浅析石津灌区管理局干部人事档案管理

王淑英 谷守东 史玲红

摘要：干部人事档案记录了干部的历史、现状，真实发映了干部的德、能、勤、绩、廉，记载了干部的社会关系、考核考察、学历职称、工作业绩、政治思想品德作风、奖罚、干部聘任解聘等多项内容，为举贤选能公开聘任干部知人善任提供了重要依据；是审核干部“三龄一历”的确信凭证；是事关干部职工退休、养老待遇等切身利益的主要根据。因此加大干部人事档案的管理力度，提升管档人员素质和业务水平，配备先进的管档设备，实现档案管理的信息化，提高干部人事档案的管理水平是石津灌区管理局一项十分重要的工作。

关键词：档案管理；存在问题；改进措施

Abstract : the cadre personnel files recorded history, current situation of cadres, the real reflect the cadre morality, can, diligent, accomplishment, cheap, documenting the cadre social relations, evaluation study, educational background and professional title, job performance, political style, reward and punishment, cadre appointment dismissal and so on, for the virtuous selection open the appointment cadre people provided important basis; audit cadre "the age of three a calendar " that certificate; is a matter of cadre worker retirement pension and other benefits, based mainly on the. So the increase of cadres' personnel archives management, riser file personnel quality and business level, equipped with advanced pipe retaining device, realize the informatization of archives management, improve the management of personnel files in Shijin irrigation district administration level is a very important work.

Key words: file management; problem; improvement measures

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）

一、档案管理

石津灌区管理局现有职工360人，下设21个职能部门，其中管理人员13人、专业技术人员225人、工勤人员122人，每年形成的档案资料达上千份。因此要想做好档案资料的及时收集、整理归档、日常查档等工作，不仅需要领导的大力支持，领导的高度重视，而且要配备合格的专职管档人员，同时管档人员要具有高度的责任心，要细心、有耐心，管档业务水平要过硬。

1、档案资料的收集

档案资料的收集分集中收集和日常收集。集中收集主要是针对职工年终考核、先进职工考核表、优秀党员考核表、年终考核合格职工正常晋升工资需入档的资料、职工每年的继续教育材料，这些资料的收集由各职能部门按人事部门的通知要求送交资料。日常收集主要是对干部聘任解聘资料、职称评聘资料、新招聘学生的档案资料、调入职工的档案资料、干部考察材料等。对送交的材料均实行备案登记。

2、档案资料整理归档

首先是管档人员对收集的资料进行审核，审核是关键，切实把好材料入口关，对材料逐人逐项审核，力求材料真实准确，确保档案材料具有权威性。对年终考核登记表、先进职工登记表、新填写干部履历表，审核出生年月、参加工作时间、学历是否与已认定的“三龄一历”相符，前后是否一致；审核优秀党员奖励表签署意见、组织盖章、填写日期是否齐全；需入档的工资审批表填写项目、执行日期、单位盖章是否齐全；职工每年继续教育学时是否达标等。在档案资料的审核整理中，不得私自涂改、抽取、伪造，更不能代他人涂改、抽取、伪造材料。审核材料的真实性，做到取之有据、舍之合理，实事求是，对审查结论、处分决定、组织鉴定、组织考核等形成的材料应由本人签署意见。其次对需要入档的资料要进行整理：按部门对管理人员、专业技术人员、工勤人员进行分类；按十大类的顺序要求排序；去除金属物；对不规范、破损、褶皱的材料进行修理、修裱加边折叠粘贴剪裁按规定尺寸整理再入档。

二、存在问题

1、领导重视不够

我单位的管理档案人员目前是兼职人员，在领导看来管理档案工作是日常性事务工作，这项工作没有含金量，管档人员能够办理入档、查档、不泄密、档案资料不丢失、能应付外调就可以了，严重影响了管档人员的工作热情和工作积极性。

2、管档人员素质业务水平有待提高

管档人员是兼职没有把全部精力用在管档工作上，管档人员没有接受过专门的业务培训，造成业务不熟练，更谈不上精通业务，对拿不准的分类只能边看书边做，微机操作打印档案目录更是效率低下。

3、信息化程度不高

目前我单位实行了微机录入打印档案目录，也仅仅是信息化的初级阶段。查阅档案必须翻阅原始档案记录，计算机不能检索内容。每年大批专业技术人员、工勤人员的职称评定所需的近五年年终考核、职工继续教育学时等的复印件，管档人员就要通过查找、撤出、复印所需资料然后再装订，如此反复，调阅原件不利于保证原始档案资料的完好无损，无形中增大了管档人员的工作量，同时也造成工作效率低下。

4、收集入档材料力度不够

体现在日常收集档案材料方面，往往是下属职能部门送交了材料管档人员被动签收。对新取得的学历、职称评聘、岗位晋升等资料收集不及时。

三、改进措施

1、石津灌区每年有上千份的入档资料，要配备专职管档人员，按照档案管理的要求，结合档案人员及业务特点，对档案管理实行定岗定责。单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的建立高度来抓，建立档案管理领导小组，定期对档案工作进行检查、指导，对管档人员工作进行定性定量考核，领导主抓、部门分管、专人负责、处室配合的多层次管理体系，各单位增设兼职管档员。健全档案管理制度，从严落实档案管理制度。

2、加强管档人员的业务培训、提高政治思想觉悟，使管档人员做到：能够鉴别材料的真伪、材料分类准确无误、材料装订整齐美观，并能及时提供所需人事档案信息。管档人员保证不泄密，要有高度的责任心，爱岗敬业。

3、收集档案资料变被动为主动，管档人员要做到口勤、腿勤、手勤，要树立动态收集观念，与兼职管档员采用定期或不定期的方式取得联系，对取得新学历、各种资格考试、注册考试、取得重大业绩等能反映个人才能的资料及时收集并入档，为干部聘任、岗位聘用的实施及时提供可靠的依据。对收集不及时的要通报批评并责成改正并将各部门人事档案材料的收集、上报与各部门年终考核挂钩。

4、提高信息化水平，配置管档所需的计算机、扫描仪等现代化设备，领导必须大力支持，保证资金到位。通过信息化能够将文字、图片等纸质资料变成数据资料，实现干部档案无纸化、信息化，人事档案纸质与数据格式并存。不断完善干部人事档案管理信息系统，逐步建立干部人事档案信息库，利用专业管理软件进行档案编制目录、检索及日常的传递借阅、材料催缴及查询统计工作，条件成熟时可以对部分档案资料进行全文扫描录入，根据需要通过屏幕查阅有关内容，提高干部人事档案工作的现代化管理。