数字化档案管理系统的完善与应用

杜舰

【摘 要】本文阐述了建立数字化档案管理系统的必要性，提出了完善数字化档案管理系统的方法和技术路线，指出如何完善和应用数字化档案管理系统，分析了数字化档案管理系统的应用成效和创新点。

【关键词】数字化；档案管理系统；应用

1 问题的提出

从事勘察规划设计研究的科技型咨询公司，在生产经营活动中产生了浩繁的档案资料，是这类公司长期积累的宝贵历史财富，浸润着公司的技术和文化积淀。档案如何更加方便快捷地服务企业的管理、生产和科研，实现知识化利用，是长期困扰企业的一道难题。随着全球信息化时代的到来，实现档案数字化成为解决这一难题的一把金钥匙。市场上软件公司开发了种类繁多的档案管理软件，但真正拿来即用的很少，需要企业根据自身的管理特点、业务类型等进行深度改造加工。科技型咨询公司委托软件公司开发的图档管理系统，往往只完成了一般性的图档管理系统整体架构。若从科技型咨询公司档案的综合管理角度来分析，图档管理系统软件在档案数据录入、纸质档案管理、档案网上查询、利用及档案统计方面还存在许多缺陷，离档案管理信息化要求相差较远，需要对系统进行全面修改和完善，使档案管理系统实现档案管理的网上归档和利用。因此，数字化档案管理系统的完善与应用就显得现实而迫切。

2 解决方法和技术路线

科技型咨询公司与软件公司合作，充分发挥软件公司在软件开发上的优势，和科技型咨询公司熟悉自身业务特点、管理流程的专长，联合开发，全面修改和完善档案管理系统，是解决问题的最有效方法。

在原图档管理系统的基础上，结合科技型咨询公司档案管理的实际，以及公司库藏档案的实际分类等具体情况，通过市场调研，对如何通过档案管理系统来实现档案的收集、整编、管理、利用等方面进行研究，并对原图档管理系统的目录树、字段、软件功能等进行设计，提出系统需求分析，同软件公司合作共同修改，然后利用现有的档案目录、电子文件等进行网上传递和运行测试，是一种理论结合实际的技术路线。

3 数字化档案管理系统的完善

进行应用调研，完善系统需求。主要收集使用者的网上归档、利用等方面意见或建议，结合本公司纸质档案和电子文件归档的特点以及档案管理的各类统计工作的特征，提出需求意见，满足使用者的需求。

完善数据库的字段及字段属性，建立档案分类管理目录树。根据本公司档案分类管理情况，建立科技、文书、会计、实物档案及技术资料等目录树，在各个目录下设立相应的二级目录和多级目录。对科技、文书、会计档案数据库的库结构、字段及字段属性进行设计，对文书档案和科技档案进行分类或组卷。

完善各类档案数据库表。完成科技档案和文书档案数据库的建设，建立各类档案数据库表，对已归档的科技档案目录和文书档案目录全部录入系统中，初步完成实物档案数据库建设，对获奖的荣誉档案实物进行扫描或照相并录入系统中。

4 数字化档案管理系统的应用

档案管理系统的推广利用。由公司档案管理部门举办档案业务培训班，对相关文件管理人员的“档案信息录入子系统”进行培训，编写“档案信息录入子系统使用方法”，发给有关人员使用。有效地保证网上归档录入条目的规范化和标准化。

将档案管理系统挂公司局域网试运行。职能部门的文书档案和专业单位的科技档案正式通过公司局域网进行归档，項目管理文件、成果和图纸等科技档案等电子文件从网上归档，由档案人员在网上进行归档验收，档案利用上，也是由用户先在网上查询，查到档案后可以在网上浏览和下载。

对系统功能进一步进行开发和完善。主要对系统部分功能增加新的模块。例如：增加外业分公司等单位借阅登记模块、统计系统的某些功能模块及档案管理人员的情况信息模块等等。主要对系统中的数据进行迁移，电子文件上载，部分纸质档案的扫描及上载。编写《档案管理系统使用手册》 发给有关人员使用。

5 数字化档案管理系统的成效

电子文件信息自动收集的实现。确定系统信息收集内容和收集范围，在收集范围内定时接收各个立档单位产生的档案信息（包括文件目录及全文信息）；建立一系列档案管理数据库表，数据库表包含多个专题子库，建设内容分为目录、全文两个层次，满足多途径检索功能及网络运行要求。主要建立完成了以下数据库：①工程档案数据库；②文书档案数据库；③实物档案数据库；④会计档案数据库；⑤电子原文数据库。电子原文自动收集系统，可实现文档一体化，保证信息的原始性、可靠性。通过该系统的运行，可以保证在网络环境下信息的及时收集和利用。同时采集我院各专业及职能部门产生的各类电子档案信息，包括专业数据库、相关数字内容信息。

对库藏档案进行数字化处理。库藏档案数字化是档案信息化建立过程中数据资源库的重要资源。大型科技型咨询公司历史优久，业绩显著，成果丰硕，档案资料也是十分浩繁。数量如此巨大的纸质档案都需要通过扫描的方式转换为数字化形式进入信息资源库，因此，档案人员需根据库藏档案资料的载体的不同形式，对库藏纸质部分档案（经常利用的）进行数字化扫描处理后形成电子文件。

实现了网上归档和网上的查询利用。通过实现与应用，使公司档案管理系统除应具备传统档案管理的“收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等功能外，同时具备网上归档、浏览利用和系统自动统计等功能，为管理和生产人员提供一个快速的归档和查阅环境，为领导决策和生产经营提供可靠的依据。”提高效率，降低设计及工程成本。

网上归档。自档案管理系统挂入公司局域网后，公司职能部门的文书档案和专业单位的科技档案已全部实现通过公司局域网进行归档的流程，项目管理文件、成果和图纸等科技档案等除纸质文件到档案部门归档外，电子文件从网上归档，档案人员在网上进行归档验收，对归档不合格的提出验收意见后发回归档人，然后由归档人员修改合格后再归档验收，直到合格为止。

网上的档案利用。在档案利用上，先由用户在网上查询档案条目，查到档案后可以在网上浏览，如需要借阅和下载电子文件时，需按审批程序向档案系统管理员提出申请，由档案系统管理员在网上批准后下载。用户通过网上利用档案后，对该系统的反映较满意。

6 数字化档案管理系统的创新

引进软件公司开发的图档管理系统，历时几年，该管理系统一直无法正常使用。公司领导痛下决心，组织公司的档案管理人员和信息管理员，和软件公司的软件开发人员一起组成联合攻关课题组，经过课题组的大力研究攻关，最终实现了数字化档案管理系统，公司档案管理的手段和管理模式都向前迈了一大步。总结起来数字化档案管理系统达有以下几点创新。

6.1 新颖性

多年来，公司都是采取传统的档案管理工作方法对这些档案实施管理，大都是基于手工模式，或者辅以计算机系统进行目录级的管理，通过数字化档案管理系统的建设与应用，使公司档案管理系统除应具备传统档案管理的“收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等功能外，同时实现了网上归档、浏览利用和系统自动统计等功能，为管理和生产人员提供一个快速的归档和查阅环境，大大提高了工作效率，也为将来无纸化办公创造了条件。

6.2 实用性

实现档案管理标准化。在以前的手工管理中，除纸制文档以外，还有大量的照片，影像、电子文件等类型的档案资料。由于门类齐全、种类繁多，且格式各不相同，因此普遍存在档案条目不规范现象，造成档案查询非常难，给档案管理带来较大困难。通过档案管理系统，统一按照标准的归档格式和字段进行操作，就不会出现上述现象，给档案利用工作也带来了方便。同时，在档案借阅、档案催还、电子文件浏览等方面也有同样操作标准。

6.3 经济性

档案工作虽然不能直接创造经济效益，但是可以间接创造经济效益。应用数字化档案管理系统后，节省了大量的人力，档案人员可以投入到档案编研等高一级的档案工作中；节约了档案库房，降低了管理成本。实现档案无纸化，符合节能环保的时代趋势。能够方便快捷地提供档案，节省时间和经费，提高了生产效率，无形之中创造了可观的经济效益。

[责任编辑：王洪泽]