如何开发利用高校档案资源建立毕业生就业档案

钟立扬 王金江

摘要：高校毕业生就业档案是高校档案的一个组成部分。为了适应毕业生就业形势的发展，高校毕业生就业档案应审视自身存在的问题，本着客观公正、择优性与特征性相结合及民主参与性的原则，采取有效措施，建立专业化的就业档案管理队伍，制定规范科学的毕业生就业档案管理制度，实现高效毕业生就业档案的信息化、数字化。

关键词：高校毕业生 就业档案 原则措施

注：本文系浙江传媒学院校级立项课题“论如何利用高校档案资源建立毕业生就业档案”（项目编号：11JY004）的研究成果。

近年来，随着高校的扩招，毕业生日益增多，高校毕业生就业问题成为社会关注的焦点。如何增强大学生就业能力，提高高校大学生就业率，建立系统完善的高校大学生就业档案，准确反映高校大学生就业动态，就成为时下高校应当关注的重点。高校毕业生就业档案是高校档案资源库中的一部分，建立完善的高校毕业生就业档案需要充分利用现有的高校档案资源，充分发挥其在建立系统完善的高校毕业生就业档案中的作用。

一、目前高校毕业生就业档案的现状

目前，高校中就业档案并不完善，存在诸多问题，主要有以下几方面：

1.高校就业档案管理工作管理人员专业化水平不高，主要体现在就业档案意识薄弱、业务水平不高等方面

高校毕业生就业档案是一个系统的工程，包括诸多环节。但目前高校中，大多没有专业人员管理毕业生就业档案，就业档案的管理基本由学生工作办公室的辅导员代理。在毕业生就业方面，辅导员往往只关注就业率，缺乏建立毕业生就业档案的意识，认为毕业生已走上工作岗位，建立就业档案的意义不大。另外，辅导员本身还兼有其他方面的工作，由于时间和精力有限，所以很难做到建立系统完善的毕业生就业档案。在有些高校中，即便有专门人才管理毕业生就业档案，但这些人员大多是中途转行，没有经过专门培训，对毕业生就业档案缺乏深刻认识，甚至将毕业生就业档案仅仅理解为收集和保存，没有充分认识到毕业生就业档案的价值。

2.高校就业档案管理制度建设不完善，利用率不高

目前，许多高校把教书育人和提高教学质量作为一切工作的中心，忽视了毕业生就业档案的管理。国家虽然出台了《档案法》等相关法律措施，但每个高校都有自身的情况，很难做到具体问题具体分析。高校中没有系统的制度规定和指导建立毕业生就业档案。多数高校的毕业生就业档案管理工作没有有效的程序、规章制度和政策措施，使得毕业生档案工作出现了许多问题。在目前大多数高校中，毕业生就业档案分散于高校的各个二级学院乃至学生手中，尚无部门进行统一管理，这导致毕业生就业档案的利用难度加大，利用率不高。

3.高校毕业生就业档案缺乏系统性，毕业生档案工作投入不足

目前，在大多数高校中，没有一套完整统一的档案管理应用系统，毕业生就业档案的管理尚局限在传统的、手工操作的实体管理模式。毕业生档案管理人员只是简单地将毕业生就业档案装袋归档，这给毕业生就业档案的综合开发利用带来很大困难，限制了毕业生就业档案整体水平的提高。另外，高校毕业生就业档案工作经费等投入不足，导致了毕业生就业档案管理体系陈旧、管理模式僵化，极大阻碍了和制约了毕业生就业档案的信息化过程。

二、建立高校毕业生就业档案的原则

随着高校毕业生的增多及毕业生就业难度的不断加大，越来越多的高校意识到建立毕业生就业档案的重要性，毕业生就业档案的建立应遵循客观公正、择优性与特征性相结合及民主参与性的原则。

1.客观公正原则

高校毕业生就业档案是高校记录毕业生去向的重要材料，是高校档案资源的重要组成部分，对高校的未来发展有着重要作用。目前，许多高校中毕业生就业档案虚假化现象严重，主要表现在两方面：高校为了提高就业率，故意编造毕业生就业档案；有部分毕业生为了提高自身竞争力，凸显就业优势，在档案中填写部分虚假信息，以次充好，这种情况严重阻碍了高校毕业生档案建立。为此，高校毕业生就业档案的建立应客观公正，高校应从长远角度着眼，全面理解毕业生就业档案的重要性，做到毕业生就业档案的客观真实，对毕业生的学习概况、在校综合表现等做出全面评价，指出其中存在的不足，分析原因，吸取教训，克服缺点，为以后的就业工作提供可靠依据。另外，高校应加强对毕业生的教育及对档案的监管力度，做到毕业生就业档案的准确可靠。

2.择优性与特征性相结合的原则

高校毕业生就业档案对毕业生和高校的发展具有重要作用，在整理毕业生就业档案过程中除了坚持客观公正原则外，还要坚持择优性和特征性相结合的原则。毕业生就业档案是对毕业生的鉴定和评价，是用人单位选拔人才的重要依据。一份好的毕业生就业档案可促进大学生就业。所以，在建立毕业生就业档案的过程中，要始终贯彻择优性和特征性相结合的原则，除了记录毕业生的姓名、性别、专业、毕业去向等基本信息外，还要全面准确地体现出毕业生的特长、能力差异等个性特征，准确反映出毕业生平时学业水平，在为用人单位提供依据的同时，进一步提升毕业生就业能力。

3.民主参与原则

高校毕业生是就业档案的对象和主体，建立完整全面的毕业生就业档案离不开毕业生本身的参与。在有些高校中，毕业生就业档案完全是学校就业部门一方操作，忽视了毕业生在建立就业档案中的作用，这种现象不利于提高高校毕业生就业档案的整体水平。因此，要充分发挥毕业生本身的作用，使其参与就业档案的建档工作，参与对自己及同伴毕业生的评价，在看到自身成绩的同时，也要通过和他人的比较发现自身的不足，学别人之长补自己之短，以便相互学习共同进步。这种民主参与的方式不但能真实反映毕业生的全貌，同时还能消除毕业生对档案内容的疑虑，充分体现了毕业生就业档案的真实性和教育意义，提高了就业档案在高校中的作用。

三、建立高校毕业生就业档案的措施

高校毕业生就业档案是一个系统的工程，不仅需要硬件方面的条件，更需要高校在就业档案管理队伍、管理制度等方面的努力和提高。

1.建立专业化的就业档案管理队伍

专业化的就业档案管理队伍是高校档案工作发展的基础。首先，提高毕业生就业档案工作人员的思想素质。就业档案管理人员要更新观念，充分认识到毕业生就业档案的重要性，不断增强事业心和责任感，认真对待档案工作。其次，切实增强毕业生档案管理人员的业务素质。提高就业档案管理人员的职业道德，加强操作规范的培训，熟练掌握高校的相关就业档案管理制度，明确就业档案管理的要求。有计划、分阶段地对就业档案管理人员进行业务培训，加强其技能，不断加强档案队伍管理队伍的业务素质，增强档案管理工作的科学性。

2.制定规范科学的毕业生就业档案管理制度

制度是工作顺利开展的保证，良好的管理制度可以提高工作效率，达到理想的工作效果。在建立高校毕业生就业档案的过程中，要制定规范科学的毕业生就业档案管理制度。高校档案部门要遵照国家《档案法》和《高等学校档案管理办法》等规定，制定一套切实可行、体现档案工作专业性和科学性，符合实际的毕业生就业档案管理制度。在制定相关制度时要分工明确，杜绝笼统，责任不明情况的出现，要制定如毕业生就业档案归档制度、数字档案备份制度、文件保密制度等相关制度，明确毕业生材料的归档范围和操作流程，在归档要求上，要对各项内容记载清楚，最后要按规定权限签字盖章。做到制度保障毕业生就业档案的合理运行，提升毕业生就业档案的整体水平。

3.通过多种手段，实现高效毕业生就业档案的信息化、数字化

高效毕业生就业档案的信息化和数字化是时代发展的要求，更是高效档案工作的要求。高效毕业生就业档案要从传统纸质材料向网络办公转化，充分利用网络资源建立完整、快捷和便利的高校毕业生就业档案。

高校毕业生就业档案的信息化和数字化不是要放弃传统纸质版材料，而是将纸质版材料信息化和数字化，提高利用率。为达到这一目标，高校满足硬件设施和软件设施的要求。首先，要购置现代化的电脑设备、文字转化器等，利用现代化的技术手段对毕业生就业档案进行加工、处理，然后通过多媒体技术、网络技术、人工智能技术等，快速便捷存储到网络中。其次，要通过多种途径，实现毕业生档案资源的内部共享，可在档案馆内开设多台电脑，毕业生可凭借自身用户名和密码实现具体操作。此外，也可通过网络在线等服务方式，为需求者提供相关电子资源信息，充分发挥毕业生就业档案的优势，提高其利用率，提升高校毕业生就业档案的整体水平。

在实现高校毕业生就业档案信息化和数字化的过程中，要特别注意网络信息安全问题。在开发利用网络资源的同时，要加强对毕业生就业档案电子档案存储等方面的保护，要及时更新相关硬件设施，定期进行备份，注意更新网络防火墙等，确保毕业生电子档案的安全。

高校毕业生就业档案是一个系统的工程，完整的毕业生就业档案将极大提升高校档案管理水平，促进大学生就业。在未来的发展中，高校毕业生就业档案就会有更大地发展。

参考文献：

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