浅谈对医院档案管理的认识

陈学恩

医院档案是医院的宝贵财富，是医院管理工作中的凭据，是医学科学研究的基础，是医院进行宣传教育的生动资料。尤其是珍贵的历史性档案资料，一旦损毁、消失其原始原貌无法复原再生，其损失无法估量，加强对这一信息资源的管理，对医院现代化建设尤其重要。因此，不断强化档案管理，对于保护档案资料，提高档案服务质量，充分发挥档案无可替代的凭证作用，至关重要。医院档案类别很多，包括病历、图书、基建、人事、科研、设备、财务、文书文件等方面。它是医院历史发展进程最好的记录和见证，也是医院管理工作中的一个重要组织部分。面对日益深化的医疗改革和竞争，如何加强医院档案管理，如何更好地为医疗、教学、科研服务，实现档案管理现代化，是目前医院档案管理人员应该思考的问题，笔者认为，应从以下几个方面加强医院档案管理工作：

1 加强领导对档案管理工作的认知和重视

我院是一所集医疗、教学、科研、保健于一体的三级甲等骨伤专科医院，多年来历届医院领导班子都非常重视医疗质量、医疗技术的发展，重视医院人才的培养和学科建设发展，但对档案管理方面有所忽视，重视程度还不够。档案管理工作是医院管理工作的基础之一，是重要的信息资源，档案管理工作的好坏是一个单位管理水平和文明程度的体现。所以要强化领导对档案管理工作的认知度，引起他们对档案管理重要性的共鸣，使之能够真心地重视档案管理，并在硬件、软件等方方面面给予支持，只有这样医院档案管理者才有信心搞好档案管理。

2 提高档案管理人员的综合素质和业务水平

医院的档案管理人员一般都是一些非档案管理专业的人员，人员理论知识不足，并且由于轮岗较快的原因造成档案管理人员队伍不稳定，造成档案管理人员的整体素质和专业技术水平不高，缺乏先进的工作方法和科学的管理体制。档案管理水平和档案服务质量的提高，档案事业的健康发展，以及今后档案工作逐步全面实现专业化、规范化、统一标准化管理，特别是现代化管理，都需要拥有一定数量的学历高、素质高、多功能的复合型档案专业人才。这种档案专业复合型人才，精通档案专业知识并能掌握现代高科技知识；精明强干，以少胜多，能一兼数职，办事效率高；能灵活运用电子计算机和光盘刻录技术；有较强的应变能力。那么，要提高档案管理人员整体素质，笔者认为，应从以下几个方面入手：

首先，在档案管理人员的选择上，要注意将思想素质好，社会关系较简单、档案管理专业技能较强的人员选任在档案管理岗位，并且保持档案管理人员的相对稳定。

其次，对现有档案管理人员，按其所具有的专业技能层次，举办各种档案专业技能培训，经常请档案局专家或本系统中有丰富实践经验的专业人才授课，传授档案专业知识；定期实行严格的专业理论与实践测验；要求撑握计算机方面专业知识和英语的读写听能力。经考核，合格者持证上岗，不合格者，自然淘汰。采取公开招聘，实行公平竞争，优胜劣汰，能者上，庸者下。

再次，应该说档案管理工作比较枯燥，一般人员不太愿意从事这项工作。為此，医院要以年终评先选优等形式给予档案管理人员一定的精神和物质奖励，激发档案管理人员的工作热情和爱岗敬业精神。

3 加强档案管理的标准化和信息化

医院档案部门是医院保存和管理本单位各种门类档案的独立部门，要建立健全归档工作体系，实行文件处理部门立卷制度。办理完毕应当归档的各种形式和载体的文件材料，由文件材料承办部门负责收集和整理后，送交医院综合档案管理部门或档案工作人员进行归档保存。档案管理部门或档案工作人员负责档案质量检查和验收。

档案工作的标准化，就是要符合档案的各项标准化内容，包括组卷的方式和格式、分类规则、档案著录和标引规则、档案文献编纂规则等。特别是档案整理工作和著录、标引工作是否规范化，对计算机等现代化技术的应用有着重要影响，做到标准化管理，实现档案管理信息化问题就迎刃而解了。

档案管理信息化，就是将现代计算机技术、信息技术、通信技术充分运用于档案信息资源的处置、保存、管理和提供利用等活动中，以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。近年来，随着医院办公自动化、信息化程度日益提高，传统的“手工操作”、“立卷归档”的工作模式和“重保管，轻利用”的工作思路已经不能满足医院档案管理工作的需要。医院档案管理信息化程度的高低，直接影响到档案资源开发利用的水平。如何利用计算机技术对档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，成为医院档案管理工作的重要议题。这要求医院尽快建立档案数据库，特别是医院人事档案，要使人事档案的管理实现数字化；有计划地把缩微、光盘技术应用于档案的应用管理；充分利用局域网及办公自动化网络系统，实现档案（电子版）管理系统网络化。

[责任编辑：汤静]