商会秘书长工作的十大关系

北京河南企业商会执行副秘书长 闫丽

在2008年元月8日召开的河南商会会长会议上，我提出要“处理十大关系，构建和谐商会”，并建立起一套民主、公平、严谨的运作机制。今天，我就具体操作层面所应该考虑的问题讲一下我的意见，供大家参考。

定位：秘书长是商会执行工作总领导

定位是做好一切工作的根本。秘书长就是商会操作层面上的总领导，由他领导秘书处的一班人来维持整个商会的运转。这里的关键词是——操作层面。这是和决策层面有区别的。明确了这一点，很多问题就迎刃而解了。

制度：结合商会实际确保可操作性

凡事预则立。所以，秘书长的第一项任务就是要制定各项规章制度。包括：会长会议制度、财务管理制度、文档管理制度、秘书处工作人员职责等。在这里需要强调的是在制定这些制度的时候，一定要注意其可操作性。有人从网上下载一大堆制度，或者照抄书本上的条文，而不联系自己商会的特点，这样的制度是中看不中用的。所以，要制定制度，并且是适合自己商会特点的制度，是做好秘书长工作的第一件事。

权责：实际操作层面不必事事请示

秘书长到底有什么权责，这是必须明确的。秘书长主要是操作层面而不是决策层面的，这就决定了秘书长的主要权责是在会长，或者会长会议做出决定后，将这些决定付诸实践。因此，事情一旦决定，秘书长应该不折不扣地执行。但是在执行的过程中，具体如何做？这完全是秘书长的职权，不需要事事请示。从财务管理的层面来看，也应该有一个规定，例如在多少额度以下的支出，可以由秘书长决定。

分工：秘书处工作人员各伺其职

秘书长主要是领导秘书处的工作。如何让秘书处高效地工作？分工明确是非常重要的。只有分工明确了，才能发挥每个人的主观能动性。也就是说，秘书处的每个成员，一到岗位上，就知道自己应该干些什么，而不是所谓的“拨一拨，动一动”。

合作：团队精神提升执行效率

在明确秘书处成员分工的前提下，还要强调成员之间的合作，也就是时时刻刻需要团队精神。就像大合唱一样，不仅要求每个人唱得好，还必须顾及到多声部的配合演唱。只有这样，才能发出和谐美妙的声音。所以，分工明确、合作完善，才能有一个高效率的秘书处。

文档：专业化行文确保商会运转

这里包含两个内容：文件和档案。

文件是商会运转的主要媒介，因此做出合格的文件是商会能否正常运转的关键。文件的主要要素是：格式、编号、行文、落款、用章、批准等，缺一不可。

在做好文件的基础上，还要做好档案的管理。只有做好档案的管理，才能够留住历史，查有实据。

财务：规范化管理确保收支明晰

财务是商会能否维持生命的“血液”。所以正规、严格的财务管理是秘书长的重要职责。财务管理的关键是财务制度、账钱分设、批准程序等。

接待：在节约的基础上提升专业水平

商会秘书长的一项重要工作是接待。我们有时候讲“接待也是生产力”，接待工作做得好的关键是规范、细致和安全。制定好接待计划，并找专人负责。这里的关键不是越豪华越好，而是在节约的基础上做得更好。这里需要特别强调的是，在接待现职官员时，能够报告有关部门，由其出面接待是最好的。

沟通：既要左右逢源，也要有所保留

秘书长所处的位置一定要起到“左右逢源”，“上下通气”的作用。所谓“左右逢源”，就是秘书长必须在会长和副会长之间起到一个沟通的作用，以秘书长的工作来保证商会领导班子的团结。因此，这里的沟通并不是畅通无阻，而是该讲的必须讲，不该讲的就不要讲。“上下通气”，融洽与下属的关系，这样才能使商会的所有成员都感到心情舒畅，团结一致为商会服务。

建议：做好决定层面的参谋长

秘书长的权责主要在操作层面，而不是决策层面，但决不是说秘书长没有决策建议权。如果明明知道一件事决策得不对，不建议，那也不是一个称职的秘书长，所以秘书长也是一个“参谋长”。特别是我们很多商会的秘书长过去都在党委、政府、部队干过领导工作，经验丰富，敬业守责，因此做好参谋和建议工作也是非常重要的。