型,约定了工作流系统的体系结构、应用接口及特性,其主要目的是为了实现工作流技术的标准化和开放性,并给出了 5类接口.

2 采购信息管理系统的实现

2.1 系统需求分析

采购信息管理系统的基本需求是:通过该系统,各个职能用户能够随时随地了解所提交采购计划所处的状态及相关操作人员,实现采购计划进程的透明化.另外,各职能用户通过该系统可以提交采购计划申请和所需材料类别,查看审批状态及结果,及时与相关人员联系、沟通,以提高办事效率.

各职能用户申请采购计划,提交相应计划清单后,该采购计划自动进入审批环节,按照预先设定的工作流程和条件,送至相关部门和办事人员进行在线审批处理;之后,进入项目立项环节,根据采购计划的采购金额不同分别进入自购环节或集中采购环节;其后,采购计划先后进入建立合同进行采购、合同验收、合同建账与合同核算等环节,至此完成采购计划的采购.通过此系统,相关领导可以在网上查询或了解部门办事的实际进度、统计数据和各部门的工作情况,从而大大提高办事效率.

传统的采购系统一般用静态流程管理,仅根据用户的特定需求专门开发采购流程,只代表用户某段时间的需求.当用户的流程发生改变或者需要增加新的流程时,就需要重新开发.使用工作流模型可以实现对流程的动态管理,并提供了若干工作流程模板,实现了流程的可定制化,将业务过程逻辑和信息支撑系统分离开,极大改善和加强了网上采购系统的灵活性和扩展性.

2.2 系统实现

采购信息管理系统的设计是针对高校采购实际情况而建立的,需要将有关信息输入到计算机中,存储到指定数据库内,并能根据需要随时从数据库中调出被查询的相关信息.为方便各个部门相应角色用户使用,采用基于工作流的技术,对整个系统进行了相应的功能分解,以确定系统的结构;通过系统的功能分析,将系统分为以下 9个功能模块.图 2是根据系统功能和工作流技术设计的系统功能流程图.

图 2 系统功能流程图

1)提交采购计划模块.提交采购计划模块适用于各个相关职能部门,各职能部门根据自身的实际需求、所拥有资金情况,填写采购计划、相应的计划清单及附带计划清单的详细规格说明,在资金允许的前提下提交采购计划至相应的采购计划审批部门.

2)采购计划审批模块.相应的采购审批部门获取需审批的采购计划,查看采购计划清单,若采购计划清单不符合要求,则审批不通过,采购计划返回到提交部门重新申请;若符合要求,则进入项目立项环节.

3)采购计划立项模块.设备物资管理科与实验室管理科具有采购计划立项的权限.对于审批通过的采购计划则进入相应的立项部门.查看采购计划清单,若采购计划清单不符合要求,则立项不通过,采购计划返回到提交部门重新申请;若符合要求,对该采购计划进行立项,编写项目编号及项目名称,若采购计划总金额不高于 3万元,则返回至提交部门进行自购;若高于 3万元,则进入采购办审核环节.

4)采购计划审核模块.采购办具有采购计划审核权限,对已立项的各个项目,采购办主任对其进行最后的审核操作,若不符合相关规定,则直接返回到采购计划申请部门重新申请;若符合规定,完成该采购计划的审核,进入待建采购任务书环节.

5)采购任务书模块.采购办具有建立采购任务书的权限.对已审核的采购计划,根据条件选择相应的采购计划清单,建立采购任务处理单,设定任务书编号及任务书名称.建立任务书之后,若还有后续相似的采购计划清单,而该任务书还未下发,可以继续为该任务书添加计划清单,并进行相应的修改,之后若采购任务书无误则直接分发给采购中心主任.

6)采购任务处理单模块.采购中心主任具有建立任务处理单的权限.接收到采购任务书之后,根据采购方式及采购类型选取采购计划清单组建采购任务处理单,设定任务处理单编号及任务单名称.若一定的采购计划清单按照当前形势无法进行采购也可直接退回修改.任务处理单未分配给采购人员采购之前,若还有类似的采购计划清单,可以直接加入该任务处理单并对其进行相应的修改,之后将任务处理单分配给采购人员进行集体采购.

7)合同模块.采购中心人员接收到采购任务处理单,根据实际采购情况选择采购计划清单组建采购合同,与供应商进行协商采购,确定采购价格、交付各种费用、限定质保时间等一系列事情.采购完毕之后提交合同进行验收.

8)采购计划自购模块.采购计划申请部门提交的采购计划总金额低于 3万的由该部门进行自购,采购完毕之后确认采购价格等事情,形成相关文档提交给相应部门进行验收.

9)合同验收、合同建账与财务核算模块.采购计划采购完毕之后,以此被相关部门进行验收、建账与财务核算,并将自动进入归档数据库.具有相应授权的部门工作人员能够方便、灵活地查询历史项目,按各种方式查询、排序、筛选.

10)采购管理信息系统通过后台管理可以方便地设置各个职能部门所具有的权限、人员信息等功能.通过该系统,各职能部门相关人员都可以上网浏览或查阅采购信息,了解采购计划所处状态、操作人员等信息,其中采购单位和人员,商品名称、数量、价格、供货商等内容一目了然,方便管理部门的监控和审查,进而有效地提高了工作效率.

3 系统开发

在全面比较分析现有程序开发语言和数据库接口技术优缺点的基础上,引入工作流技术.在系统的开发中采用 B/S开发模式,使用 3层架构:表示层 (U I)使用 ASP.NET和 JavaScript技术;业务逻辑层 (BLL)选择 C#高级程序语言实现具体逻辑,通过依赖注入、面向接口编程降低业务组件之间的耦合度,增强系统扩展性;数据访问层

(DAL)借助 SunSonic实现数据库访问性能优化和与数据库交互的常用操作 (CRUD),还将数据表与对象进行关联,脱离数据表而直接针对对象来与数据库交互,不再需要用字符串去描述表中字段,不再需要组装 Sql语句.

在高校采购系统的设计中,系统安全性是一个非常关键的问题.本系统采用基于角色的权限控制系统的安全.常用的角色权限机制有 2种:RBAC(Role Based Access Control)和ACL(Access ControlList).本系统采用了 RBAC理论[3].RBAC的核心是用户只和角色关联,而角色代表了权限,角色可以拥有各种各样的权限,并可继承权限.

系统界面简洁美观,屏幕提示均采用中文,即便是对于非计算机专业的工程技术人员或管理人员,只需根据中文提示便可在较短的时间内熟练掌握和应用.该系统开发后进行了调试,运行结果表明该系统运行稳定、方便快捷,为改进采购活动的工作模式,提高高校采购效率,具有实用价值和借鉴意义.

4 结 语

网上采购信息管理系统是电子政务体系的核心内容,对采购流程的动态支持则是网上采购信息管理系统的必然趋势和要求.基于 ASP.NET先进平台技术和工作流模型架构的网上采购系统能够充分实现业务流程逻辑和系统支撑软件的分离,较好地实现流程的动态管理和灵活扩展.

[1]范玉顺,吴澄.工作流管理技术研究与产品现状及发展优势[J].计算机集成制造系统 CI MS,2000,6(1):1-7.

[2]范玉顺,罗海滨,林慧苹,等.工作流管理技术基础[M].北京:清华大学出版社,2001:77-78.

[3]李细雨,韩建民,于娟,等.基于粒逻辑的扩展 RBAC模型[J].浙江师范大学学报:自然科学版,2009,32(3):302-307.