浅谈新形势下医院档案管理

董明慧

【摘 要】随着医药卫生体制改革的深入及医院服务模式的转变，传统的档案管理方式已然不能适应现代化的需要，本文就如何使档案工作适应新时期医院现代化建设要求进行论述。

【关键词】档案；管理；创新

随着医药卫生体制改革的深入及医院服务模式的转变，医院档案工作在医院现代化建设中发挥着越来越大的作用，传统的档案管理方式已然不能适应现代化的需要，必须树立创新意识，提高创新能力，运用创新手段，使档案工作适应新时期医院现代化建设的需要。

1 增强档案工作整体创新意识

1.1 管理理念的创新

现代化科学技术的迅猛发展，给医院档案工作带来了严峻挑战。电子光盘、缩微胶片等新型载体的保管等都亟待档案工作者去认识。档案工作者必须要有充分的思想和技术准备，必须要打破原有的传统思维定式和障碍，采用多角度、多层次的思维方式，运用创新思维指导我们的创新实践。

1.2 管理模式的创新

要建立科学统一的现代化档案管理标准和规章制度，减少档案管理的随意性，保证档案管理工作的可持续发展。要与时代发展相适应，不断修改和完善档案管理制度。如简化档案的立卷制度，缩短档案的立卷归档周期，统一电子文档的管理标准，积极推行档案的数字化管理，提高档案的利用率，及时吸纳和提供各类信息资源。

1.3 管理机制的创新

当前，仍有不少医院把档案管理仅作为一项兼顾性的工作，其檔案管理人员多数由临床医技人员改行而来，或由后勤人员兼管档案，以致许多档案工作者的管理水平停留在传统的经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展，缺乏创新和活力。因此，要从源头上解决创新的基础问题，必须引进竞争激励机制，通过优胜劣汰来增强档案工作者的危机感，同时，要建立一些相应的创新激励机制，如鼓励创新的考核办法、分配制度、奖励制度等，努力营造一种积极向上的氛围。

2 档案工作应在创新特色上下功夫

2.1 体现档案工作服务特色

档案工作者应在实际工作中寻求机遇，努力改变闭门查档现状，在服务上变被动等待为主动上门，利用现代化技术提供远程服务。即利用网上信息量大、传递速度快的优势，与其它档案机构联网，共享档案信息资源，使服务范围由“窄”变“宽”，服务层次由“浅”变“深”。还可以多方开辟档案的服务渠道，通过档案编研、成果交流、咨询服务等途径，将档案信息主动提供给社会，服务于社会，并通过舆论和社会实践，扩大档案工作的影响，使每一社会成员都意识到档案是全社会的信息资源，为全社会共享。

2.2 体现档案工作管理特色

档案管理手段的更新是实现档案事业创新发展的重要因素之一。档案工作的技术手段是提高档案工作效率、确保档案服务工作质量的重要条件，是档案工作创新的硬件基础。目前，医院都建有计算机信息网络中心，档案可实现计算机网络管理，如：与行政办公系统相衔接建立适合医院档案管理的软件，实现文件形成、报送、接收、编目、整理、数据著录、提供利用等；利用计算机建立档案目录数据库，采用扫描录入方式进行现行文件和档案管理一体化，方便全院职工的查找利用；借助医院的局域网，采用虚拟主机或主机托管的方式运行，逐步将室藏的档案资料，包括文档、图书、图片、声像等各类信息资料上网，实现医院系统的档案信息资源共享。

3 发挥专职档案人员的创新主体作用

3.1 增强专职档案人员的现代化意识

在实现档案管理现代化发展档案事业的过程中，档案工作人员要更新与我国现代化建设目标、规模和方法不相适应的思想和观念，树立依靠科技进步和科学管理的新观念，建立与时代合拍的档案意识，把档案服务方式从传统的被动式服务改变为主动服务，以主人翁的姿态主动参与和服务于医院各项活动，使档案工作与医院医学科研、经济建设、管理工作结合得更加紧密。要不断解放思想，拓宽思路，开拓创新，增强对新生事物的敏感度和接受力，及时捕捉有利于医院发展的档案信息，使医院在竞争中掌握主动权，不断提高经济效益，不断适应现代化建设的需要。

3.2 提高专职档案人员的业务技能

档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及许多新型载体的档案和全新的管理手段的出现，给专职档案人员提出了更高的要求。为此，医院档案管理人员，必须首先在思想上重视，并根据工作发展之需适时加强自身的业务学习，不断提高业务能力，熟练掌握医院档案工作业务，了解与医院档案相关的医学、法学、哲学、文学、外语及计算机等学科基础知识，同时注重在工作中勤学实干、不断探索、总结、积累，努力钻研有关业务及边缘学科知识，并切实将所学知识转化为工作实践能力，使自身综合能力不断得以提高，成为一名掌握科学先进的工作方法、一专多能的档案工作人才。

3.3 拓展专职档案人员的视野

在当今信息社会，各行各业对档案信息资源的互补和共享要求都越来越高，医院综合档案管理人员将会有更宽更广的服务内容和服务范围，档案人员除了掌握一定的档案知识和操作技能外，还要不断“充电”，拓宽视野，了解工作所涉及领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。

[责任编辑：汤静]