创新档案服务工作之我见

杜安萍

【摘 要】作者讨论了社会档案意识、基层档案人员的素质及档案管理体制和方法等方面存在的问题，并从转变思想观念、提升服务功能、利用现代技术等方面，就目前的档案管理和服务工作如何实现创新发展进行了探讨，从有利于社会、有利于企业的角度提出了创新档案服务工作的途径和设想。

【关键词】档案服务；档案管理；社会档案意识；创新

Innovation of Archives Service in My View

Du An-ping

（The No.2 Ironmaking Factory of Maanshan Iron And Steel Co. ， Ltd，Maanshan Anhui，243000）

【Abstract】The problems consisting in social archives sense， diathesis of files manager and manage system have been discussed in this paper. Which the means of improving on such as intensifying social archives sense， diversification and standardization of files service are brought forward by the author. Finally the three urgent affairs for ameliorating files service have been pointed out as well.

【Key words】Archives Service；Archives manage；Social archives senses；Innovation

0 前言

档案工作的服务性是档案工作存在和发展的基本因素，是档案工作得以持续发展的根本动力。只有适应形势的发展与企业的需要，不断改进服务机制，调整服务定位，才能更好地实现档案工作的自身价值和社会价值。从这个意义上讲，档案服务的创新是档案工作人员的永恒主题。

然而什么是创新？如何创新？ 它需要我们档案部门和广大的档案工作者深入探索和实践。创新不是对过去的简单否定，而是对过去进行梳理和扬弃，在原有做法和经验的基础上推陈出新。因此，我们在实践中要善于总结和发现，扬“长”而不讳“短”，要明了“短”在何处？原因是什么？如何解决？遵守这一原则，才能有与时俱进的档案服务工作。

1 档案服务工作现状及存在问题

档案是随着社会的发展进步而逐步被人们认识和确定的，党和国家历来就重视档案工作，特别是改革开放以来，被确定为党政工作的重要内容。经过各级领导的重视和广大档案工作者的艰苦努力、大胆实践和探索，档案事业得到了长足的发展，但是我们必须清醒地看到，由于种种原因，我们档案部门及档案工作在某种程度上仍存在着思想不够解放、观念陈旧、缺乏大胆的创新举措，致使档案服务不能适应新形势发展的要求。其主要表现在以下几个方面：一是，社会档案意识有待进一步增强，档案管理体制有待理顺和完善。二是，大局观念和大档案意识不强，存在急功近利、目光短浅、不善于去抓根本性、长期性、建设性的大事；有些档案工作者，墨守陈规，游离于社会之外，仍然陶醉在“埋头苦干，默默无闻”的光环里，缺乏宣传自己的“张扬”精神。三是，有些部门客观上存在着不重视、不支持、不理解的现象。四是，档案部门至今或多或少仍停留在接档案、管档案这个标准上，缺乏前瞻性和主动性，未能瞄准领导关注的、企业急需的、群众关切的问题开展工作。五是，是档案现代化、信息化建设硬件条件差，经费缺乏，使有心开拓创新者举步维艰。

2 创新档案服务工作的途径

以上存在的问题，迫切需要我们以档案服务于企业发展为中心，以改革的精神，创新的思维，不断推进档案服务工作理念创新、手段创新、技术创新，从根本上消除影响和阻碍档案事业发展的各种障碍，推进档案事业的不断发展。

2.1 转变思想观念，创新服务理念

思想观念是各方面创新的基础，首先，要增强四种意识。一是，信息意识，档案人员应增强对其信息性的认识程度，提高辨别能力和处理能力，增强开发档案信息资源的意识，满足社会和企业各方面对档案信息日益增长的需要；二是，市场意识，开发档案信息要主动与市场经济接轨，树立强烈的市场意识，根据信息市场的需求优化服务措施，充分开发档案信息，以直接或间接的形式参与到市场经济活动中去为其服务，使档案信息在市场环境的作用下找准位置发挥起作用；三是，现代化意识，积极采用现代化手段开展档案服务，学习现代化设备的实践技术，大力推广信息技术在档案管理中的运用，以适应社会和企业发展的节拍。其次，要做到三个转变。一是，由单纯的为政治服务转变为既为政治服务，同时又为经济建设和企业生产经营服务；二是，由相对封闭的服务对象转变为面向社会，全面开放；三是，由被动接待利用转变为主动开发档案信息资源，为经济建设和企业生产经营服务。这就要求新时期档案管理者在不断创新发展的新形势下，形成由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念，解放思想、更新观念、开拓创新，以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得社会、赢得市场、赢得利用者的满意。

2.2 提升服务功能，实现方法和手段创新

在新的形势下，档案的服务功能应当以为决策者提供参考，为企业生产经营建设提供服务，为社会和群众提供信息为主要内容，提高档案的查全率、查准率，创造幽雅舒适的环境，提供周到细致的服务。但是，目前一般档案馆（室）所提供的服务是比较有限的，难以适应知识经济信息时代条件下对档案服务的要求。要实现档案服务功能的主要内容，必须在方法和手段上予以创新。

一是，要采取积极有效的措施，加大宣传力度，扩大档案工作的知名度，让更多的人了解档案，进而让更多的人利用档案。二是，全面认识档案的利用价值，不断丰富馆藏，特别是加强重点档案、专业档案和特色档案的收藏，提供给利用者更为现实的服务。三是，重视和加强对利用者的研究，不仅研究当前的利用者，还要研究潜在的利用者，不仅研究利用者当前的需要，还要研究利用者潜在的需求，以便最大限度消除利用者利用档案的障碍，以利用者的需求和潜在需求来加强档案服务工作的創新。四是，要根据知识经济信息时代发展的要求，立足现实，服务全局，开展档案编研工作，将档案转化为可利用的信息，努力编制出利用面广、利用价值大的编研成果，为社会的各项活动和企业的生产经营提供准确的档案服务。五是，发挥文化窗口作用，充分展现档案科学文化性的本质属性，将档案室作为重要的文化标志来进行建设，使之成为物质文明、精神文明和政治文明建设的重要窗口，为档案工作拓宽更大的服务天地。

2.3 利用现代化手段，实现管理技术创新

随着现代化设备、技术的广泛应用，档案管理和服务工作应当充分依托现代化设备和技术手段，更新档案服务系统，扩大档案服务面，提高档案利用率。传统纸质档案的管理方式建立在手工操作的基础上，而现代电子档案、声像档案的管理，则必须顺应计算机技术、声像技术、网络技术迅速发展的新形势，跟上现代化的步伐。

首先，要加快建立档案数据库，将图纸资料、声像资料与文字、数据资料完全数字化，微缩化，使档案的信息与物质载体分离；同时借助计算机网络、电子传输等现代化手段，积极探索建立档案信息服务中心、档案信息检索中心、数字档案馆等档案服务形式，提高服务的及时性和广泛性。

其次，在网页上建立建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集归档并提供利用。同时，建立企业和单位内各部门之间的档案服务网络以及本部门各主要工作点的服务终端，提供有限性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享，加快实现档案管理从传统向现代转型，使档案服务实现快速化、及时化与普及化。

再次，应用网络扩大档案工作的活动舞台与辐射面，能使档案工作与企业和企业员工以及企业外部建立越来越紧密的交融，例如，开展在线服务和现行文件查阅服务，与利用者进行在线交流，回答服务对象对档案资料真实性与保存价值等情况的咨询等。它将不仅从根本上改变档案工作的管理模式、服务类型、利用方式，而且为整合、开发、利用档案信息资源，实现档案信息共享提供了巨大空间。档案工作者应充分认识到运用现代信息技术对档案信息资源进行处置、管理和提供服务必要性和现实性。

3 结束语

档案服务工作的创新，既是档案工作发展和改革的需要，同时又为档案工作的发展和改革开辟了一条崭新的途径。只要我们不断创新档案服务的理念，机制、手段，就能使档案工作在新的世纪赢得更大的发展，使档案工作拥有蓬勃的生机和活力，使档案部门及档案工作者在有为中有位。

[责任编辑：王静]